大数据背景下人事档案电子化管理探究

郝小艳

摘 要：随着我国经济的高速发展，人事档案管理工作受到了社会各界的广泛关注。现今是大数据时代，常规的档案管理模式中暴露出很多的问题，因此，对档案管理中存在的问题进行详细分析，并提出系统的电子化档案管理措施，希望能为管理人员提供一些建设性建议。

关键词：大数据;人事档案;电子化管理

随着经济社会和网络技术的快速发展，人事档案管理发生了翻天覆地的变化，传统的人事档案管理方式己越来越不适应新形势发展的需要，人事档案电子化管理凭借其优势得到不断普及。本文分析了当前人事档案管理的工作特点，并提出人事档案电子化管理措施，以促进人事档案电子化管理的健康可持续发展。

1 人事档案管理的相关概念

人事档案管理是对每个人的基本信息进行详细记录，如每个人的业绩、知识水平等。通过阅读人事档案，可以详细了解人员信息，促使管理效率显著提高。在大数据的时代背景下，工作人员运用信息化手段对数据进行管理，可以及时知晓各种信息数据，使管理更加便捷。

2 大数据背景下人事档案管理中存在的问题

2.1 管理工作质量和水平不高

大部分单位已经逐渐意识到人事档案电子化管理的重要性，但是在探索进程中仍然存在诸多的不足和缺陷之处。首先，管理工作缺乏有序性，相对缺乏基础性工作环节，负责人事档案管理人员缺乏认知理解人事档案电子化管理的科学性和系统性，对人事档案电子化管理的相关法规知识储备不扎实，单位中人事档案电子化管理重视程度不够，可能出现人事档案管理工作的混乱状态。其次，明确的工作流程、规范和纪律是保障电子化管理人事档案的基础性保障，但有的单位人事档案电子化管理仍不完善，缺乏明确有序的管理机制，同时监管力度的缺乏也使得很多工作环节的开展并不符合规范性要求。

2.2 档案资料安全性不高

人事档案电子材料在运行中会出现各种各样的安全问题，计算机安全管理问题也越来越重要.网络安全风险不容忽视，各类社会组织的内部网络物理安全，才能让整个网络系统安全.加强各类社会组织的内部网络结构，防范黑客攻击和病毒入侵，防止局域网设备出现问题故障，不同的社会组织对各自的系统安全漏洞需要采用相应安全配置，加强安全防范。

2.3 档案管理人才的流失率较高

在人事档案管理工作的开展过程中，必须要具备大量专业的档案管理人才，便于及时发现人事档案管理工作中存在的问题，采取具有针对性的措施对其进行优化，促进人事档案管理工作朝着科学的方向不断发展。但是部分事业单位对档案管理人才队伍的建设投入较低，以致档案管理工作人员的薪酬待遇处于较低的水平，这不仅影响到档案管理工作人员的工作积极性及主动性，也容易出现较严重的人才流失问题，难以满足人事档案管理工作对各类型人才的需求。面对这种情况，需要建立完善的管理制度，充分发挥激励制度的作用，进而吸引更多优秀的档案管理人才，减缓档案管理人才的流失速度。

3 大数据背景下人事档案电子化管理的路径

3.1 建立完善的人事电子化管理制度

建立完善的人事档案电子化管理制度，有利于提升人事档案电子化管理工作水平，使人事档案管理的整体效益得以提升。对于人事档案电子化管理制度的建设，首先要明确档案管理工作人员的基本职责，做好纸质档案的归类整理工作，将人事档案完整地录入到系统中，防止出现档案整理失误、档案录入失误等不良问题。在进行人事档案电子化管理工作时，需要及时将工作中出现的问题向上级反映，采取具有针对性的措施对其进行处理，将档案管理问题所造成的影响控制在最小范围，使人事档案管理工作的有效性得以提升。同时，为促进人事档案电子化管理的发展，需要对各种档案管理问题进行分析，便于提出可靠的防范措施，将其编入人事档案电子化管理制度中，为人事档案电子化管理工作的开展提供有利支持。此外，需要建立完善的激励制度，做到赏罚分明，以此调动档案管理人员的工作积极性，使人事档案电子化管理的目标得以顺利实现。

3.2 保障人事档案电子信息的安全性

与传统的人事档案管理方式相比，电子化档案管理能够显著提高档案管理水平，满足档案资源开发及应用的需求，而且能够大大的解放档案管理人员，优化档案管理模式。但电子化档案管理却有纸质档案管理所没有的劣势，那就是电子化档案信息的安全性问题。要想实现人事档案管理的电子化，就必须应用现代化的信息技术，通过互联网构建人事档案管理系统，将所有的人事档案信息存储到系统当中，以实现对人事档案资源的共享，也便于用户进行档案资源信息的查阅。但正是由于互联网的应用，使得电子化人事档案管理容易出现互联网风险，如黑客入侵、木马病毒等这些问题的出现，会导致人事档案信息数据受到威胁或泄露或被用作他途，最终影响经济社会稳定发展。对此，必须充分认识到保障电子人事档案信息安全的重要性，采取积极有效措施来强化电子档案安全管理。采用专门的数据传输通道进行信息传输，实现密闭保存档案资源，并将涉密信息的电脑与外界隔断，从源头上避免黑客入侵。在进行数据传输时还要尽可能的实现加密传输，以避免出现信息泄露的情况。档案管理人员则要树立保证档案信息安全的理念，认真学习关于档案管理的相关法律法规，确保期充分认识到档案信息保密的必要性，以免由于疏忽而造成信息泄露，影响到单位发展。

3.3 加强电子档案管理人才的培养，樹立终身学习意识

在大数据背景下，人事档案电子化管理对人才的要求不断提高，想要保证人事档案电子化管理工作的有效进行，就必须要加强电子档案管理人才的培养，确保档案管理工作人员的能力及素质达到要求。首先，需要加强对档案管理工作人员的知识培训和技能培训，使其能够熟练掌握相关的理论知识和工作技能，尤其要学会运用各种信息化处理技术，将其灵活运用到实际工作中，使人事档案电子化管理工作水平得以提升。其次，需要做好人事档案电子化管理的宣传工作，提高档案管理人员对档案电子化管理的认识，充分认识到档案电子化管理对企业发展的重要意义，明确自身的工作职责及相关要求，以严谨、细致的态度做好各项工作。最后，需要构建和谐的沟通交流环境，促进档案管理人员之间的相互交流、相互学习，促使档案管理人员能够树立良好的终身学习意识，进而根据档案管理需求进行自我强化，为人事档案电子化管理的开展提供有利支持。

4 结语

人事档案管理是随着科学技术不断发展创新的，与科学技术联系密切，不可分割。在发展过程中会不可避免地遇到一些问题，例如制度上的阻碍、实施中的困难等。但不能阻止其不断向前发展推进。人事档案电子化管理模式以其自身具有的独特优势在不断地向前发展推进，这是人事档案发展过程中的总趋势。我们要跟上时代潮流，紧随其发展变化，与时俱进，充分挖掘人事档案的价值，为工作和社会活动提供更高水准的服务。

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