基层事业单位档案数字化管理途径分析

张红

摘 要：事业单位作为社会服务性组织，在事业单位开展各项活动过程中档案发挥着非常重要的作用。在当前信息化时代背景下，传统的档案管理模式越来越无法适应当前事业单位发展需求。在这种情况下，将信息技术引入到基层事业单位档案管理工作中来，加快推动档案管理的数字化进程，以此来实现档案信息的高效检索，全面提高档案的利用率。文中分析了基层事业单位档案数字化管理的作用，并进一步对基层事业单位档案数字化管理的途径进行了具体的阐述。

关键词：基层事业单位;档案;数字化管理;作用;途径

相较于传统档案管理模式，档案数字化管理模式更具优势。在当前基层事业单位档案管理工作中，通过实施档案数字化管理，可以有效的提高檔案管理工作的效率，降低档案管理成本。档案管理数字化的实现，还为档案查找提供了更多的便利，为基层事业单位办公效率的提升打下了良好的基础。特别是数字化管理实现了无纸化，这对于档案信息的保存和档案信息资源的利用都具有极为重要的意义。

1 基层事业单位档案数字化管理的作用

在当前基层事业单位档案管理工作中，多以文书档案、基建档案和人事档案等为主，通过做好档案管理工作，可以为事业单位各项工作的有序开展提供重要 参考依据。随着基层事业单位发展过程中档案数量的不断增加，为了能够进一步提高档案管理水平，需要重视档案数字化转变，即依托于信息技术来对档案信息资源进行数字化加工、存储和管理，以此来实现档案管理的数字化、虚拟化、智能化和利用的便利化。而且基层事业单位需要加强档案数字化管理工作，可以有效的提高档案信息的通用性，并改变传统的粗放式的管理模式，使档案信息的利用不再受时间和空间的制约，有效的提升档案的利用价值。

基层事业单位在档案数字化管理工作中，有效的规避了传统纸质档案管理的弊端，通过构建一个完善的档案管理系统，优化配置档案管理设备和档案管理，以此来促进档案信息化建设战略浑身发软实现。而且档案数字化管理的实现，可以进一步优化档案运行体系，有效的满足档案使用需求，减轻档案管理工作的工作量。在基层事业单位档案数字化管理模式中，通过借助于档案信息系统来实现对档案的管理，并借助于大数据技术和云计算平台来完成档案信息的处理，能够有效的满足档案利用需求，更好的发挥出了事业单位档案信息资源的重要价值。

2 基层事业单位数字化档案管理优化途径

2.1 树立数字化档案管理意识

在当前信息化时代背景下，事业单位档案管理人员需要重视自身档案管理理念的转变，并能够在实际工作中紧跟时代发展步伐，重视对新知识和新技能的学习。基于传统档案管理模式下对档案管理理念和档案管理模式进行不断创新，合理运行先进技术手段来强化档案管理工作。特别是在档案数字化管理工作中，宜树立数字化档案管理意识，并重视档案数字化管理的宣传工作，增强员工对数字化档案管理模式的重要性的认识，加快推动档案数字化的发展。

2.2 健全档案数字化管理机制

在实际事业单位档案数字化管理工作中，由于档案数字化管理具有复杂性和特殊性的特点，而且在实际管理工作开展过程中还没有健全的管理机制，这也导致基层事业单位档案数字化管理工作较为混乱。因此在当前基层事业单位档案管理工作中，需要结合基层事业单位自身的特点，积极建立健全档案数字化管理机制，并进一步对档案数字化管理的细则和方法进行明确，以此来提高基层事业单位档案数字化管理水平。而且在基层事业单位管理体系建设过程中，还需要做好软硬件配置工作，并做好档案数字化管理制度的落实，以此来推动基层事业单位档案管理工作的数字化发展。

2.3 建立数字化档案管理系统

档案数字化管理工作中，需要依托于先进的信息技术来构建数字化档案管理系统，基于网络环境下实现电子文件的收集和利用，并通过构建档案信息数据库，将原有纸质档案通过扫描的方式转换为数字化形式录入到数据库中来，通过对档案进行数字化处理后，可以实现档案信息的网上归档和网上查询利用。可以说在档案数字化管理工作中，数字化档案管理系统的构建是十分关键的一个环节，通过应用数字化档案管理系统可以实现档案信息的集中和统一管理，可以有效的提高基层事业单位档案管理水平，实现基层档案信息资源的高效利用。

2.4 提高数字化档案管理的规范性

由于数字化档案管理包含的内容较多，借助于先进的技术手段可以有效的提高档案管理工作的效率及质量，全面提升档案信息的利用率。因此在具体数字化档案管理工作实施过程中，需要落实好各环节的工作，并制定科学合理的管控制度，确保各项工作的严谨性和规范性。同时，事业单位需要积极制定与各环节工作相应的标准，进一步规范工作人员的操作和行为。

2.5 落实好文书的数字化处理

事业单位日常办公过程中，常会有一些文字形式的文书，对于这些文件需要实施数字化处理。具体需要借助于计算机完成录入工作，将其转化为数字化形式，使其在利用过程中不再受时间和空间的限制。同时还要利用数字化档案管理系统集中和统一管理电子档案，以此来提高档案管理工作的效率，进一步降低档案管理人员的工作量。

2.6 切实保障档案信息安全

数字化档案管理工作需要将档案信息安全作为首要目标，特别是要强化网络安全的防控。具体要加强防火墙建设，并在计算机中安装杀毒软件，实现对档案管理系统全方位监控。同时针对相应信息实施细致的筛选分析，及时发现异常情况并进行报警，使档案管理人员能够及时进行处理。由于信息技术的快速发展，需要及时对杀毒软件进行更新升级，并做好档案信息资源的备份工作，有效的防范档案信息失真和被篡改等问题。另外，事业单位还需要制定完善的档案安全管理制度，进一步界定各部门的职责和权限，将档案信息保密工作和安全管理工作落到实处。

3 结束语

对于基层事业单位档案管理工作而言，数字化管理是其发展的必然趋势，而且通过数字化管理，可以有效的提高档案利用率，为事业单位各项工作开展提供重要的信息支持。目前基层事业单位档案数字化管理工作还不完善，在实际工作中还要加大重视度和投入力度，强化软硬件设施建设，积极采取有效措施来保证档案信息的安全，以此来推动基层事业单位档案管理工作的数字化、网络化和智能化发展，更好的发挥出档案的运用价值。

参考文献

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