分析企业档案管理工作存在的问题与对策

史立娜

摘 要：一个企业如果想发展地更好首先就要进行档案管理工作，档案的管理工作与企业的行政、经营都有密不可分的关系，企业档案管理的对象包括整个企业的资产和机密，所以对企业的经济效益和发展前景都会产生很大的作用，但是在当前的企业档案的管理中还存在一些问题，只有解决了这些问题，才能让企业更有活力，不断地前进。

关键词：企业档案管理;问题;对策

引言

档案，顾名思义，就是对我们所生活的社会的记录。企业档案就是指企业对公司各项资料的记录，以便为以后的工作提供依据。如今企业之间面临的竞争压力越来越大，企业的档案管理工作也对企业的发展起着越来越重要的作用，所以企业必须找出自身在档案管理工作中的问题，提高档案管理工作的水平。

一、企业档案管理工作中存在的问题

（一）企业进行档案管理的意识比较弱

在很多企业管理者的思想中，企业的主要任务就是进行生产和经营，目的就是为了获取利润，档案管理的工作通常不被重视，没有专业的人员进行管理，就是一些其他职务的工作人员顺带进行整理和管理，比如文秘等对其进行管理，而且一般情况下也不会在档案管理工作中用很长的时间，所以很多企业的档案管理都比较杂乱。

（二）档案管理制度十分不完善

企业的档案管理工作实际上非常繁琐，而且每个企业都有自己的独特性，应该根据企业自身设计一套科学合理的档案管理制度，这样便可以让企业更加井井有条，随着经济和科技的不断发展，很多的企业不断进行摸索，已经建立起了一些档案管理方面的制度，然而这样的制度还存在许许多多的不完善性和漏洞，比如在档案的保存方面，没有将档案放置于十分隐秘的地方，如保险箱等，只是放在了普通的档案柜里，甚至没有上锁，这样就会造成档案丢失和泄露的风险。一些档案可以允许很多员工借阅，而由于没有完善的制度规定，很多员工在档案上涂涂改改，随意乱画，影响了档案的准确性。

（三）档案管理方式落后

目前，我国现在的很多企业对档案的记录仍然是让员工进行手工或者手动的记录，而随着企业的发展，面临的需要整理的数据将会越来越多，面对海量的数据，人工很难避免漏输或者输错数据的情况，一旦数据出现问题，企业也很难发现，到最后可能会影响到整个企业的发展，将企业置于尴尬的境地，面对信息化的飞速发展，虽然一些企业进行了改进，但是员工没有经过专业的培训，实际上效率也很低。

（四）企业档案不完整，信息利用率低下

很多企业的档案是纸质的形式，非常多，员工在进行收纳和整理时面临很大的困难，有时候就会随意堆放，新的员工再次接手时会更摸不着头绪，然后这样一代一代传下去，几乎全部的档案都被打乱了，想要找到一份档案可能就是大海捞针，还有的虽然是建立起了计算机系统由于是公开的，但是系统也很不完善，输入的档案不全，或者是查阅机器失灵的情况常有出现，这样就导致信息利用率十分低下。

二、加强企业档案管理工作水平的对策

（一）依靠法律来加强企业档案管理工作的水平

企业可以通过学习《档案法》和《企业档案管理规范》等法律中的规定与举措来建立一套制度，加强对企业档案的管理，同时还要设计一个符合自身企业规律的科学的档案网络，这个网络必须保证所有的档案都能被记录进去，容易查找，不易破解等，该档案网必须是公司的内部网络，以防他人盗窃公司机密，同时还要对所有档案进行分类，编排目录，便于查找。

（二）让档案信息资源得到更加充分的开发和利用

档案信息资源的开发和利用关乎企业的发展，在如今的信息化时代更是如此，哪个公司和企业能够把档案信息资源利用好，哪个企业就能得到又好又快的发展，所以一个求进的企业必须把档案信息资源管理重视起来，企业在信息化管理档案中要把人、物、财、产、销、供等结合起来集中到档案中，同时还要加强对档案管理人员的培训，让他们对自己的业务熟练起来，变得更加专业，这样才能让死板的档案变得更加鲜活，让档案更能发挥自己的作用，為公司和企业的发展注入一份新的力量。

（三）提高企业对档案管理的认识，从心里重视企业档案的管理

目前的很多企业都存在对档案管理的不重视现象，档案随意放置、随意涂画的现象十分普遍，要想真正提高企业高层及普通员工对档案管理的重视，就必须要将档案管理工作设为一项独立的工作，并且负责人必须具备高度的档案责任感，定期整理档案，加以分类，同时还要向上司及其他相关部门汇报档案情况，让整个企业都对档案管理工作重视起来，负责人除了要有责任感还要有上进心，企业应该多多组织有关档案管理的培训，让档案管理的负责人和员工参加，让他们学到更多的关于档案管理工作的知识，更好的运用到他们的工作中，在经费方面给予他们一定的补助或者是报销，让他们能没有压力地进行深造，为企业提供更好的服务。

（四）加强档案管理人员的素质要求

档案管理人员不仅要有高度的责任感，还要具备很强的政治素质，因为对于一个企业来说，有的档案是必须公开的，有些档案是绝对机密的，还有些档案是可以公开但不能全部公开的，作为一名档案管理人员必须要坚守自己的原则，不能违反公司的规定贩卖机密档案。

结束语

企业的档案管理工作对于企业来说是最基本的工作，但同时也是最容易被忽略的工作，如果企业不重视档案管理，只重视经济效益，企业将会在未来面临很大的挑战，本文通过阐述档案管理工作中人员档案管理意识不强，档案管理制度不完善，档案管理信息化程度低等问题，提出了一些增强员工档案管理意识，健全档案管理制度的一些办法，希望对企业的档案管理有所帮助。

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