探讨搭建数字化不动产档案管理利用发展平台

张玉君

中图分类号：G270.7 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2020）01-085-02

摘 要 21世纪被誉为信息化时代，数字化技术与信息化技术不断向各行各业渗透，并成为人们生产、生活中不可或缺的重要组成。在档案管理领域，数字化档案管理是档案管理发展的趋势，不动产档案管理亦是如此。数字化不动产档案管理发展平台能够帮助不动产档案管理实现信息化和数字化，于提高不动产档案管理的效率和质量能够产生积极影响。本文围绕“搭建数字化不动产档案管理利用发展平台”展开讨论，希望能够对推动数字化不动产档案管理有所助益。

关键词 数字化 不动产 档案管理 发展 平台

不动产是个人财富中比较重要的财产，需要严格遵循相关记录登记。不动产登记是国家的要求，也是保护个人财产的一种有效手段。由于个人财产具备一定的独有性和特殊性，而地区政府的不动产管理具备一定差异，这使得不动产档案管理存在较多不可控因素，进而容易影响不动产档案管理的整体质量。数字化不动产档案管理即借助现代化的数字技术和设备对不动产档案信息进行的包括收集、整理在内的所有工作的总和。搭建数字化不动产档案管理利用发展平台，有利于统一档案管理的标准，对提高不动产档案的利用价值、推动不动产档案管理发展等均能够产生非常积极的影响，相关方必须重视此项工作，积极设计策略推动建设工作展开。

一、概述数字化不动产档案管理

利用现代化的数字技术及设备对不动产档案信息进行收集、整理、存档等，并借助数字技术实现相关档案的管理即“数字化不动产档案管理”。在数字化不动产档案管理模式下，不动产档案以数字状态被存储或使用，进入计算机网络系统进行信息检索，数字化的系统能够使得档案信息的搜索更加全面，有利于提高档案管理工作的速度和质量。搭建数字化不动产档案管理利用发展平台，是立足于数字化不动产档案管理构建数字化平台，实施数字化不动产档案的科学管理。

二、数字化不动产档案管理利用发展平台特点

（一）依托计算机网络系统

与传统的人工档案管理相比，数字化不动产档案管理利用发展平台依靠计算机网络系统实施档案管理，档案管理更现代化，效率和质量大幅度增长。

（二）运用数字化存储技术

在数字化不动产档案管理模式下，档案管理人员需要利用数字化存储技术将相关档案信息存入档案信息库，此举能够有效地提升不动产档案信息的安全性，有效地防止信息篡改、信息丢失等问题发生。与此同时，数字化存储技术的使用使得不动产档案信息的类型具备了多样性特征，不动产档案信息的类型得以丰富，除了传统的文字档案外，还可以包括声像档案以及其他类型的动态档案。

（三）利用计算机信息检索

在数字化档案管理模式之下，相关人员可以利用平台查询不动产档案信息，计算机检索系统为用户提供了借助关键词快速检索的途径，信息的快速搜索得以实现，极大程度地保证了信息查询的准确性和便捷性。与此同时，一些重要的数字化不动产档案可以借助相关技术进行加密，查询者只有在获得一定访问权限时才能够获得相关信息，此举很好地保证了不动产档案的安全，提高了档案的质量，保证了档案的使用价值。

三、数字化不动产档案管理的利用原则

（一）需要遵循国家的相关规定

与一般的管理工作相比，不动产档案管理十分严谨，必须保证相关工作有效、相关信息资源可靠，否则档案管理的效力发挥较难以保证。为了保证上述要求，在进行档案信息资源建设管理时，相关人员必须严格遵循国家的相关规定，严格按照数字化不动产档案管理的相关标准和程序落实操作，以保证档案管理规范化。与此同时，由于不同城市的不动产可能存在差异性，因而在进行不动产档案管理时，还需要充分的考虑城市建设的实际情况，要协调管理工作，以保证不动产档案管理兼顾国家规定和城市建设发展。

（二）必须保证信息完整真实准确

精准的不动产档案信息对城市建设意义巨大，因此，数字化不动产档案管理应该保证档案信息的完整、真实、准确，必须确保档案信息在城市建设中发挥应有的参考价值。当前阶段，信息技术的发展不断加快，相关技术的应用不断拓宽，城市建设对不动产档案信息的真实性、完整性、准确性要求越来越高，因此，在落实数字化不动产档案信息管理时，相关人员必须确保档案搜集全面，整理出的档案信息完整、真实、准确。

（三）要保证档案资源的长期使用性

作为城市建设的重要依据，不动产档案是必须要进行长期保存的。为了保证不动产档案资源能够随时发挥自身的作用，档案管理必须坚持长期保管和利用原则，且必须要根据发展平台建设不断完善。与此同时，为了防止档案信息丢失，在日常的档案管理中，相关人员必须及时地对数字化的档案信息进行定期维护，必须对档案管理平台进行及时的升级。

