档案信息化建设与档案管理的几点思考(1)

李一锋

摘 要：随着我国科学技术的不断发展，信息时代已经来临，在各行业领域中信息技术早已渗透其中，这对行业的发展以及我国综合国力的提升是有很多促进作用的。档案管理一直是我国各事业单位中较为基础的工作，同时也不可忽略，为了能够进一步提升档案管理工作的效率，档案信息化建设是非常有必要的，对事业单位的发展也极为有利，而本文则是就档案信息化建设与档案管理的几点思考为议题展开论述。

关键词：信息化;档案管理;思考

档案作为事业单位在发展过程中所保存的历史信息，是具有一定价值性的，作为单位的档案管理人员，要高度重视起自身的工作，这样才能够为单位档案信息化建设以及档案信息的完整性出一份力。

1 档案信息化建设的重要性分析

事业单位在进行档案管理的工作中之所以越来越重视档案信息化建设，主要是为了迎合时代发展的需求，在不断拓宽相关工作领域的基础上，能够提升内部的档案管理工作效率，对档案储存安全性的提升也有一定的促进作用。第一，从档案信息化建设迎合时代发展的需求这方面来讲，随着我国网络技术的不断进步，在一定程度上促进了档案管理工作的现代化，这样一来，不但可以让档案管理技术变得越来越先进，还可以让相关工作无需受到多种条件的限制，对提升档案管理人员的管理质量有一定帮助[1]。第二，档案信息化建设有利于拓宽相关管理工作的服务领域，对于事业单位的档案管理人员来讲，在相关管理工作中，可以利用更先进的信息技术来进行资源的开发，这可以直接拓宽其服务的方式和渠道，与传统的管理模式相比，当代档案信息化建设可以为单位的发展创造更多的价值。第三，事业单位档案信息将会变得更加安全，要知道，传统的档案管理模式基本上以纸质存储为主，这很容易造成信息的丢失问题，对档案信息的安全性没有保障，但是在档案信息化建设工作中，这些问题将会迎刃而解，通过计算机和网络技术的结合，档案信息的储存会变得更加安全。

2 当前档案管理信息化建设的现状

2.1 基础设施薄弱，数字化发展滞后

事业单位要想做好其内部的档案信息化建设工作，就需要加强对其内部基础硬件设施的重视，不论是性能较好的电脑设备，还是局域网、服务器等，都要对其进行完善，同时为了不断促进日常对档案信息的维护工作，还需要专门开发与其相关的软件，可是从当前事业单位的档案信息管理工作中，相关部门似乎并没有从根本上重视起有关问题，加上其部门的预算本身就有限，很难满足档案信息化建设的实际需求，最终将会造成基础设施不完善的后果。此外，单位档案信息化建设过程里是需要数字化技术做支撑的，只有这样，才可以从根本上提升档案管理工作的质量，现阶段来看，还是有相当一部分事业单位在档案的管理工作中没有将数字化技术融入进来，这会对档案管理方式的革新产生一定的影响，在此基础上，单位在数据库的开发建设过程中，也没有将专业化的数字技术系统引入进来，这对档案信息化建设工作也会产生一些影响。

2.2 单位缺乏重视度，相关管理人员的素养不足

虽然多数事业单位都展开了档案信息化建设工作，但是实际上对其重视度严重不足，尤其是单位的管理人员，不仅不能够从思想上认识到有关工作的重要性，还会影响单位基层人员对档案信息化建设工作的认识，加上单位管理人员陈旧的管理理念，就更加阻碍了档案信息化建设工作的顺利展开。与此同时，单位内部的档案管理人员不能够重视起自身的工作，仍旧按部就班的利用传统的方式来完成档案管理工作，这对档案信息化建设工作的推进并无实际意义。最重要的是，相关档案管理人员自身信息技术能力不足，所以在有关工作中也无法发挥自身的作用和价值，在其思想层面，也只是安于现状，对工作缺乏激情，这种长期不思进取的状态对其自身以及单位的发展都会产生一定的阻碍作用。

