基于信息化背景谈档案工作创新发展

王俊英

摘 要 现阶段，国内信息技术与信息成果处于较为成熟的发展阶段，创新思潮与大数据趋势的影响力越来越大。然而，基于当前的发展格局，档案管理工作正面临着一个重大的发展挑战。考虑到档案管理工作的特殊性质，若想丰富档案管理机构的服务职能和服务效果，必须抓住信息化发展优势，吸收新型档案管理工作办法，创设新的档案管理系统。本文主要研究了信息时代背景下的档案管理工作，阐述了部分有效的创新发展途径。

关键词 信息时代;档案管理;创新

1档案管理信息化概述

从理论上看，档案管理信息化是传统的实体保管型管理模式转变为信息化、数字化管理模式的一个过程。在集中统一的档案管理单位的运行模式下，把现代信息技术融入了档案管理与规划活动里面，能够从根本上满足了信息资源接收、搜集、存储和提档利用等服务需求。通常情况下，档案的信息化管理活动具备三个基本特征：第一，档案管理行政部门统一制定实践管理工作的法规标准和政策。第二，档案管理信息化是政府、企事业单位走向信息化管理的重要体现。第三，档案管理信息化发挥现代化信息技术的优势提高管理效率，又能构建数字化的信息网络[1]。

2档案管理信息化的必要性

越来越多的信息资料和信息使用需求，使得档案信息化管理越来越重要。所谓的信息化创新，首先，在信息化模式下，构建统一的数据管理平台非常方便，基于信息化技术可以快速采集并处理相关数据，规范信息管理平台和数据采集流程，推动建成可靠的、连贯的智能服务体系。其次，信息化能够强化电子文件的保管技术，特别是云储存方式。在这样的模式之下，档案管理人员不用再承受过大的工作量和数据存储处理压力，档案管理机构也不用再畏惧限制访问、审核数据安全的重压[2]。

3信息化时代档案管理工作的创新

3.1 档案管理现状

一方面，管理体制不规范。虽然当然管理融入了信息化的技术和理念，但是信息化管理约束制度并不健全。工作流程也没有通知到每一位工作人员，实践管理行为存在极大的盲目性。虽然国内推出了部分具体的档案管理法规，投入使用后也取得了部分成就，但是仍然存在部门立卷制度不完备、权责分配不合理等诸多问题。另外，高层管理者并不了解基层职工的能力，工作团队多是抽调早期部门和管理人员组成的，人员配置规范性较低，未能做到与时代需求同步调整、同步更新。另一方面，档案载体保存存在安全问题。在信息化的管理模式下，大多数档案都以电子文件的形式储存，而信息材料则是以光盘和磁性存储方式被保存下来，不过磁盘容易因物理反应而导致卷曲，甚至是出现由磁粉脱落引发的文件损坏现象。其实，电子档案与纸质档案相比，它的存储期限较短，数据只能维持十年左右。因为电子档案具有这种脆弱性，所以更容易产生数据无法读取的结果。总之，档案管理需要信息化技术开发档案信息资源、优化基本管理模式、提高信息服务效能，具体的，需要优化微缩技术服务、光盘存储服务、现代通信网络服务、公共信息网络服务及视听传播服务能力，争取全面建成计算机管理服务系统，并且加强档案管理系统与周边系统的集成，通过系统之间的无缝链接达到电子档案及时、准确的归档至云存储服务器中。一方面，必须借助信息化技术建成档案编目、数据检索、收集整理、存储共享为一体的信息产业体系，另一方面，加大档案管理工作改革力度，在承担复制加工及传输责任的基础之上，必须严谨地保护信息产权。

3.2 档案管理工作的创新策略

从事物的发展规律上看，档案管理工作的创新是信息时代和人类工作的迫切需求，档案管理体系前进与发展的必经之路。也正因如此，广大科研工作者深入研究管理工作体会，并提出以下可行的创新策略。第一，建立健全法律法规体系。不论是生活在哪一个发展时期，不论是哪一种工作活动，都需要健全的法律保障体系来维持其正常运行的稳定性、安全性与机密性。就国家级的机密档案而言，不仅需要利用国家标准去监督，而且需要利用法律法规去管理。就普通的档案而言，国家也应该出具相应的法律条例，并要求各个档案管理单位结合实际情况设立有效的法规。只有这样，才能保障实践工作的质量和效果，进一步证明创新型管理方法的优势。第二，吸收新的理念，创新管理概念。现阶段，若想从根本上改变信息化管理观念，使其为长期管理工作提供帮助，需先调整指导模式，纠正日常管理环境下工作人员的错误态度或思想，从而构建现代化、数字化、高质量的管理模式。与此同时，一线管理人员应该秉承着科学的工作态度，充分理解信息化与管理活动之间的联系，认真发展信息化管理模式;应该学习创新精神、奋斗精神，不断更新自身的服务理念，进一步提高管理行为的实效性，从而达成档案服务效果更上一层楼的目标。第三，全面优化信息化管理模式。档案管理工作者应该时刻关注管理需求的动向，不断调整管理模式，争取为人们提供更多的服务和帮助。档案室高层必须要认识到传统模式服务职能单一的弊端，从而依照不同部门的实际需求划定管理模块，同时配备相应的管理程序，及时备份重要资料，进一步优化档案资料管理体系。在此期间，工作人员应该遵循具体细则处理管理系统，规范各项实践管理工作，完成基础设施升级、技术指标革新等重要任务。第四，推动建立信息化管理平台。其实，尽早构建信息化管理平台，不仅能够拓宽信息搜集共享渠道，而且能够简化档案资源管理工作，完成统一搜集与处理任务。在建立新的信息管理平台时，可以先建立综合性管理与分级管理资料库，这种资料库融合了档案管理理念与科学技术，符合档案管理单位的管理实况。基于此，可以构筑高质量的信息化管理平台，特别是融入创新思想构建档案信息共享平台和管理效果反馈平台[3]。

4结束语

综上所述，现代化的发展需要的是高质量的信息与信息存储及处理办法，而构筑优质的、信息化的档案管理体系，唯有融入创新思想调整档案信息化管理系统，才能突破管理局限，令档案管理工作走向开放共享之路。

参考文献

[1] 刘万松.以创新性多元性思维引领档案培训工作的探讨[J].办公室业务，2020，（4）：69-73.

[2] 柴麗.把创新工作机制贯穿档案工作始终[J].档案时空，2019，（6）：1.

[3] 于华，张璐.示范引领 推动数字档案资源建设——丰台区档案局（馆）室藏档案数字化实践研究总结[J].北京档案，2019，（2）：39-41.