电子文件的归档工作策略

孙铭

摘 要：随着以计算机及其网络技术为标志的现代科学技术的迅猛发展，电子文件以其强大的冲击力开辟了信息时代档案管理工作的新领域。在企业的各项活动中，电子文件以其快捷的办文进度和传递速度逐步取代了纸质文件的部分功能，也使电子文件归档管理成为档案管理工作的重要内容。

关键词：电子文件;归档工作

为了推动电子文件归档在档案管理中的应用，首先必须克服对电子文档管理工作中的畏难情绪。受传统观念和档案管理技术的影响与制约，多数人认为电子文件不是文件而忽视其归档的重要性，或是怕增加本职工作量而不愿承担该项工作，因为电子文件归档与纸质文件归档相比是一项极其细致且有一定难度的工作。由于电子文件对计算机系统具有依赖性，使其必须借助计算机实现编目归档等档案管理工作，这对不懂计算机操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作那么熟悉，这也增加了开展电子文件归档工作的难度。因此，企业档案管理工作必须立足为企业经营发展服务，积极顺应在企业管理工作和档案管理工作中应用科学技术的潮流，从企业办公自动化与信息管理工作的大局出发，不断学习计算机及其网络技术，才能做好电子文件的归档管理工作，使电子文件归档管理工作成为企业经营管理在新时期的有力助手。

1 分析电子文件归档工作的重要性

1）促进现代化电子文件的归档工作更加的具有时代性。电子文件的归档要依赖当前较为实用的计算机操作技术，而且电子归档更加的注重实际的应用，形成对于办公室办公的自动化和信息管理工作的有效结合，并且进一步的完善了电子归档工作的管理规范制度。

2）促使文件归档更加的具有规范性。在进行对电子文件归档保护利用中，能够制定严格规范的文档管理制度，也要求有关人员的基本素质要过硬，能够应对各种电子文件归档的问题，并且还要具有高度的责任意识和敬业精神，为进一步的电子文件归档工作提供更多的保障。因此在确保归档电子文件符合归档要求的时候，要制定对于电子文档的管理制度，并对电子文件进行全面、认真的检查，因为电子文档脱离纸质文档的实质性和可触摸性之后，更重要的就是保障文档的信息准确。

2 电子归档的要求

1）将应归档的最终版本的电子文件存入光盘，光介质上，脱机后可存放在别处。2）采用数据压缩工具对网络上应归档的电子文件进行压缩，然后刻入磁、光介质上，但采用压缩工具的过程必须统一、规范。3）将确定要归档的电子文件在网络环境下进行一次备份操作，然后将其存放在磁、光介质上，对备份系统归档一般在局域网或其他网络环境下采用。4）采用“双套制”归档，即同时保存电子文件及其纸质形式，一般适用于永杰和长期保存的电子文件的归档，这种方法应在两种载体中同时保存规范的机读目录，并在两者间建立便于检索的联系。

3 正确选择电子文件归档方式

电子文件的载体与纸质档案的载体相比较，具有稳定性差、易损坏的弱点。因此，选择合理的归档方式就成为电子档案管理工作中至关重要的环节。通常利用磁盘采集数据的方式容易产生数據丢失、因磁盘质量较差影响文件的可读性，为防止数据丢失制作多份备份等现象，不仅影响了电子文件的可靠性，也加大了档案管理的工作量。实践证明，采用网络移交并利用光盘存贮，是最便捷、最安全的归档方式。一方面，应借助计算机信息管理网络，建立电子文件归档传递系统。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。首先，业务管理部门要认真挑选反映本机构职能活动概貌的文件，然后由信息管理部门按要求统一进行文件格式转换后传上网络，这样就在一定程度上保证了数据的可靠性、完整性和通用性，这是电子文件归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上、但具有保存价值的文件，应由电子文件形成部门整理编目，然后利用网络技术向档案部门传输。另外，也可借助计算机信息管理网在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档传递网，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统，将上网与未上网但具有保存价值的电子文件通过该系统传给档案部门，档案部门经与办公自动化部门和信息管理部门协商后，对归档的电子文件提出格式要求并达成共识，从而完成归档。另一方面，要确立电子文件形成部门的权威，由计算机信息管理部门与档案管理部门共同负责归档。

4 制定管理标准

电子文件的记录格式、载体形式区别于纸质文件，不仅外形上不同，在处理方法、管理内容上也相差甚远，所以，必须根据电子文件的特殊性来制定相应的管理标准。如电子文件的登记、命名、归档、鉴定、收集、防护、安全以及专利维护等各项标准的制定，可参照文书档案的某些做法，但不能硬性照搬。归档标准的制定决不只是档案部门的事，而应联合技术部门和使用部门等共同协商制定。如电子文件在形成、积累、归档、保管过程中，应及时登记设备环境、相关数据等，以保证电子文件的归档质量;生成电子文件与专用软件必须一同归档;对已经归档的电子文件的管理，应有严格的制度和有效的技术措施，以确保信息的原始性、真实性和完整性等。

5 建立健全电子文件归档制度

相对于电子文件归档来说，纸质文件归档工作起步较早，不仅形成了一支稳定的、工作经验丰富的骨干队伍，还有一套行之有效的规章制度。开展电子文件归档工作，也应组建一支强有力的电子文件管理队伍，承担电子文件的归档工作。由于大多数计算机信息管理人员对档案工作比较陌生，而纸质档案立卷归档人员经与档案部门多年的合作，已经建立了相对稳定的业务关系，容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以，要依靠原纸质档案立卷工作的兼职档案管理人员，通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握计算机信息管理和办公自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。

电子文件归档所涉及的问题较广泛，受制约的因素也很多，仅靠档案部门很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机信息管理部门相互合作的方式进行。电子文件形成部门熟悉各项管理业务，了解电子文件及其形成规律和历史联系，是归档工作的主要责任者，也最有发言权;档案部门掌握归档的原则及方法，又了解本单位档案管理实际情况，可以起到统筹和把关的作用;计算机信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计、维护信息管理网络，管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。因此，三个部门的职能相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，才能共同高质量地完成电子归档。

6 结语

对于任何一个企业，在现代信息技术的应用上都很难做到一步到位，所以在企业中这两种归档方式往往是长期并存的。但是，随着以计算机及其网络技术为基础的现代科学技术的普及与发展，运用计算机技术处理大量电子文件已成为企业发展的必然趋势。搞好电子文件归档工作，不仅能大大减少企业管理的工作量，也使企业利用计算机技术辅助各类作业过程、解决生产经营、企业管理等问题成为必然与可能。

参考文献

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