信息化时代档案资源共享研究

摘 要 分析档案信息资源共享现状，力图执行一种科学的档案信息资源共享的安全理念。通过完善档案信息资源共享网络平台、健全档案资源共享保障机制、拓展档案资源共享方式等方面构建档案信息资源共享模式，进一步推动档案信息资源共享实践的发展。

关键词 档案 管理 档案信息 资源共享

中图分类号 G270.7 文献标识码 A 收稿日期 2019-10-10

作者简介：曹燕红，广西科技大学医学部讲师，研究方向为档案管理。

Research on Archives Resources Sharing in the Information Age

Cao Yanhong

Abstract This paper analyzes the current situation of archives information resources sharing， and tries to implement a scientific security concept of archives information resources sharing. Through optimizing the network platform of archives information resources sharing， improving the guarantee mechanism of archives resources sharing and expanding the ways of archives resources sharing， the archives information resources sharing mode can be constructed to further promote the development of archives information resources sharing practice.

Keyword archives; management; archives information; resources sharing

檔案是重要的社会公共信息资源，记录人类活动的原始信息，具有延续人类文化的功能。随着社会信息化的进一步发展，档案信息已经成为人们工作、学习、生活的参考和凭证，如何有效地让档案资源融入数据开放的大环境，充分实现档案信息资源的价值，提升档案信息服务功能，更好地满足公众和社会发展的需求，已经成为当今档案学术界和实践部门普遍关注的新课题。

一、档案信息资源共享现状分析

1.档案信息资源共享意识薄弱。目前，各级档案馆尚存在各自为政的现状，在档案信息化建设中，档案工作者有资源共享意识，但没有共享的动力，档案信息成了“信息孤岛”。档案信息资源共享依赖于各级档案部门之间、档案部门与社会之间的合作，档案工作者要从“以藏为主”向“开发利用为主”的观念转变，从思想上改变过去追求“小而全”“大而全”理念，向寻求网络资源共享的观念转变[1]80。

2.档案信息资源共享内容单一。许多档案馆网站只有馆藏的简介和目录，内容单一，信息量少。有些档案馆虽然开发了信息资源数据库，但条目少，检索功能差，绝大多数不支持全文检索，信息资源内容不够丰富，用户能够检索到的大多都是一些档案的题录和摘要信息，检索结果难以令人满意。现有的档案信息资源网站分类条目粗，二次检索没有多角度反映档案文件内容，影响了用户利用的效率。

3.档案信息资源共享领域少。在档案信息资源开发共享过程中，由于开发所用的管理软件、数据库类型和数据库结构的不同，导致档案信息资源不能完成跨系统、跨库、跨平台的网络化数据共享。近几年，国家加大了与国计民生有关的档案资源的共享和利用，但目前利用的领域很少。资源共享的主要领域是医疗保健和电子政务，而其他领域则较少涉及。通过医疗健康档案信息平台和电子政务共享和利用，提高政府服务效率和民生满意度，进一步推进信息平台建设。

4.档案信息资源共享制度不完善。由于我国档案信息资源共享起步晚，时间较短，政府对资源共享建设的指导基本上仍停留在宏观方面，具体实施策略、法律法规也存在较大的局限性。虽然国家颁布了《纸质档案数字化技术规范》《电子文件归档管理标准》《档案记录规则》等标准和规定，有利于数字资源的建设，为档案资源共享提供保障，但在实施中仍存在较大差距。比如，档案馆纸质档案的数字化处理目前主要采用直接键盘输入或数字摄影和扫描仪上传的方式，因数字图像占用了较大的存储空间，影响档案信息数字化建设。

5.档案信息资源共享存在安全隐患。由于档案的特点，档案信息的保密性和安全性将涉及档案信息资源的共享。因此，在档案共享建设中，要处理好共享与保密的关系。为明确各部门职责，进一步完善档案行业网络与信息安全体系，国家档案局制定了《档案行业网络与信息安全通报工作规范》，为档案信息资源共享安全提供了保障。但目前网络信息安全保障机制不完善，网络侵权、数据信息泄露时有发生。

6.档案信息资源共享的标准不规范。社会信息服务体系的信息建设是由不同地区的不同组织单独管理的，导致标准不统一，存在大量的“信息孤岛”，给资源共享带来了不便。因此，实现不同体系、不同领域、不同区域的标准统一是必要的，但执行起来确实有很大的困难，有些档案馆甚至要对原有的系统推倒重来。档案资源共享标准的制定既要考虑国际标准，又要考虑标准的普遍性，还要考虑与政府的电子政务相融合。目前，在档案数据库结构、信息存储格式、网络架构、数据处理接口等方面国家标准尚未出台。

