事业单位档案管理信息化建设问题

武会霞

摘 要：随着我国经济的不断发展和信息技术的不断进步，事业单位的规模、数量和在编员工数量都在逐渐增加，对于其档案的管理也具有了更高的要求。传统的纸质文档记录已经无法满足事业单位中的各种信息的录入，在科技不断发展的今天，随着信息化时代的到来，可以有效的解决传统档案管理问题，对于事业单位的档案管理工作做出了突出的贡献。

关键词：事业单位;档案管理;信息化建设

目前我国的经济与信息技术在飞速进步，信息化技术已经应用在我国的各行各业。其中事业单位的档案控制管理也在信息技术发展的带动下，提升了其相关的专业度，同时也为单位档案管理带来的新的机遇与挑战。在此背景下，很多事业单位也在深入的研究档案管理的信息化方法，并且在一定程度上取得了显著的成果。但是在新时代的技术发展背景下，事业单位的档案管理工作依旧存在许多问题，

1 事业单位档案管理信息化建设存在的问题

1.1 事业单位档案管理信息化建设理念比较薄弱

现如今很多档案管理工作都在应用数字化管理，科技的进步促进了数字化载体的不断同化，同时在新时期档案管理的实际要求下，我国事业单位也在逐步向着该方向行进，但是在实际情况中很多事业单位在进行档案管理数字化载体的工作时，管理手段相对于其他单位存在落后的问题[1]。另外很多数字化载体是需要人工进行维护和检查的，但是在后期的管理检测中这一环节上并没有完整的建设和落实，很多事业单位对于档案管理工作人员并没有做到实时监督，很多员工没有意识到该工作的重要性，导致员工形成惰性思维，使档案管理工作效率低下，對该工作的创新发展产生了不良的影响。

1.2 事业单位档案信息化管理存在的安全隐患较多

在事业单位信息化管理的过程中，同时存在利与弊的关系，其中利的一面是方便了工作人员的工作手段，良好的保证了工作效率和质量;弊的一面是信息化时代下所有信息都存在较大的安全风险，一些事业单位可能会因为信息化管理导致单位内部重要资源泄漏，由于网络传播速度快，再加上信息时代的各种网路技术专业人员，例如黑客等，会提供给很多高计算机技术的不法分子一些犯罪机会，导致在信息传输过程中被半路窃取，导致事业单位甚至国家机密信息泄漏[2]。目前部分事业单位的档案管理信息化安全体系相对比较落后，部分专业人士对信息化知识的认知也不够强烈，所以对于事业单位档案管理的现状来看，其安全隐患也不可忽视。

1.3 事业单位档案人员管理制度不够完善

由于近些年我们事业单位的档案管理已经从纸质版发展为现在的电子版，虽然给数据记录带来了许多便利，但是数字化载体的应用依旧需要人力物力的消耗，并且后期需要进行定时、定期的维护和更新。另外很多偏远地区的档案管理理念没有城市化先进，依旧在使用纸质版档案，录入工作较为繁琐和速度较慢，这样会导致工作人员对于此项工作的积极性有所降低，进而使载体的转换较为缓慢，降低档案录入效率。另外我国有关单位对于档案管理创新工作没有足够的重视程度，并且缺少创新有关的鼓励措施，这样会导致工作人员依旧缺乏档案工作的创新精神。

2 事业单位档案管理信息化建设的优化措施

2.1 加强信息化人才建设，提升档案管理人员专业素养

无论是哪一种信息化开发与建设，都离不开专业人才的支持。在信息化时代中档案的管理方式和系统都发生了巨大的变化，所以档案管理人员的自身专业化和信息化素质都被赋予了更高的要求，同时需要将更多的事业单位档案管理人员都融入进信息化建设过程中去，只有事业单位相关工作人员的素质基础化建设良好完成，才能保证在整体系统的开发和利用中有着正确的创新基础[3]。在人才建设的同时，也应在员工自身的专业素养加大关注力度，根据档案信息管理现状可以看出，许多事业单位档案管理人员缺乏一定的科学创新精神和专业素养，没有对档案信息化管理进行正确的认识和了解，所以在实际工作中应定期组织档案管理人员进行统一知识和技能培训，并且鼓励这些员工参加相应知识的研讨会和专业交流会等，并且督促工作人员进行专业继续学习，提升自身的工作质量和效率。

2.2 增强信息化管理观念，建设信息化管理制度

在档案信息化管理工作过程中，建立符合于现代发展的科学合理的档案信息化管理制度是十分必要的，这种制度的主要目的就是让单位每个人都拥有相应的管理权限，防止档案泄漏而产生的风险问题。所以要想加强事业单位档案信息化管理制度建设，必须将责任追究到个人身上。同时将比较分散的档案资源统一整合到一个资源管理库中，有需要时再从中查阅，并且只需建立一个系统，杜绝资源的浪费，保证中央系统的软硬件能力。

2.3 增强档案安全管理，保证信息安全

信息化档案与传统档案的存储方式有所不同，传统档案为纸质版，通常都会储存于一个保险库中，但是信息化储存档案是利用计算机中的存储介质进行储存工作。无论是需要网路的云储存还是不需要网络的介质储存，都需要专业人士的定期检查和维护[4]。网络储存具有优点也同时具有缺点，优点是可以把档案信息资源进行永久保存，并且查阅或者调动都比较方便;缺点是由于是先进的计算机技术，这样很容易遭到不法黑客的入侵，造成数据破坏，导致信息泄漏、被变卖。而介质存储的优点则是不容易被盗取，存储体积小，容量大，但是缺点是对于档案的调动十分不方便，而且介质存储对于环境的要求较高，且存在一定的报废风险，不能够被广泛的利用。所以根据其二者的优缺点，可以将档案进行适当分类，将机密数据信息存储到介质储存，将不重要的信息存储到网络储存，这样可以有效的保证资源的安全性。

3 事业单位档案管理信息化建设的重要意义

3.1 自身单位发展需求

传统事业单位档案记录的背景下，手工记录以及手工查询不仅耗时费力，还有可能出现数据信息错误，因为人的判断力和集中注意力是有时限的。另外对于更新管理档案的速度来说，由于其管理设备落后，也将会有着极度的困难。所以有关事业单位如果现代化技术的意识不够强烈，将会在档案管理工作中出现各种管理问题，对于自身的影响也是具大的。所以在档案管理中利用信息化时代带来的便利，在单位更新档案工作中会具有极大的方便性。

3.2 时代发展需求

随着时代进步与科技发展，事业单位的规模不断扩大，人员不断增加，对于档案的管理工作提出了更高的要求。如果一味的运用传统记录的方法，不但影响了工作效率，对于档案的安全管理也无法达到应有的需求，所以在新时代环境中，事业单位档案网络化管理已经逐渐被人所接受。

4 结语

综上所述，本文对信息化时代事业单位档案管理的信息化建设存在的问题和意义以及解决措施做出简要分析，希望能够为相关人士做出一些有意义的建议和意见。

参考文献

[1]郭秀卒.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].环渤海经济瞭望，2020（01）：97.

[2]陈皓.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].中外企业家，2020（03）：138.

[3]喻艳君.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].办公室业务，2020（01）：67+69.

[4]符永照.事业单位档案管理信息化建设路径分析[J].城建档案，2019（12）：16-17.