高校人事档案数字化建设研究

李松

摘 要：高校档案数字化是满足新时期高校教育改革的现实需要。本文在分析了高校档案数字化可行性和现实意义的基础上，針对当前高校档案数字化建设的现状，有针对性地提出解决措施，具有积极的现实指导价值。

关键词：人事档案;档案数字化;档案信息

根据《高校档案数字化技术规范》（GB/T33870-2017）中的相关规定，高校人事档案数字化是指采用扫描仪等设备对高校人事档案进行数字化加工，将其转化为可存储在磁盘、光盘等存储介质上，能被计算机识别，数字方式可信、可取和可用的数字图像或数字文本的处理过程。高校人事档案数字化建设进程的推进，进一步提升了人事档案管理的信息化水平。

1 高校人事档案数字化现实意义

1）异地备份，防范档案篡改。传统纸质档案修改会留有痕迹，虽然数字化后的人事档案信息修改及编辑不会留有痕迹，影响人事档案真实性，但可通过对其进行异地备份，有效解决档案篡改问题。例如，将某机关的高校档案数字化后的电子文件分别交由组织部、档案局和上级教育主管部门进行备份，后期在利用过程中发现有可疑修改痕迹的，可与备份单位进行原扫描件核对，能够彻底杜绝档案被篡改问题。

2）保护原件，缩短查询时间。传统纸质档案管理模式下，利用时会翻阅原始档案，缩短档案原件的保存寿命，档案信息查找效率低下。但在信息条件下，利用计算机对档案原件进行扫描成电子档案，并对其进行数字化处理，制作干部人数档案的数字化副本，原件在后期利用过程中不再受到侵扰，有利于原件的保护。

3）综合评价，利于人才管理。随着高校制度改革的深入，干部的选拔、任用发生了很大变化，在倡导国家治理体系治理能力现代化的大背景下，高校档案数字化，实现了人事档案资源的共享，通过对高校的人事档案进行分析，掌握机关人事档案的年龄结构、知识结构、学历结构等，可以为高校人才现状分析，紧缺人才引进作出科学的判断，对干部的调整、选拔和任用提供第一手信息，提高人才使用和管理效率。

2 高校人事档案数字化可行性

1）出台标准，提供操作规范。随着高校教育改革的深入，以及高校人事档案管理的现实需要，高校档案数字化进程显著加快。根据《全国组织系统信息化工作规划》的相关要求，中组部从2006年起开始研究包括高校档案在内的干部人事数字化技术及实施办法，并在2011年起正式采用统一采集软件对中管干部数字档案管理，《纸质档案数字化技术规范》等系列档案管理标准规范的陆续颁布实施，为高校档案数字化提供了可靠技术保障。

2）专项审核，创造有利条件。近年来，国家加强了干部人事档案质量的严格把控，为高校档案数字化创造了有利条件。2014年以来，中组部进行两次大规模的干部人事档案专项审核工作，对干部人事档案进行了一次拉网式排查和深度“体检”，并对档案材料查漏补缺，重点审核干部的“三龄两历一身份”，即年龄（出生日期）、党龄（入党时间）、工龄（参加工作时间），干部的学历学位和工作经历，以及干部身份，通过专项审核将领导干部信息进行认定与固化。

3）技术进步，夯实应用根基。高校档案数字化建设的关键和核心是数字化技术的发展、进步，及其在档案管理领域中的实际应用。如高校档案管理网站、局域网的建设为数字化提供过硬的网络基础;计算机、扫描仪以及专门的高校档案信息管理系统，为数字化提供有力的软硬件设备支持。此外，图像数据压缩技术、数据存储技术、数据交换技术、数字证书等身份认证系统等等，一系列先进的技术应用，为高校档案数字化提供了成熟的软硬件条件。

