机关事业单位人事档案管理探析

王殿利

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2020）01-083-02

摘 要 机关事业单位的体制机制改革正在深入推进，要实现机关事业单位的机构精简、运行高效，实现工作效率和服务质量的提升，对于人才的培养和使用至关重要。人事档案管理工作作为人才信息管理的主要载体，是各机关事业单位进行人力资源配置的根本依据，因此各机关事业单位必须要加强对人事档案的管理，建立健全相应的人事档案管理制度，规范人事档案管理工作流程，推进人事档案管理信息化建设，确保机关事业单位人事档案信息的真实性、全面性和准确性。本文就主要以县级市社会保险管理局为例，探讨和研究事业单位内部的人事档案管理工作的特点、重要性、存在的问题以及优化改进建议。

关键词 机关事业单位 人事档案 管理研究

随着我国社会保障体系的不断完善，社会保险的覆盖面不断扩大，我国社会经济的发展成果惠及到更多的人民群众，在这样的背景下，县级市社会保险管理局需要承担起自身的责任，为广大人民群众提供必要的咨询服务，做好社保人员情况调查与统计，促进下岗人员再就业，做好离退休人员的社会化管理等各项工作。社会保险管理局要想切实地提高自身的工作水平和服务质量，就必须要从内部人员管理入手，做到知人善用、人尽其才、岗位和职能配置科学合理，提升人事管理工作水平。人事档案管理作为人事管理的基础性工作，人事档案记载着每个工作人员的个人身份、学习经历、教育程度、工作表现、思想品德作风等方面的内容，这些是事业单位对内部工作人员进行考察和选拔任用的重要依据，因此必须要抓好社会保险管理局内部的人事档案管理工作，将其作为人才选拔、人力资源优化配置的重要抓手。

一、机关事业单位人事档案管理的特点

（一）真实性

县级市社会保险管理局作为重要的机关事业单位，其相应的人事档案管理工作同普通的企业人事档案管理存在着一定的区别，首先就是机关事业单位的人事檔案管理具备真实性的特征。机关事业单位的工作人员属于事业编制，属于国家工作人员，因此在进行人事档案管理的过程中具备非常严格的信息审查要求，人事档案当中记录的工作人员的个人信息都是经过核实的，人事档案与工作人员的工资待遇、劳动福利保障以及人员组织关系等都有着密切的联系，因此机关事业单位的人事档案又具有一定的法律效用。除此之外，对于机关事业单位人事档案管理又具有较高的机密性，在将档案资料借阅、修改以及审查的过程中都要执行严格的保密制度。这些都是保障机关事业单位人事档案真实性的关键所在。

（二）专门性

人事档案管理事关事业单位内部的人事调动以及个人发展，因此必须要时刻的维护好人事档案的完整性和安全性，这也就使得许多机关事业单位的人事档案是进行专门化管理的。人事档案同其他的工作档案、文书资料档案进行分门别类的管理，以县级市社会保险管理局为例，就建立有专门的人事档案资料室，目的就是保证各类档案资料之间不会出现相互混乱的现象，同时对人事档案也制定有一套专门的收集、整理、转递、查阅、补充流程，从而保证了人事档案信息的机密性。

（三）动态性

由于事业单位的人事档案中需要真实和详细的记录工作人员个人的各项基本信息，而内部工作人员又具备一定的流动性特征，不管是工作岗位的调动还是个人能力的发展和业绩的变化，都需要被详细和完整的记录到人事档案之中，随着时间的推移，工作人员个人的档案信息也在不断地补充和完善，因此人事档案管理工作需要实时地进行更新和补充，也就具备相应的动态性特征。

二、机关事业单位人事档案管理的重要性

（一）改善人力资源结构

机关事业单位加强人事档案管理，就有助于改善事业单位内部的人力资源结构，真正地实现职能、岗位和人才的有机结合。当前事业单位的管理模式在不断优化，事业单位内部进行了一定的岗位和职能调整，在这个过程中必然需要对内部的工作人员进行一定的调动和调整，在进行人事调动时就需要借鉴人事档案中的各项信息资料来对工作人员做出全面和准确的分析和评价，对工作人员的个人能力和实际工作表现进行综合评定，这样才能够实现人力资源的优化配置，使事业单位内部人力资源结构得以改善，真正地做到人尽其才。

（二）提升人事管理效率和水平

人事管理工作除了必要的人事调动之外，包括组织人员培训和是考评，而人事档案中的各项资料会将每位工作人员的学习情况、职称情况、岗位表现和个人经历进行最为直观的呈现，这样就方便事业单位人事管理部门可以直接根据这些档案资料信息来有针对性的组织工作人员进行培训，同时依据档案资料信息可以为人事考核提供重要的参考和借鉴，最终的考核结果又会被记录到人事档案之中，因此利用好单位内部的人事档案，发挥其人事信息的支撑作用，都能够切实地提高人事管理工等的效率。

