人事档案信息化建设探讨

孙炤华 杨济

摘 要：网络信息技術的发展为人事档案管理工作创新提供了可能，档案信息化管理已经成为档案学研究的重点和共识。过去一段时间内，部分单位缺乏信息化意识，尚未将信息技术深度融入人事档案管理的各个环节，难以提升人事档案收集、归档、立卷以及利用效能。鉴于此，文章就人事档案信息化进行概述，阐述人事档案信息化建设中存在的问题，提出自己的看法，旨在帮助相关单位破解人事档案管理难题。

关键词：信息化;问题;人事档案;对策;特点

人事档案作为人事活动以及人事工作的具体记录，是单位未来人事工作的重要参考和凭证。要确保人事档案真实反映人事信息，提升人事档案利用率，必须要应用信息技术，解决传统手工管理中存在的问题。故此，从理论层面探讨人事档案信息化建设工作不仅能够为人事档案管理实务工作提供参考，而且能够丰富理论研究，具有重要意义。

1 人事档案信息化建设概述

1.1 人事档案信息化建设的概念

“互联网+”概念的出现对各行各业产生了深远影响，档案管理领域也不例外。近几年来，越来越多的单位开始着手应用信息技术管理各式各样的档案。其中，由于人事信息内容多、种类庞杂，所以人事档案信息化建设成为许多单位的重点工作[1]。所谓人事档案信息化，主要是指依托于计算机、档案管路软件、云计算、大数据、云共享以及其他信息科技对数字人事档案进行管理一种模式。人事档案信息化建设的基础是人事档案数字化，即将纸质人事档案转化为数字形式，将其录进相应的档案管理系统。

1.2 人事档案信息化建设的特点

“互联网+”时代环境下，人事档案信息化建设具有高效性、科学性以及规范性的特点，能够有效突破传统手工管理的局限性。一是高效性。以数字化的方式对人事档案进行管理，能够缩短工作流程以及工作时间，提升工作效能。许多原本需要档案管理人员处理的事项都可以交由计算机以及档案管理系统。二是科学性。人事档案信息化能够节约档案管理成本，减少人事档案在收集、管理以及利用的过程中出现丢失、损毁以及篡改的现象。同时，数字化的人事档案可以更为简便、快捷的备份，进而有效延长保存期限[2]。三是规范性。相较于其他档案，人事档案具有人身附属性的特征，涉及单位员工的具体隐私。如果不能规范人事档案的管理和使用，不仅会损害单位利益，而且可能损害员工的利益。通过信息技术对人事档案进行管理，可以进一步细化管理与利用的流程，理清管理职责，提升人事档案管理工作的规范性。

2 人事档案信息化建设中存在的主要问题

2.1 信息化技术与信息化设备落后

相较于其他档案管理工作，人事档案管理枯燥且繁重，工作难度也较大，如果缺乏相应的信息化设备以及信息化技术，则难以高效开展信息化建设工作。当前，部分单位人事档案信息化建设环境有待优化，信息化技术与信息化设备难以适应新形势下档案现代化建设的需求。一是缺乏高速扫描仪、微缩相机等数字处理设备，不利于对纸质类档案进行数字化转化，难以处理档案存量的同时，无法处理档案增量。二是尚未购置相应的技术，缺乏可供使用的软件和技术。典型表现为人事档案管理系统单一;云计算技术以及大数据技术应用不足。

2.2 数字档案立卷归档工作不科学

经过长期的经验积累，我国对于纸质类档案的立卷归档工作较为成熟，但在数字档案立卷归档领域缺乏经验，离全面数字化的目标仍有差距，难以满足人事档案信息化建设的要求。一是人事档案管理系统与人事管理系统之间存在传输壁垒和共享壁垒，无法直接同步、传输和共享相关的信息资源。许多人事信息需要从人事管理系统中迪奥却，影响工作效率。二是数字档案立卷归档标准不明确。部分单位尚未结合人事档案信息化建设的内容建立相关的规章制度，没有明确图片、文件等数字档案的格式，不利于后期统一的归档处理。