四、建设数字化不动产档案管理利用平台的策略

（一）提高档案管理意识

意识决定行为，所以，建设数字化不动产档案管理利用平台应首先提高相关人员的档案管理意识，要使之有不断完善不动产档案管理利用发展平台的思想，推动数字化不动产档案管理在城市建设中发挥自身作用。首先，數字化不动产档案管理的领导阶级需要发挥自身的模范带头作用，要引导管理人员正确认识信息化不动产档案资源管理工作，严格遵循相关操作完成管理。其次，档案管理人员需要明确自身在数字化不动产档案管理过程中扮演的角色，明确自身的责权。最后，普通人员应该了解数字化不动产档案管理对城市建设、我国经济发展等的重要作用，在相关工作开展过程中，应该予以及时的帮助，要尽可能地减少数字化不动产档案管理落实的阻力，推动数字化不动产档案管理利用发展平台建设，尽可能地帮助相关人员优化不动产档案管理的各个环节。

（二）进一步推动信息化建设

优化不动产档案资源的信息化建设是建设数字化不动产档案管理利用发展平台的客观需求，在现阶段信息化格局下，融合不动产档案管理与信息技术是实现档案信息共享、发挥档案信息化建设效力的最有效手段。因此，加强档案信息化建设意义巨大，而在落实此项工作时，需要关注三点问题：第一，应借助计算机网络系统及时开展人工录入或扫描不动产档案信息，实现不动产档案信息的数字化存储。要根据不动产档案的类型将数字化档案信息分类整合，要及时建立子目录或子文件，对档案信息进行细致分类，全面的囊括图片、信息、文字、视频类信息，以便捷信息的后续调取、使用；第二，为数字化不动产档案信息建立索引，借助计算机网络系统实现不动产档案信息的自动化处理，促成档案信息的快速检索；第三，完善数字化不动产档案管理需要的网络设施，为相关部门共享不动产档案资源、实现档案远程传输等提供路径，全面提高不动产档案资源的使用价值。

（三）强化数据库建设

数字化不动产档案管理形式下，不动产档案以数据信息形式存在，对应的数字化不动产档案平台能够为数据信息形式的档案传递、处理提供路径。为了确保涉及类型众多的不动产档案管理信息能够被有效处理，必须为之提供完备的数据库，一方面方便存储档案信息，一方面方便各级管理部门调用信息。建设的数据库要能够包含不动产档案信息的全部内容，还要能有完善的数据库对之进行分类，要配置专业的人员对数据库进行定期维护，及时进行新的不动产档案信息录入等，要确保档案信息能够及时地完善和更新，确保数字化档案具备完整性和安全性。

（四）构建信息安全保障体系

数字化的不动产档案便捷了不动产档案管理工作，然而也使得信息安全问题不断严峻。为了保证不动产档案信息的真实性，数字化不动产档案信息利用平台必须具备较强的档案信息安全保障体系，要重点关注如下几点：第一，要能够有效防止黑客进攻或者病毒攻击；第二，对于档案访问者，需核实身份，对于重要的档案需建立密匙管理；第三，信息网络系统的监控管理必须强化，计算机防火墙及各类杀毒软件必须及时更新；第四，数字化的不动产档案需要进行及时的备份，要积极防范档案遗失问题出现，尽可能地保证档案信息安全。

（五）全面提高相关人员的素质

无论是数字化的不动产档案管理还是数字化不动产档案管理利用平台建设都需要有专业的人才负责相关事宜。因此，必须加大专业人才的培养力度，要提高档案管理人員的专业技能，丰富其档案管理相关知识，使之能够胜任数字化的档案管理。与此同时，应该加大优质计算机管理人才的引入力度，要为不动产档案管理及平台建设提供充裕的人力资源。

五、结语

综上所述，数字化不动产档案管理能够为社会各方提供巨大的便捷，如可以便捷个人实时查询档案、提高档案查阅的速度；如可以提高档案管理人员的工作效率、降低其工作负担，推动我国档案管理整体发展。毋庸置疑的是，数字化不动产档案管理是符合事物发展规律、档案管理发展趋势的一大必然，数字化不动产档案管理利用发展平台建设不仅完善了档案管理部门的体系，方便了档案管理相关人员的工作，还为档案管理部门与公民进行档案信息交互提供了路径，有利于推动档案管理工作公开、透明发展，不动产档案数据的安全和系统的稳定得以保证，数字化不动产档案管理的作用得以发挥，也才能够更好地服务于社会大众。

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