3 加强档案信息化建设与档案管理的几点思考

3.1 树立档案信息化建设观念

单位内部的档案管理人员可以说是档案管理工作的主要群体，只有从根本上引导其树立正确的档案信息化观念才能够提升相关工作的实效性。在此基础上，还需要档案管理人员能够给掌握一定程度的信息技术，明确其工作目标，创新工作模式，并且能够减少思想问题，转变管理理念的同时，还要进行服务渠道的拓展，以此来满足社会的发展需求，这样不仅能够提升自身的工作效率和质量，还可以促进单位的进一步发展。作为单位的管理人员，要学会定时的组织档案管理部门人员进行学习，务求提升其专业知识水平和能力，这可以推动档案信息化建设工作的进程，还可以为打造强有力的档案管理人才队伍奠定基础。

3.2 对内部的管理制度进行完善

在进行档案信息化建设的过程里，单位内部的有关部门要为其制度完善的管理制度，这样才可以使各人能夠各司其职，在进行管理模式创新的同时，还可以使得数据信息和网络系统更具安全性，当然，相关管理制度的制定过程里要结合单位的实际发展状况，明确责任制度的基础上，还要对激励制度进行革新，这样才能够从根本上提升档案啊管理人员的工作质量。一方面来讲，档案管理流程要变得更加明确化，相关管理环节要不断细化，管理人员要积极利用先进的信息技术，以此来推进电子档案系统建设的进程。另一方面，进一步完善单位内部的安全制度，为了避免更多安全问题的出现，使得档案数据信息保存的更加完整，要对相关档案信息进行加密处理和传输，同时，还要建立注明的数据库系统，这对提高相关管理人员的工作质量也非常有帮助。

3.3 加大基础设施的投入

事业单位要想尽快实现档案管理工作的现代化，就需要在有关工作中投入更多的人力物力乃至财力，加强对基础设施的建设工作，这样才可以为档案管理人员提供更好的工作环境，例如，要想扩大室藏量，可以适当增加库房的面积，并且购置一批档案装具，最重要的是能够添置一批性能良好的计算机设备，将一些颇具价值的档案信息储存其中，对其进行统一的管理，这有利于档案信息化建设工作进行的更加顺利。同时，为了能够拓展内部档案管理的服务工作，可以主动向社会征集一些相对有价值的档案信息，这样才可以更好的服务于社会。

3.4 不断提升档案管理人员的业务素质

在某层面来讲，单位内部档案管理人员的业务素质对其工作质量的提升是有很大影响的，鉴于此，单位的管理人员要重视起相关工作，以促进档案管理人员业务素质的提升，从而为单位的发展蓄力。这样一来，自然对档案管理人员提出更高的要求，首先，选择档案管理人员时要注重其专业能力，毕竟档案管理人员的主要职责不仅仅是对档案进行存放，还需要在此基础上对档案进行接收、整理甚至对其格式进行修改，如果档案管理人员不具备一定程度的信息技术水平，是很难完成这几项工作的。其次，单位要定期对档案管理人员进行培训，时代在进步，信息技术也处于不断发展过程中，因此，档案管理人员只有不断的学习才能够满足社会的发展需求，从而不被社会以及单位所淘汰，通过培训课程，可以加强档案管理人员的知识储备能力以及专业素养，最后，可以将竞争机制引入进来，这对相关管理人员能力的发挥有很大的促进作用，除此之外，还可以激发档案管理人员的工作积极性，使其用更饱满的状态迎接每天的新工作。

4 总结

总而言之，对于事业单位而言，档案管理工作本身就是一项较为系统的工作，在新时期背景下，要想不断推进档案信息化的建设工作，就需要结合单位的实际发展情况，加大基础设施投入的同时，对内部的管理制度进行完善，当然，不断提升档案管理人员的业务素质也是极为重要的，只有这样，才可以为档案管理工作以及事业单位的全面发展提供一定的保障。

参考文献

[1]刘爽.关于档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].黑龙江科技信息，2017（08）：143.