人事档案信息化管理探究

白杨

摘 要：随着信息数据的不断增长和网络计算机技术的迅速发展，人类已全面进入信息化时代，人事档案管理领域内兴起一個信息化建设概念。信息化技术在人事档案管理过程中的全面普及与应用，不断有助于人事档案管理工作质量和效率的全面提升，且在某种程度上能够为档案安全与稳定提供可靠保障。鉴于此，文章从人事档案管理信息化建设的必要性角度出发，深入挖掘现代社会环境下，传统人事档案管理所暴露出的弊端与缺陷，并结合实际有针对性、有目的性的提出一系列现代信息化建设策略与路径，以期通过信息化建设转变当前人事档案管理方法和工作模式，进而促使单位整体工作质量和效率的全面提升。

关键词：人事档案管理;信息化;管理

人事档案具有记录单位人员发展经历、更新职位信息的特点，人事档案是一个人主要经历、奖惩情况、品德作风等详细文件材料，里面包含有个人家庭、学习、生活各方面情况介绍，属于个人隐私，是保密性极高的资料。人事档案是事业单位管理中容易忽视的部分，也是单位档案管理重要的组成部分。随着科技的发展和互联网技术的更新，深化人事档案管理已经离不开现代科技的技术支持和大数据技术的应用。因此，在人事档案信息化建设的过程中要注重网络安全和人事动态化管理等问题，而做好人事档案信息化管理，可从以下几个方面努力。

1 人事档案管理信息化建设的必要性

在信息技术不断发展的背景下，人事档案管理信息化建设是必然趋势。主要是表现在以下几个方面：第一，顺应行业发展内在要求。信息技术在现代社会各个行业应用范围不断扩大，人事档案管理工作中涉及大量信息，传统管理方式工作效率较为低下。积极开展信息化建设工作，将能够更好提升人事档案管理效率，促进该项工作朝着社会化、开放化方向发展[1]。第二，切实保证人事档案的安全性。传统人事档案管理，主要是纸质档案资料，其在长期的保存、管理和利用环节会容易受到虫类、潮湿等因素的影响，还易丢失和损毁。使用信息化技术手段，开展人事档案管理信息化建设工作，能够有效保证各类信息资料的安全，为后续开展档案资料的查阅和使用活动提供良好支持。第三，有效提升人事档案管理的整体水平。在信息化技术手段支持下，数字化处理各项人事档案信息资料，工作效率逐步提升，还能够充分共享信息资料，简化工作流程，促进整体人事档案管理工作不断完善，提升人事档案管理工作的实施效果。

2 人事档案信息化管理

2.1 提升信息化档案系统专业水平

人事档案信息化进程的关键是配备一套安全可靠的系统，该系统要能够帮助从业人员快速整理和启用人员档案信息，帮助从业人员能够利用最短的时间完成档案信息的更新和整合。首先，要加强系统的基础配置，系统相关的硬件和软件要能跟上档案管理需求。其次，档案系统要实现规范化操作，实现模式整合最大程度地满足档案管理人员对于档案整理、调取、转移的需求。同时，对于单位内部的纸质版档案资料要及时地做好电子化操作，即能够有效地完成系统录入、储存、调取、查阅等一系列一体化工作。此外，在大数据时代最有价值的就是各项资料和文件的数据化，且单位在档案实现信息化后要尽量减少纸质档案的储存，在日后工作中尽量做到纸质档案与电子档案双储存。对于涉及个人隐私的档案信息在系统设置时要做好权限管理设置，保证内容在不损害职工个人的情况规范化查阅。

2.2 转变和更新工作理念

现阶段档案管理部门首先要不断转变和更新自身工作理念，高度重视信息化建设在人事档案管理方面的重要性，坚持信息化建设的指导方针，促进管理工作顺利开展并取得良好成效。其次，档案管理部门可以定期组织座谈会，研究如何更好发挥人事档案管理信息化建设的作用。档案管理部门相关人员要注重加强学习，深入研究信息化建设的实施路径，创新管理方式和手段，高度重视先进信息化技术手段的应用成效。再者，档案管理部门在引进信息化建设理念和方法的过程中，要结合单位的实际情况，强化工作实践，有效应用信息化技术手段，发挥其优势，始终遵循着循序渐进的原则，加大技术研究方面的投资力度，针对管理内容和管理系统进行不断完善和改进。

