浅议高校档案“卷”“件”结合整理模式

摘 要 回顾自《高等学校档案工作规范》发布以来高校档案整理有关规范的发展历程，疏理高校“卷”“件”结合整理模式产生的背景、理论依据及实践状况，分析该模式的执行困惑，即“卷”“件”整理的执行范围不明确以及与之相关的管理问题。笔者认为，各高校探索“卷”“件”结合档案整理模式，应遵循“共性+个性”相结合的原则，对全宗档案分类的起点应明确为按档案门类分类，不同档案门类之间所用的整理分类等可以互相不一致。

关键词 高校档案 立卷改革 档案整理 卷件结合

中图分类号 G270.7 文献标识码 A 收稿日期 2019-09-25

基金项目：四川省高等学校档案工作协会档案管理科研课题“新形势下高校‘卷件结合的档案整理模式研究”（170102）。

作者简介：姚笑云，成都理工大学档案馆助理研究員，档案学硕士，研究方向为档案管理。

Discussion on the Combination of "Volume" and "Item" in University Archives Compilation

Yao Xiaoyun

Abstract The paper reviews the development history of relevant norms of archives compilation in colleges and universities since the publication of "Regulations"， and sorts out the background， theoretical basis and practice of the archives compilation mode of "volume" and "item" combination in colleges and universities， and analyzes the implementation confusion of the mode， namely， the unclear implementation scope of "volume" and "item" compilation and relevant management issues. The author believes that when exploring the archives compilation mode of "volume" and "item" combination， colleges and universities should follow the principle of combining "commonness" with "personality"， classify the whole archives according to the archives category， and the classification between different archives categories can be inconsistent.

Keyword archives in colleges and universities; reform of filing; archives compilation; "volume" and "item" combination

一、回顾高校档案整理有关规范的发展演变

涉及高校档案整理的规范很多，本文只选取涉及面较宽、影响较深的《高等学校档案实体分类方法》（以下简称《实体分类法》）、《高等学校档案工作规范》（以下简称《规范》）及《归档文件整理规则》等进行梳理。《科学技术研究档案管理暂行规定》《建设项目档案管理规范》《高等学校教学文件材料归档范围》《四川省文书立卷与案卷构成的一般要求》等针对某领域或地区的规范暂不罗列。

1993年国家教育委员会发布《关于发布〈高等学校档案实体分类法〉、〈高等学校档案工作规范〉的通知》（教办[1993]429号），这是新中国成立以来第一部全面规范各类高等学校档案分类及管理各项业务的规范性文件，推行以案卷作为整理单元的立卷整理方式。发布以来，国内高校基本都按此规范进行档案分类并采取案卷级整理。上述规范和整理方式对高校档案管理的规范化、科学化、现代化有重要意义。

在此之前的1989年，《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-89）发布，该规范经过2000年及2008年两次修订，本质仍是针对科技档案立卷整理的操作规范。

2000年，作为立卷改革发展的里程碑，遵循“简化整理、深化检索”的理念，国家档案局发布了《归档文件整理规则》（DA/T 22-2000）（以下简称《规则》），针对文书档案推行以文件作为整理单元的文件级整理方式。然而《规则》在高校中并没有得到广泛推行，大部分高校仍采取观望态度。

2015年国家档案局发布新修订的《规则》（DA/T 22-2015），新《规则》在原整理方法基础上，围绕将电子文件整理纳入适用范围、增加档号内容、明确装订要求、优化整理流程等重点工作展开[1]8修订。新《规则》将立卷改革推向一个高点，许多高校开始在部分档案立卷整理的同时，对另外部分档案采取了文件级整理。而在不同规范与不同整理方式如何衔接及兼顾问题上，各高校出现了多种操作。

2018年，教育部国务院学位委员会在关于宣布失效一批规范性文件的通知（教政法〔2018〕5号）文件中，将《关于发布〈高等学校档案实体分类法〉、〈高等学校档案工作规范〉的通知》列于其中。《规范》及《实体分类法》正式宣告废止。但由于多年来《实体分类法》已深入高校档案工作，目前各高校在整理方式上仍然难以统一。笔者也了解到，自2010年以来，各地档案工作学会已纷纷启动《实体分类法》修订研讨工作，目前暂无新规范出台。

二、高校档案“卷”“件”结合整理模式的理论依据与实践调研

1.理论依据。从分类而治、避重就轻、取长补短等角度出发，“卷”“件”结合整理是必要的。诚如何嘉荪所言，“作为社会实践活动的真实记录，档案文件既可以看做是在以主体为核心的活动过程中形成的（文书档案），也可以看做是在以客体为中心的活动过程中形成的（科技档案）”[2]35-37。一般用于反映专门性或专业性强的客体及有关活动的科技档案，往往具有专业性及成套性特点，为充分保持与客体为核心的活动过程相吻合的天然有机联系，真实反映客体的状况、结构、特点或运动规律，在整理过程中，更适用于案卷级整理。而一般用于反映主体活动的文书档案，档案相互间联系相比科技档案等专门档案而言比较松散。特别是进入21世纪以来，由于其生成和流转的办公条件和环境已有很大变化，采用文件级整理，更有利于提高文书处理部门的归档整理效率（便于随办随归、简化整理工作、避免因立卷質量影响检索准确率等等）。