三、机关事业单位人事档案管理中存在的问题

（一）缺乏对人事档案管理工作重要性的认识

当前机关事业单位在进行人事档案管理工作的过程中，还存在着一些问题和不足，首先就是表现在部分机关事业单位缺乏对人事档案管理工作的重要性认知。同样以县级市社会保险管理局为例，在执行日常管理工作的过程中，相应的档案资料管理也大多是文书资料管理和工作资料管理，使得人事档案管理经常被忽视，这也就直接导致了事业单位内部人事档案管理制度不够健全和完善。在进行人事档案信息收集、转递、整理与补充方面都存在着诸多不足，只是单纯地认为人事档案只要做好保存与管理工作即可，对于人事档案的完整性、可利用性缺乏足够的认识。

（二）人事档案管理工作的信息化程度不高

随着信息技术的不断发展和互联网络的普及，事业单位必须要实现管理手段和管理方式的优化和升级，相应的人事档案管理工作也应当加快推进信息化建设，用信息管理平台来代替当前的手工编辑和检索的方法。但是就目前多县级市的机关事业单位运行情况来看，由于缺乏必要的资金投入和技术支撑，使得许多机关事业单位仍然采用传统的纸质档案整理和保存方式，忽视了人事档案管理的信息化和数字化建设，使得人事档案管理工作质量和水平不高。

（三）事业单位人事档案管理工作人员综合素质有待提升

机关事业单位的人事档案管理工作这一项机密性、政治性和专业性兼具的工作，再加上人事档案直接同事业单位内部工作人员的福利待遇和等级评定相挂钩，因此在开展人事档案管理工作时不可有半点马虎。但是就目前的情况来看，机关事业单位在进行体制机制改革的过程中，出现了一定的人事调动，由于缺少对档案管理工作重要性和专业性的认知，机关事业单位会调派一些非专业工作人员到档案管理部门任职，这部分人员由于没有经过专业和系统的学习，对待人事档案管理工作可能不够严谨，一旦出现了信息录入失误或者是信息遗漏，都会影响人事档案信息资料的真实性和完整性，不仅会降低自身的工作质量，还会影响相关工作人员的个人发展。

四、机关事业单位人事档案管理的优化策略研究

（一）建立健全人事档案管理制度

机关事业单位又提升人事档案管理水平，就要在强化思想认知的基础上，建立健全事业单位人事档案管理各项规章制度，实现人事档案管理的专业化和规范化，提升管理服务水平。首先就是要求事业单位必须要明确人事档案管理部门的工作内容，建立相应的人事档案收集制度，做到人事档案管理的常态化和长效性，确保信息资料收集的全面。其次是要建立健全人事档案转递制度，严格规范转递手续，保证转递过程的保密性。再次是要建立人事档案管理监督机制，成立专门的人事档案监督管理小组，对于档案资料的管理情况进行定期的审查，确保档案内容无泄露和遗失。最后就是要健全人事档案管理岗位责任制度，一旦发生档案资料信息丢失、信息遗漏等的问题要进行追责，从而保证人事档案管理各项工作的有效落实。

（二）优化创新人事档案管理方法

机关事业单位必须要结合时代特征来优化和创新人事档案管理方式方法，事业单位要改变以往人事档案管理分散化的局面，投入必要的资金来加强人事档案管理的基础设施建设，搭建相应的档案信息综合管理平台和信息管理系统，购置和使用先进的管理软件，建立人事档案电子资料库，逐步的实现纸质档案像数字化档案的转变，做好新旧档案之间的衔接，改变以往单纯地依靠人工进行收集和传递的工作方式，借助于信息管理平台实现线上的信息收集、分类整理、快速检索和加密传递。同时通过建立电子档案库，可以利用海量的云空间来进行存储，也能够节省一部分档案室建设资金投入，切实提高机关事业单位人事档案管理效率和人力资源管理水平。

（三）提升人事档案管理人员的综合素质

机关事业单位要提高人事档案管理水平，确保人事档案的充分和有效利用，就必须要不断地提升人事档案管理工作人员的综合素质，发挥工作人员的能动性，保证人事档案管理各项工作的有序和顺利开展。首先就要求机关事业单位在进行岗位调动和人才配置的过程中，必须要对相关工作人员进行严格的考核和选拔，必须要使其能够符合档案管理工作岗位的资质和要求，用竞聘上岗机制来代替推荐上岗机制。其次是要加强对人事档案管理工作人员的业务培训，除了必要的思想政治培训、政策培训，提升工作人员的责任心之外，还要重视对档案管理工作人员的技术培训，提高他们的信息素养，使其能够掌握先进信息技术和综合信息档案管理平台的应用，从而使其能够更好地适应人事档案管理信息化建设的需求。

五、结语

机关事业单位要做好人事档案管理工作，认识到人事档案管理的重要基础性作用，为事业单位人力资源管理提供必要的信息平台，构建人事档案管理动态长效机制，提升档案管理服务质量，事业单位的健康和稳定发展提供保障。

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