7.档案机构队伍缺乏主动服务意识。档案机构的工作人员受传统体制的影响，部分工作人员墨守成规，缺乏积极传播档案信息的主动性及服务意识，势必会造成一定的服务缺位，不利于档案工作的开展。

二、档案信息资源共享的必要性

1.信息化社会的需要。在大数据时代背景下，传统的档案利用方式和方法已不能满足社会的要求。人们置身于信息环境中，用户对档案信息的需求更直接，希望通过互联网更加快捷地实现档案的查阅和检索。因此，为了适应社会发展的需要，依托档案信息网络，对档案进行开放式的管理，共享档案信息资源已成为社会的需要。

2.档案工作发展的内在需求。档案是积累信息的需要，同时档案也能创造社会效益和经济效益。利用现代信息技术，对档案信息资源有效地处理加工后，向公众共享档案信息，是未来档案信息化发展的趋势。目前，档案服务能力与社会需求仍有一定的差距，要提升档案信息服务能力就要实现档案信息资源共享，这是档案工作发展的内在需求。

3.社会公众对信息知情权的需要。国家的政府机关是信息资源的生产者，档案机关是信息资源的管理者。档案管理部门作为公民档案的托管者，有责任和义务向社会公开档案信息资源，使人民群众在档案信息资源的使用中了解政府的工作。随着社会信息化的深入，人们对信息的需求越来越高，不受时间和空间的限制，通过网络直接面对信息源获取档案信息。

三、构建档案信息资源共享模式

1.建立档案信息资源共享网络平台。共享网络平台是以网站为外部表现形式的平台，用户可以通过网站的搜索界面检索到相关的档案信息资源，以此实现档案信息资源共享的目的。档案馆可以在省、市档案局的全面领导下，先建立档案信息内网，搭建档案信息资源共享平台，区、县档案馆积极参与。网络共享平台主要通过数据专线将省、市、区档案资源联系起来，建立档案信息内网。档案馆可通过专用数据线上传档案数据库，在省、市档案馆网站查询档案信息，或通过共享网站设置口令加密钥访问模式，实现馆际共享。通过馆际共享平台，实现异地跨馆利用，给档案利用者提供了便利，提升了档案服务的效率。