2.3 扩大资料收集范围以丰富信息化档案管理内容

相较于纸质档案管理，信息化的人事档案管理优势较为突出。例如，无需较大空间便可完好保存音频资料和视频资料，使得人事档案管理在内容上不断丰富。因此，新环境下单位或企业人事档案信息化建设需投入大量人力、物力，系统扫描传统纸质档案完成相关录入工作，确保对纸质档案和电子档案的共同储存。此外，还需录入人事档案中相关人员的著作内容、形体特征、科研蒸锅等资料，建立一份相对全面生动的人事档案，做好后期人才储备工作。

2.4 加强信息安全建设

在信息化时代，其数据安全也受到了一定威胁。相对于纸质档案，其线上存储的方式更容易被恶意利用。人事档案具有私密性及法律效应，如被盗取，对于个人及社会都有一定的危害。就目前发展现状而言，其应对信息安全问题主要包括防火墙及外网隔离方式。在利用信息化管理人事档案时，其电脑用网应当与公司网络分离，将其作为一个独立模块预防网络截断。除此之外，应当做好文件云端备份，避免计算机系统崩溃造成文件的丢失或损坏。

2.5 加大软件和技术开发力度

提升人事档案管理信息化建设工作的整体实施水平，需要注重相关管理技术，持续加大人事档案管理信息化软件和相关技术的研发投资，给科研工作的有效开展提供良好支撑。信息操作平台是开展人事档案管理信息化建设工作的载体，因而要注重对其进行研究，对人事档案管理信息化建设过程中的各项操作软件加以更新和优化，使其适应不断提升的档案管理需求。科学构建人事档案数据管理系统，明确系统多方面的实际应用功能，包含查询、格式管理、交换、信息维护以及代码功能等。开展信息化管理人事档案的过程中，数据系统中存在着大量的人事工作数据，要不断优化和升级信息数据库系统，全面提升数据库系统的实际服务质量和使用效率，同时要开展定期维护工作，科学应用安全技术，做好病毒查杀，使得该项系统具有良好的安全性、统一性。

2.6 重视档案利用和深度开发

人事档案管理的最终目的是让档案服务于工作，能够为单位的职工提供服务，所以在档案的实际管理中要重视其实用性。事业单位在单位内部干部职位调动、职工岗位流动、人员工作历程调查、职称评定等都需要用到人事档案资料。通常人事档案资料被认为是为提供单位内部决策和参谋的第一手资料。在人事考核中，档案资料也发挥着重要依据作用，对于职工在任期内的工作情况和单位人员优化具有重要意义。为了发挥人事档案服务于科技创新项目的作用，信息化分类中可以建立如职员荣誉、媒体报道、科研著作等专题档案，帮助单位检索。

3 结语

在“互联网+”时代，信息化建设是各大企业发展的必然趋势，人事档案管理作为企业发展及社会运行的重要部分，不应该成为企业管理的短板，因而其管理模式也应当与时俱进。综上所述，“互联网+”时代下人事档案管理的信息化建设存在着人力与物力的缺陷，与此同时，信息化管理体系也存在不足。因此，为了信息化建设能最大限度促进人事档案管理智能化发展，应当加大投资力度，注重人员培养。与此同时，高层管理者应当正确定位信息化建设地位，在信息化技术的利用上做到张弛有度，实现人事档案的柔性管理。

参考文献

[1]张丽波.互联网时代信息化建设上面临的问题及对策——基于档案管理工作[J].现代商业，2017（18）：96-97.

[2]武庆文.新形式下人事档案管理的信息化建设分析与研究[J].人力资源管理，2014，12（9）：263-263.