2.实践调研。据调研结果显示，当前高校主流的档案整理模式可分三类：第一，立卷模式，以《规范》《实体分类法》为规范依据。据调研，有的高校或因档案规模较小，或因办公自动化程度较低，或因档案人员素质局限，或出于尊重原整理基础等原因，立卷改革比较保守，对档案全部采取案卷级整理。第二，组件模式，以《规则》为规范依据。有学者指出，“高校档案实施《规则》标准整理档案，是受到档案同行专家的认可的，实践也是可行的”[3]30-31。以北京大学档案馆为代表，立卷改革十分彻底，对学校所有档案全部按“件”整理，适当组虚拟卷[4]11-16。第三，更多的高校采取了“卷”“件”结合整理模式。在遵照上述规范基础上，针对不同档案采用不同整理方式，即部分档案按“件”、部分档案按“卷”整理。这是由于，按“卷”按“件”整理各有利弊，高校档案复杂多样，很多高校在整理方式上难以取舍，故选择此模式。据调研结果显示，采取该模式的高校大体都按照“文书档案按件整理，科技档案等其他档案立卷整理”的共识执行。

采用“卷”“件”结合整理模式的高校，面临最突出的困惑和问题是“卷”“件”整理的执行范围不明确。新《规则》指出：“本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。”而在《实体分类法》的分类框架中，哪些类别或哪些类别的哪些部分档案应划入文书档案范畴的说法多样，目前尚未统一，各高校在操作中更是五花八门。如党群档案、行政档案、外事档案属于文书档案的观点普遍得到认可;教学档案则存在较大分歧，有的高校将其作为文书档案，有的高校则理解为科技档案或其他专门档案，如中国矿业大学;又如科研档案、产品档案、基建档案等类别，包含了“11综合”即管理类以及其他项目业务类材料的内容，无法明确界定其属于哪种档案门类;财会档案更是如此。对此，有的高校按“文书档案按件，其他档案立卷整理”执行，这便出现某些类别档案同时采取两种方式整理的问题，不仅增加了整理工作的复杂程度，也不利于档案的统一管理;有的高校将这些类别档案的管理类部分划入党群或行政类档案当中;也有的高校则从该类别档案的整体性出发，都进行立卷整理。

与此相关的，不同整理规范规定的分类方法及档号结构，在无法明确执行范围的实践中所导致的混乱，不利于档案的规范化与统一管理。

三、探索高校档案“卷”“件”结合整理模式的几点建议

1.遵循“共性+个性”相结合的原则。各高校在探索整理模式时，一方面要遵循档案整理的基本原则，即要以遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用作为前提;整理的质量要齐全完整规范，并符合档案保护要求;立卷改革的目的在于简化整理，深化检索;文书档案与科技档案等其他门类档案在整理中的区别在方案中要有所体现，不能混淆[5]34-35。另一方面，应充分考虑学校档案工作具体实际，包括学校办学规模及层次、学科和专业特点，档案数量规模及构成成分，学校办公自动化程度，档案信息化与数字化程度，部门立卷归档制度推行情况，档案人员数量、结构及素质等，同时也应考虑现在及未来与电子文件整理的衔接问题，从而找到适合本学校的整理模式。

2.全宗档案分类的起点是按档案门类分类，并应予以明确。不同门类的档案是具有天然界限的不同种类，这可以看做是全宗内档案分类的第一步骤[6]111。由于其天然界限明确，我们常常忽略在档案管理中执行了此“暗分类”操作。上述“卷”“件”整理的执行范围不明确的问题，从本质而言是不同分类方法的冲突问题。这些高校在档案分类时按《实体分类法》中的问题分类法进行（该规范在分类时并无按档案门类进行“暗分类”），而在考虑按“卷”或“件”整理方式时是按档案门类属性进行分类选择。不同分类方法界限不同，类别互相交叉包含，从而导致在具体执行中无所适从。笔者认为，既然按档案门类分类是必要的第一分类步骤，就应当在分类方案中予以明确。

3.不同档案门类之间所用的整理模式、分类标准和层级等可以互相不一致。不同档案门类特点不同，在整理中也应有所区别。如文书档案在某些学校更适宜采用文件级整理，科技档案更适宜案卷级整理;又如文书档案更适宜采用组织机构分类法和问题分类法，而科技档案则应按项目进行分类组卷;文书档案采用保管期限分类法可为管理工作带来便利，而科技档案若按保管期限分类则影响其立卷科学性……若分类之初已对档案门类进行了划分，不同档案门类之间所采用的分类标准、层级以及与之对应的档号编制结构之间互相不一致的问题并不会带来管理的混乱，相反可以更好地提高管理工作效率。

上述几点建议可作为高校探索“卷”“件”结合整理模式的参考，同时也为修订及执行新《实体分类法》提供参考。

参考文献

[1]李明华.归档文件整理规则解读[M].北京：中国文史出版社，2016.

[2]何嘉荪.论科技档案与文书档案整理方法相异的原因[J].中国档案，1989（6）.

[3]黄东霞.《高等学校档案工作规范》修订的必要性[J].中国档案，2007（8）.

[4]刘淑妮，陈香.再谈“卷”改“件”——新《归档文件整理规则》颁布以后[J].档案学研究，2017（4）.

[5]马英杰，黄存勋.立卷改革方法多元论[J].山西档案，2009（2）.

[6]邓绍兴，陈智为.档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社，1996.