2.档案信息资源共享保障措施。（1）扩大资金支持。

各级各类的档案馆是国家公益性信息服务机构，其日常运作由国家财政安排维持。为了开展档案信息化建设，就应具备一定规模的档案信息管理系统，然而开发一个专用软件或数字化档案，购买硬件、软件，都需要耗费大量的人力、财力和时间。档案管理机构，特别是综合性档案馆，是非营利性的文化机构，档案部门自身缺乏盈利收入，这就需要国家和地方政府注重完善檔案事业投入机制，加大专项资金投入力度。就实际情况而言，目前政府对档案部门投入仍然十分有限。要实现档案信息资源的共享，国家财政应加大对档案事业的投入。（2）提升档案信息安全保障能力。第一，硬件设备所存放环境的安全。硬件设备容易受到外界因素影响，如档案室内适宜的温度（湿度）、防灾能力、防尘措施、防盗等都要落到实处，创造一个良好安全的设备环境，防止档案信息直接或间接丢失。第二，网络信息安全。网络信息安全的主要隐患是病毒入侵、木马程序等，需要安装防火墙和杀毒软件，防止计算机系统数据被病毒感染和破坏[2]25。第三，建立健全档案信息安全管理制度。随着网络的广泛普及，信息资源共享面临着后台数据系统安全、网络侵权、数据机密信息泄露等威胁。完善现有信息安全保障机制，加强网络安全技术研发;加强信息安全立法，如制定电子签名条例、禁止非法入侵法、网络信息保护法等为档案信息资源共享提供了法律保障。只有不断完善网络信息安全保障机制，才能创造出良好的网络信息环境，共享政府信息资源。第四，建立档案信息共享规范。为规范档案资源共建共享，确保档案资源可持续性，营造安全、规范、开放的共享环境，各省（市）档案馆应实行档案制度化、规范化管理。比如，制定跨馆查阅利用办法、跨馆查阅利用平台工作流程、档案信息安全管理制度等，进一步加强对档案资源共享过程的管理，从法规上规范共享行为，确保数字档案信息安全共享，提高档案部门的共享水平。（3）强化档案机构在数据共享中的监督责任。档案机构保证档案信息的原始性，充分发挥档案的证据价值和参考价值。互联网允许任何人发布信息，其中也包含可能对公众造成伤害的错误信息。共享平台还将面临技术漏洞、系统缺陷、网络病毒等安全问题。监管部门制定信息管理标准和规定，加强对共享平台使用全过程的监管，防止非法入侵、篡改数据，维护系统安全，确保档案资源共享在可控的监管环境下进行，确保共享平台的安全运行。只有这样，档案共享才能更加具有权威，才能满足社会、政府和公众的需求。（4）培养合格的档案管理人员。档案工作要开创新局面，就要抓好人才培养工作。《国家档案局关于开展档案业务人员全员培训工作的意见》指出，培养现代科学技术知识和现代管理知识的复合型档案管理人才，是加快档案管理现代化和信息化进程的重要保证。档案信息建设的成败受到档案从业人员信息素养的制约。随着网络技术的发展，档案信息化和数字档案建设是档案局（室）重点开展的工作，对档案管理人员综合素质提出了更高要求，除具备档案专业的综合理论基础、知识结构以外，更要具备现代科学技术和现代管理技能。档案资源共享中，涉及网络技术、信息安全、数据库建设、平台维护等需要专业的技术人员，他们是网络共享基层力量[3]。人才培养是一项长期性的工作，档案部门要重视人才培养，加强档案业务人员培训，提高档案业务人员综合素质，逐步提高专业技能，顺应现代档案事业发展的需要。（5）规范档案信息资源共享标准。共享的前提是要有统一标准。统一的共享标准是信息资源交换、兼容、集成和共享的必要条件。但是，目前大多数的档案部门数字化建设没有统一标准，因数据结构不一样，导致在信息共享检索方面语言差异较大，这些差异给档案信息资源的管理和利用带来了障碍。从我国的实际情况来看，许多数字化的建设标准还没有出台，各档案部门使用的文档管理软件、数据库各有不同，网络支持平台各有差异。我国档案部门有条件执行统一的标准和规范，在原有的规章制度和标准下，充分吸收和利用成熟的标准，参照国际标准建设档案资源共享的标准规范。在使用过程中，应结合中国的实际，研发出符合中国国情的档案标准规范。国家档案局应建立目录整合机制，制定统一共享标准，便于各地档案馆的档案资源能够相互兼容，有效实现档案信息资源共建共享[4]81。

3.拓展档案资源共享方式。（1）公众参与和平台共建共享。公众参与是档案资源共享的重要环节。为了更好地发挥共享档案资源的价值，公众参与大大提高共享建设效率。共享档案资源平台根据广大民众的需求实现共享，有效提升公共服务的效率，能够不断提高平台服务质量，产生新的经济价值，推动共享平台的建设。公众参与档案资源共享，调动全社会力量，推动开放数据创新，通过档案资源共享实现“1+1>2”的信息融合。目前，我国档案资源平台与政府平台的共建共享，有利于挖掘档案资源价值，提高政府服务质量和效率，给用户提供更快捷的服务，避免过去用户“重复提交、重复跑腿”的现象。比如江西省实现馆际间“一站式”查档服务，100多家档案局馆平台上传档案目录数据2000多万条。（2）推广移动终端服务。每年通过移动设备访问网站的人数都在增加，截至2018年12月，我国互联网手机用户规模为8亿多，98.6%的用户通过手机使用互联网。根据移动互联网的发展趋势，新媒体广泛普及，政府机构与档案部门应致力于新媒体研发，用户在移动设备终端实现档案资源的共享。有些国家已经实现公众通过移动终端访问基于web的内容，通过移动终端提高共享文件的公开使用率。

总之，档案信息资源共享是档案信息资源最有效的利用形式，对国家、社会、政府而言，档案资源共享是国家信息化的重要途径。然而，在开放数据环境下，档案资源共享的广度和深度需要进一步扩大，这需要政府、各级档案机关、高校、企业和社会团体的共同努力，建立健全组织机构和档案信息管理规范体系，加强档案信息资源开发，最终实现档案信息资源共享。

参考文献

[1]董晓荣.大数据时代档案管理信息化策略研究[J].山西档案，2019（3）.

[2]冯玉娇.档案信息资源共享研究[D].武汉：华中师范大学，2016.

[3]国家档案局关于加强档案业务人员培训工作的意见[EB/OL].http：//www.dddaj.com.cn/page/news.asp？id=1167， 2017.

[4]吴皖娟.数字化时代档案管理信息化的建设路径[J].山西档案，2019（2）.