2.3 人事档案管理队伍建设滞后

人才是人事档案信息化建设的基础，缺乏专业的人才，不仅难以确保人事档案管理的质量，而且不利于信息化建设工作的开展。当前，部分单位人才培训工作有待加强，档案管理人员对于人事档案信息化建设缺乏必要了解，对于相关的工作模式以及工作流程不熟悉，不知道如何进行信息化建设[3]。部分单位虽然围绕人事档案信息化建设举办了许多培训活动，但教学课程过于理论化，不利于提升人事档案管理人员的实操能力。除此之外，部分单位忽视从信息安全领域对人事档案管理领域进行培训，存在一定的安全隐患。相较于传统纸质档案管理，人事档案在互联网环境中更可能被非法篡改和丢失。如果不能做好安全管理，则容易影响人事档案的真实性、严谨性和准确性。

3 人事档案信息化建设的对策

3.1 更新信息化技术与信息化设备

信息化社会，单位要充分利用信息化技术与信息化设备的优势管理人事档案，结合单位的管理实际需求，及时更新信息化技术与信息化设备。一是要购置高速扫描仪以及微缩相机，将现有的纸质档案进行数字化转化，及时录入人事档案管理系统当中，夯实人事档案管理基础的同时，建设人事档案专业库。二是要引进人事档案管理系统，及时改进并丰富人事档案管理系统中的功能。同时，要善于使用大数据技术以及云计算技术对人事档案进行管理，进一步提升档案检索效率，实现对人事信息的深度挖掘。

3.2 完善数字档案立卷归档工作机制

人事档案信息化建设需要赖以一套行之有效的数字档案立卷归档机制。一是要做好建章立制工作，从制度层面明确人事档案信息化建设的目标、内容、流程，为人事档案管理人员提供指引，确保工作有序开展。要理清人事档案信息化建设中的职责分工，做到各司其职，提升工作效能。同时，要明确图片类、文件类档案的格式，便于后期统一录入、统一管理。二是应用物联网以及互联网技术实现人事档案管理系统与人事系统之间的互联共通，确保相应的数据能够共享，减少人事信息录入的工作量和工作成本。

3.3 建设复合型和精干型的人才队伍

单位要注重对人事档案管理人员信息化素质的培养，弥补其知识缺陷，夯实信息化建设基础。一是要围绕人事档案信息化建设的要求来设计培训内容。除了要介绍相关技术的功能以及优势之外，还可以融入相关的实操案例，让人事档案管理人员了解信息化建设的具体要求、内容和步骤。二是要创新培训模式，加强与其他单位的协作，学习并借鉴其他单位人事档案信息化建设领域的先进经验。三是要重视人事档案安全管理领域的培训，提升人事档案管理人员保密意识和安全意识，避免人事档案丢失、损毁或者被篡改，确保人事档案管理工作的严谨性。

4 结束语

人事档案信息化建设是当前科学技术、人文社科研究不断发展与共同作用的必然结果，其对于单位人事管理工作具有重要的意义。总体而言，我国人事档案信息化建设任重道远，许多单位即使应用信息技术管理人事档案，也大多停留在计算机管理的层面，利用深度仍然不足。故此，单位未来要站在宏观的角度做好规划，切实提供人力、物力以及财力支持，确保该项工作能够真正落实。具体而言，一是要更新信息化技术与信息化设备;二是要完善数字档案立卷归档工作机制;三是要建设复合型和精干型的人才队伍。

参考文献

[1]王骏，栾婕.事业单位干部人事档案管理对策阐释[J].兰台内外，2020（06）：70-71.

[2]张彩云.人事档案信息化管理探究[J].智库时代，2020（08）：37-38.

作者简介

孙炤华，女，内蒙古赤峰市喀喇沁旗，本科，毕业于内蒙古科技大学包头师范学院，中级经济师，研究方向：档案管理。