浅谈新形势下如何做好基层档案管理

费金霞

摘 要：通过介绍新形势下档案管理的特点，剖析目前基层档案管理存在的问题，指出一系列提升新形势下档案管理的途径。

关键词：电子档案;利用主体;档案改革

进入新世纪以来，随着计算机信息技术的普及，档案载体多样化显现，在原有纸质档案、声像档案和实物档案等的基础上更多地加入了电子档案，尤其是近年来OA系统的普及使得各级部门日常政务的电子档案骤增，短视频、碎片化信息更是充斥着人们生活的方方面面。在新形势下如何做好档案管理，更加便捷地服务社会经济发展已经成为档案工作者亟待解决的课题。笔者结合本职工作，就如何提高档案管理水平，谈谈自己粗浅的见识和体会。

1 新形势下档案管理的特点

1.1 档案形式多样化、复杂化

档案管理主要是利用载体进行记录，同时进行分门别类的存放。随着现代社会科技进步、经济发展，特别是信息技术产品的广泛应用，档案种类日益丰富，载体也趋于多样化，更多地加入了电子文件、照片、视频、音频等档案形式。载体的多样化促使档案管理工作日趋繁杂，对档案管理人员的工作能力提出了更高要求。

1.2 档案利用主体转移

“档案作为党和国家各项工作和人民群众各方面情况的真实记录，是促进我国各项事业科学发展、维护党和国家及人民群众根本利益的重要依据。”[1]《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中这一提法更加旗帜鲜明把人民群众纳入档案工作服务的范畴，更加突显了人民群众是历史的创造者，国家的主人这一根本宗旨。同时明确档案不仅仅服务于行政机构、企事业单位，更重要地要记录党的惠民政策如何便民为民，促进民生发展。根据“十三五”期间我馆接受社会各界查档统计数据显示，民生档案的查阅比例已经由以前的10%-20%增加到60%-70%，尤其是婚姻档案、招工档案等的查阅利用更是占据榜首，档案利用的主体已经转为人民群众，这项转变要求档案接待人员需要有更强的责任心和耐心，要适应档案工作由幕后转为台前的这一历史变化。

1.3 档案管理规范性、保密性和服务性

档案最主要的功能是真实记录党和国家各项工作及人民群众各方面情况，这就对档案的规范性、安全性都提出很高的要求，这就意味着档案工作者必须认真仔细，有高度的责任感;档案利用是为各界查档人士提供历史依据，这就需要档案接待者需要充足的专业知识和极强的服务意识。

2 新形势下档案管理存在的问题

2.1 立档单位对档案工作不够重视

部分地区的立档单位不够重视档案工作，没有把档案工作当作是必不可少的基础性工作，而是当成可有可无的事项，往往是说起来重要，忙起来不要。

2.2 档案的收管用不与时俱进

新形势下档案工作已经发生新的变化，而目前在基层档案馆，由于馆库陈旧、馆藏有限、经费不足、人员短缺等诸多原因，多数档案的收集模式、管理手段、服务机制还是老一套，并没有依据新情况加以创新，造成不能有效地把档案收全、管好、用活。

2.3 档案管理人员素质不高

新形势下档案内容极大丰富，载体形态和管理、利用手段极大改变，档案工作覆盖领域和作用也极大延伸，但档案工作人员的思想观念、知识结构、技术手段等跟不上工作需要，人员素质没有相应提高，进而影响档案工作的有效开展和高效服务。

3 新形势下提升档案管理的途径

3.1 主动作为，深化档案工作改革

新形势下档案工作面临着许多新的挑战，如开展档案数字化、档案信息化，对电子文件形成和归档的全程监督指导等，这些挑战意味着档案馆的工作格局将发生新的改变，档案馆已不能稳坐办公室等待立档单位将档案收集后移交，不能仅仅局限于整理文书档案的专业理论培训和实践操作整理，新的改变将促使档案信息化纳入单位信息化建设整体规划，因此档案工作人员需要主动作为，提早介入，根据地方实际拟定本地区切实可行并能有效推行的信息化建设方案，对辖区档案工作者进行推广培训，积极争取党政机关、企事业单位的大力支持，并对其在档案整理、归档工作中进行业务指导，与时俱进地履行好新形势下的档案工作职责。

3.2 加大档案宣传力度

习近平总书记曾对档案工作作出批示：“经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。”档案的重要性不言而喻。档案一直在默默无闻地记录着历史，静静地讲述着过去发生的故事，而进入新世纪以来，科技蓬勃发展，“酒香仍怕巷子深”，档案需要走进公众视野，通过各融媒体、自媒体、社交媒体等让社会各界对档案工作有全新的认识，认识到位即可关注到位，关注到位才可争取支持到位，当全社会认识到档案的价值并能广泛予以宣传，对档案工作予以大力支持，沉睡的档案就将活起来，从而更好服务于当今的经济社会发展。

3.3 提高档案管理人员综合素质

“人才是第一生产力”，因此新形势下做好档案管理必须储备好档案专业人才。笔者认为可以通过两方面提高管理人员的综合素质：一是通过“走出去学先进”“引进来传经验”等方式参加各种培训、业务交流、继续教育等来更新现有档案人员对新形势下档案工作的认知，树立现代化档案管理的理念，提升现有档案人员的从业水平;二是根据实际工作需要，引进或聘用一批有一定文化水平与相关业务能力的技术人才。通过多种途径提高档案人才队伍的专业素养和综合能力，更加快捷、有效地完善新形势下档案管理工作。

3.4 支持社会力量参与档案事务

党的十八届三中全会关于全面深化改革的决议中提出要推广政府购买服务，引入竞争机制，通过合同、委托等方式向社会购买，这一做法可以探索在档案部门试行。竞争机制促使我们可以优胜劣汰，这样可以将档案部门的部分服务借助社会力量开展，实现资源有效配置，解决档案部门目前编制较少但任务较重的现实。同时在借助社会力量时，要严格加以管理，把档案安全作为“规范和支持”的前提，确保档案工作的保密性、规范性和安全性。

此外，在档案利用时，可以本着“宁让信息多跑路，不让群众多跑腿”的原则，做好档案查阅网络信息平台建设，创新性地将档案利用纳入政务服务大厅，更加便捷地为查档群众服务;有条件地可以建立专属APP，让群众不出门就可以实现档案查阅利用。

档案是对历史的记载，记录着党的政策在各地的具体实践，见证着地方的社会经济发展。做好档案管理工作，就是讲述好当地发生的历史故事。只有完善档案工作体制，深化档案工作改革，加强档案现代化管理，不断提高档案管理人员素质，增强服务意识，逐步实现档案管理向制度化、规范化、科学化方向发展，才能真正实现档案的价值，更好地服务于党和政府、服務于社会各方利用。

参考文献

[1]杨冬权.《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》的解读[J].中国档案，2014（05）.