军工企业工程建设项目档案资料检查审核审查工作的探究

李淑香

摘 要：军工企业工程建设项目档案是军工单位在工程建设中形成的原始记录，是军工企业生产经营、维护发展的主要依据，是重要的知识资产，在国防经济发展中起到重要支撑作用。本文对笔者所在军工企业重大建设项目中积累的工程建设项目档案资料检查审核审查工作实践中采取的方法和出现的问题进行分析，提出了一些认识和体会。

关键词：军工企业;工程建设项目档案资料;问题;审核审查工作的探究

引言

军工企业工程建设项目档案工作要与经营管理的其他方面一起与时俱进，怎样更好地做好档案收集工作、保管和利用工作，只能在实践中不断探索。今日的辛苦收集、精心保管是为了明日的有效利用，是为了更好的维护军工企业资产的保值增值，历史将见证基层档案工作者工作的意义所在。

1、军工企业工程建设项目档案管理的重要性

工程建设项目档案是指在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。军工企业工程建设项目档案因其固有的特殊性，使其与其它工程建设项目档案更具有一定的储存价值。

但是随着工程项目的增多，工程资料也不断增多。在工程前期包括的资料主要有任务书、上级批示的文件、招投标文件、勘察文件、施工合同等。而在实际施工过程中涉及到的资料主要包括施工材料、验收材料以及关于质量的监督材料等。而在项目竣工之后，还会涉及到竣工图纸、工程结算材料等。一般情况来讲，这些材料都对施工过程进行了详细介绍，是较为真实、全面的材料内容，对工程的质量有重要影响。就当前社会中各个行业的材料管理來讲，档案管理具有一定的社会属性，并且在国家的相关部门中已经形成了一定的管理制度。

但是无论从企业的方面来讲，还是从个人的方面来讲，档案管理的实施都能实现对社会价值的良好呈现，因此在进行档案管理的过程中，相关工作人员需要给予这方面内容充分重视。无论是在档案的形成、积累，还是在其收集、整理、保管等各个环节，我们都必须投入大量的精力，做好工程建设项目档案归档工作，充分重视军工企业工程建设项目档案的管理工作。

2、工程建设项目档案资料检查审核审查工作存在的问题

2.1档案专业人才缺乏

人才结构失衡，档案管理部门是档案收集的专业部门，普遍存在年轻档案人员缺乏、专业人才缺乏的现象。在工程档案收集管理的过程中，要求具有高素质的复合型人才，既要有档案专业的知识结构，同时也要有工程专业的知识结构;

2.2军工建设单位档案管理考核缺乏力度

档案管理部门没有话语权。固定资产投资项目涉及参建单位、参建部门众多，档案收集困难。虽然档案管理部门为此制定了管理办法及规章制度，但档案部门没有话语权，对参建单位及参建部门缺少考核力度与制约手段，在制度的执行上只能不了了之;

2.3资料完整性问题

资料完整性问题是指一个工程项目所应形成和归档的一切竣工图纸、文字资料齐全完整，没有遗漏现象，工程竣工资料的完整性是其准确性的基本保证，残缺不齐的工程竣工资料其准确性也无从谈起。在工程项目的档案资料检查中，发现工程建设项目归档资料不完整，如实施方案中编写的内容实际中没有相关资料归档，存在不归的现象，问其原因，解释相关资料存在，但未归入本工程项目档案，也没有在归档说明中标注。这类问题影响了项目档案的通过验收;

2.4资料准确性问题

资料准确性是指项目档案要真实、准确，文件的时间逻辑、文字描述合理，能够反映项目建设的实际情况。具体包括两方面的意义：一是文字资料与图纸的对应配套，即每套施工图纸都有相应的施工纪录与之对应，每份文字资料又都准确无误的反映着施工图的意图和最终结果。二是文字资料合同图纸与实物相符，做到文物吻合、图物相符。在工程项目的档案资料检查中，发现了竣工图未按设计变更贯彻更改、文件签署时间逻辑顺序倒置等问题，也是影响项目档案通过验收的重要因素;

2.5 资料有效性问题

资料有效性对工程建设来说至关重要，施工资料的形成和管理是施工过程不可缺失的组成部分。如施工日志是资料检查的依据和基础，涵盖了工程管理和资料形成的过程记录，施工日志应该真是、连续完整、施工部位具体，填写内容与隐蔽、预检、测量记录、试验报告、检验批、材料构配件进场记录、技术交底交圈。施工日志记录了施工阶段的生产、技术质量安全工作，工程项目的开、竣工日期、施工勘测、工程进度及上级有关指示。但在工程项目的档案资料检查中发现，施工日志填写的内容不完整，一页纸只记录一行文字，具体事项记录不清，技术质量安全工作空白，不填写。施工日志的记录的有效性也是影响项目档案通过验收的重要因素;