3 高校人事档案数字化现状分析

1）数字化程度不高。长期以来，受到传统的高校管理体制的影响，管理方式多以手工操作为主，人事档案数字库系统尚未完全建立，缺少专门的管理软件，无论是硬件配置，还是软件应用都难以保障新时代高校档案管理的现实需要。近年来，加大了数字化进程，但之前已归档的高校档案（“存量”）尚未实现数字化全覆盖，录入数据库中的高校档案信息更新不及时、不完整，以致高校档案数字化水平较低，影响了高校档案的查询利用。

2）数字化能力不强。目前从事高校档案管理队伍的现状分析来看，既熟悉高校档案业务理论知识，又精通计算机管理、数字化技术应用的复合型人才十分短缺。人事档案大多是从办公室、人事科等人员兼任，缺乏系统的人事档案业务培训，数字化技术、通信技术以及计算机网络技术的掌握和应用也需要一个相对较长的时间保障，需要在实践中不断提升动手能力，这些因素都成为制约高校档案管理人员素能提升的重要因素。

3）数字化利用薄弱。档案价值的发挥在于其利用。但从当前高校档案数字化管理的现状来看，一方面，用人单位对高校档案信息掌握不全面，影响了高校档案信息的查询和利用;另一方面，高校档案工作者对高校档案的数据内涵资源没有充分的开发，使后期高校档案数字化缺少必要的信息支撑。高校档案数字化管理所需的经费保障不足，设备软件更新不及时，系统未定期升级，客观上也是限制高校档案资源开发利用的重要因素。

4 高校人事档案数字化对策建议

1）内容：推动数字化进程。对已经归档的早期高校人事档案进行专门的数字化，安排专人负责对其进行扫描、整理、编目，对“存量”人事档案进行数字化。重点做好近期或者增量档案的数字化进程，利用全国高校档案专项审核成果逐步推进人事档案数字化，先进行领导干部的（已做过专项审核，信息已认定一致）进行数字化扫描，然后再对普通职工（正在进行专项审核）的人事档案进行数字化，丰富高校档案数字化馆藏资源。

2）基础：加大数字化投入。要高度重视高校档案数字化工作，给予人事档案数字化管理必须的人、财、物的支持和保障。要结合机关人事档案数字化管理的工作职责、工作任务和工作量，合理增添安排人手，解决人员短缺的难题;加大经费投入的保障力度，添置计算机、扫描仪、照相机等，购置正版的人事档案管理软件，以及相关的杀毒软件等，确保高校人事档案数字化管理所需的软硬件条件。

3）队伍：加强数字化培训。人事档案管理队伍的专业素质是高校档案数字化管理的保障和关键。档案管理部门要高度重视档案人员的业务知识培训，树立终身学习理念，注重队伍的专业化素质提升。通过聘请数字化领域的专家前来开展讲座等途径不断提高档案人员的数字化管理水平，培养和吸收和用好档案管理人才，尤其是一些具有档案专业知识背景，具有良好发展潜质的青年人才，将其输送至高校等专业机构接受系统培训，提升档案管理人员的综合业务素能。

4）管理：完善数字化制度。针对高校档案数字化管理现状，创建一套符合组织人事部门实际需要的数字化档案管理制度。要结合高校档案管理工作的保密性、安全性要求高的特点，探索制定和完善高校档案信息采集、纸质档案与数字化档案双套制管理模式;完善高校档案查询利用制度，建立严格的数字化档案检索、查阅审批制度;做好档案数字化管理系统的授权审批制度，严格审批用户登录，定期对计算机软件系统进行终端授权，明确用户责任权限。此外，还要积极探索数字档案“日扫描周备份”制度，安排专人定期对高校档案进行数据备份，确保应档尽档，应数字化尽数字化。

参考文献

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[2]崔海莉.人事档案数字化相关问题探究[J].上海档案，2016（8）：31-34.

[3]曾海容.干部人事档案数字化管理的安全问题分析[J].档案时空，2019（4）：52-53.