信息时代档案数字化外包质量与安全风险控制

陈梁

摘 要：随着我国经济的快速发展，企业、社会团体和自然人产生了大量的档案，档案管理外包服务应运而生。然而，目前我国企业档案管理外包过程中仍然存在一定的风险，制定有效的防控策略已刻不容缓。在此基础上，本文分析了企业档案管理外包面临的风险，并提出了几种有效的防控策略，希望能为我国企业防范档案管理外包风险提供一些有益的参考和借鉴。

关键词：信息时代;档案数字化;外包质量;安全风险控制

引言

企业档案是企业在生产经营过程中逐步形成的具有保存价值的各种文件和资料，体现了企业社会活动的全过程，对促进企业的生存和发展具有重要的参考价值。档案管理外包是企业档案管理发展的新趋势，对解决企业档案管理手段落后、管理模式不规范等问题发挥了重要作用，但档案管理外包过程中也存在一些风险，企业应给予足够的重视。

1 信息时代档案数字化外包风险

1.1档案质量风险

如果档案机构不能进行过程控制和后期评估，数字档案在数字处理过程中的质量基本上由外包公司自己控制。档案部门在验收阶段进行质量检查时，由于数量大和技术限制，不能逐一核对，但抽样检查很难对质量实现综合控制，即使技術足够强大，技能和信息之间的不对称也会导致其质量下降。

1.2档案信息安全风险

数字外包范围的定义标准不同，一些秘密文件进入外包范围，泄漏的风险很高;在数字处理过程中，有许多环节，如整理、扫描、图像处理、数据链接、校对、还原和存储等，可能有外包公司未能及时处理复制的文件，导致泄漏的情况。

2 档案管理外包安全与质量风险控制

2.1合理评估外包可行性

企业在实施档案管理外包前，应组织有关领导、档案管理部门和第三方组成评估小组，研究分析企业档案管理外包可能出现的风险特征、来源、条件和对策。同时，进行了以下三个方面的工作：第一，编写详细的财务分析书，包括外包的隐性成本、外包后的显性成本和回报。利用财务分析手册推断是否存在外包需求，利润是否高于成本，是否适合外包等。第二，根据企业的实际情况，制定有效的档案外包计划。通过外包计划分析哪些档案需要由企业个人管理，哪些档案管理工作适合外包。一般来说，纸质档案的维护、数字档案的建设以及一些人事档案的管理工作都适合外包。在确定外包内容后，还应分析可能出现的各种风险，并制定相应的风险防范措施。对于一些企业经常查阅并与其日常业务活动密切相关的档案，以及与其核心竞争力和核心利益有关的档案，不应选择外包，以尽量减少档案管理外包的风险。第三，有必要考察外包机构是否具有合格的资格证书，是否具有优秀的人员素质，是否具有丰富的管理经验，是否能够提供符合要求的技术服务等。此外，还应该确认外包机构是否采取了必要的保障措施来评估企业档案管理外包项目的风险。尤其是一些企业要特别注意核心商业秘密的档案外包，坚决防止商业秘密的泄露。事实上，外包组织与企业的关系是一种代理和委托关系，这大大增加了企业责任外移的机会，进而增加了企业档案管理和质量控制的难度。因此，在档案管理外包过程中，企业应加强监督机制建设，建立健全配套的管理体制和部门，明确沟通渠道，更好地解决档案管理外包工作中的矛盾和问题。

2.2提升外包程序透明性

首先，在财务管理会议上集体讨论财务分析文件草案，并对分析文件中不合理的部分提出修改意见，以确保企业档案管理外包的质量不受影响，最大限度地降低企业的成本。第二，邀请专业的第三方组织审查建议的外包实施计划，并结合第三方组织继续修改和完善。第三按计划实施档案管理外包工作。一是进行档案管理外包的招标。在招投标时，要进行实地考察，了解招投标机构的各个方面，不能只以好的招标书和低价作为选择的依据。其次是完善各项管理机制。可以设立一个专门的投标部门，负责监督外包过程。可以安排企业档案管理部门的专业人员参加招标工作。这些人员应具有丰富的档案管理工作经验，能够有效地监督外包工作。也可选择专门的招标投标机构，对招标投标工作进行全面的管理监督，但需要企业增加部分费用支出，这将在一定程度上提高企业的外包成本。最后，及时披露信息。企业应及时将不涉及企业核心秘密的外包信息公之于众，使员工及时了解企业的最新动态，有助于增强企业凝聚力，提高员工的工作效率。

2.3加强对外包的监督管理

（1）规范企业档案管理外包合同。企业在谈判、起草和签订外包合同时，必须与外包机构进行反复磋商和沟通，确保合作顺利有序。同时，企业应选择高素质的专业人才与外包机构签订合同，加强外包合同的规范化，为外包工作奠定良好的基础。（2）改善监察机制。企业在执行外包合同前，应当与外包机构的服务人员进行深入、具体的交流，明确合同的规定和要求，并将任务分解给个人，确保参与合同执行的每个人都知道自己的责任。在合同执行过程中，应建立健全监督机制，做好监督管理工作，加强对外包机构的监督。一方面，应监察外包机构的运作和财务状况，例如：不时抽查外包机构的审计报告，以评估其应急措施和运作能力等。另一方面，外包机构监控服务质量。根据外包机构履行合同义务的情况定期进行检查，总结问题，及时跟进，及时解决，防止给企业造成不必要的损失。

2.4优化档案外包管理制度

第一，政府要加大对档案管理外包行业的支持力度，成立专门机构研究外包管理，增加企业信息宣传的深度和广度，使广大企业更清楚地认识档案管理外包的优势，增强对外包机构的信任和了解，促进企业档案管理外包的快速发展。第二，加强对企业档案外包的立法，尽快制定和颁布相关法律法规，有效规范档案管理外包市场，提供必要的制度保障，以有效制约外包机构的运作，降低企业档案外包的风险。第三，积极鼓励企业成立档案管理外包协会，加强外包机构与企业之间的合作与交流，深化双方的沟通与了解。行业协会应发挥积极作用，多参与国际交流活动，学习和借鉴国外先进经验，促进我国档案管理外包的健康、可持续发展。

结束语

总之，在企业档案管理外包的过程中，不可避免地存在着一些风险，企业可以采取合理的措施评估外包的可行性，提高外包程序的透明度，加强对外包的监督管理，优化档案外包管理体制等，从而有效地防范和控制企业档案管理外包的风险，节约企业成本，提高企业的核心竞争力，促进企业的健康持续发展。

参考文献

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