2.6 资料移交问题

在接收竣工后移交的资料检查中发现，文件资料签署填写不完整，如项目技术主管不签字，编制起止日期填写不对，背考表册数、立卷人、审核人不填写，这些也影响着项目档案通过验收的因素。

3、军工企业工程建设项目档案资料检查审核审查工作的探究

3.1实现军工企业工程建设与档案管理的协调发展

军工企业工程建设一般实施的时间比较长，从实施到竣工需要一个周期，因此在工程建设的过程中，实现有档案管理的协调发展十分重要。工程项目中档案的确立应该从工程设立阶段就开始，向相关部门作好归档交底工作，如天津厂房工程项目，在开工实施初期，单位领导组织相关档案专业人员对施工方、监理方相关人员作归档范围、执行标准作交底，让相关人员知道归档归什么、如何归、怎么归。

同时在进展过程中需要对工程质量进行详细监管，对相关文件材料进行详细检查。在项目签订正式的合同之后，需要实施相应的监理措施，使工程项目中的整体内容纳入到监理范围内，进而实现档案管理体系的不断完善，使档案管理能够在工程建设中的各个环节得到渗透。

3.2建立健全档案管理服务平台

服务意识是非常重要的，档案相关管理工作人员需要在提高自身服务意识的基础上，创新管理服务方式。随着信息技术的发展，档案管理部门可以通过建立网络服务平台来实现档案管理工作，将档案资源与单位的局域网结合起来，并在管理部门内部宣传档案资源的重要性，引导其对档案资源进行管理和查阅，使档案的服务功能发挥出更加重要的作用。在此过程中，档案管理人员需要站在网站服务的角度，对档案进行全面管理与运行，促进军工建设单位档案管理服务模式的创新。

3.3借助“外力”来促进管理人员综合管理能力的提升

“外力”是指通过培训的方式将先进的管理观念、管理手段及模式等灌输到管理人员的知识体系中，使其能够掌握更具现代化特色的管理模式和观念，以便为军工企业档案管理做出更多贡献。部门应当定期组织全体员工展开培训，并结合当地城市建设和发展的实际情况，不断提升管理人员的综合能力和素质。

此外，也可以聘請综合能力较强的管理人员到本单位进行演讲，加强深入的交流，将先进的管理观念和方式与本单位的管理人员进行沟通，以便能够面对面进行“解惑”，有效解决工作过程中遇到的问题，促进管理效率的提升。

3.4加大对档案管理工作的监督检查

监理单位应定期和不定期对各单位的档案管理工作进行监督检查，及时发现档案管理中存在的问题并要求及时整改处理。针对档案管理中归档、分类、保存和编目等普遍存在问题的环节，进行重点检查和监督。如天津厂房工程项目，定期不定期对施工方、监理方督促检查实施组卷完成情况，并对已组卷的文件逐一检查，提出问题限期整改，对不能整改问题项汇总，进行阶段复查整改督察，因此，做好档案的业务指导、监督、检查工作，是保证工程建设项目档案资料归档不可缺少的一种有效途径。通过该工程项目档案管理的检查和监督，引导项目各单位重视档案管理工作、健全档案管理制度、规范项目档案的管理工作。

3.5通过经济手段和管理办法制约，实施有效的控制

运用适当的经济手段和相应的管理办法，对工程科技资料实行有效的控制。在与工程参建单位签订承包合同时就应对工程档案的积累、形成及移交的时间、违约处理办法进行相应的条款规定;在相应的档案管理办法中，对工程档案的收集范围及编制档案的责任单位应予明确，对不同的部门应针对不同的工程性质规定档案收集职责，如工程的征地和政策处理合同、环保、建筑、卫生许可、土建招投标、合同和协议等文件材料，明确由基建部门组织收集整理，向档案部门移交。施工单位在进行工程结算时，必须有档案人员签字，才可进行财务结算，有了明确的收集范围和职责及相应的制约手段，工程资料和档案就能避免流失，并能及时归档。从而确保工程档案的归档率、完整率和准确率。

结束语

在信息化时代背景下，军工企业工程项目档案管理依然存在较多问题，要求项目各参建单位高度重视工程建设项目档案资料的管理工作、资料记载的不仅是工程的施工过程，更体现出了企业的管理水平和人员素质。团结协作，健全档案管理制度、提升档案管理意识、加强档案管理队伍建设、加大档案管理监督力度，这样才能更好地解决档案管理存在的问题，提高档案管理质量，保证军工企业工程建设项目档案资料的真实、完整、有效。

参考文献

[1]建设项目档案管理规范（DA/T28-2018）

[2]国防科技工业固定资产投资项目档案管理-文件汇编

[3]中国航天科技集团有限公司国防军工固定资产投资管理办法（天科资[2019]81号）