高校会计资料无纸化管理问题研究

金舜

摘 要：在高校经费及高校科研经费大幅增长的当下，主管部门对高校审计越来越频繁，同时科研项目结题审计工作量也不断增长，在此背景下，高校财务人员或科研如何能迅速将存于档案馆内的大量相关会计凭证资料找出并上交，成为一个迫切需要解决的问题。随着网上银行、电子发票、在线票据、电子签名等电算化信息、授权认证等信息技术的广泛应用，为会计资料无纸化的推进提供了强有力的保障，会计资料无纸化成为不可阻挡的潮流趋势。

关键词：高校;会计资料;无纸化管理

一、会计资料无纸化的背景

财政部在2014年1月6日正式实施的《企业会计信息化工作规范》首次规定，在满足一定条件的情况下，允许会计资料可以不輸出纸面资料，并列出了会计资料可以实现无纸化应具备的特点。这个是我国财务会计类法规及管理办法中首次对会计资料的无纸化管理作出说明。2016年1月1日，《会计档案管理办法》正式施行，该管理办法明确了可以使用电子形式保存归档的会计资料，代表国家财会行业发展的指导理念，是会计资料保存及管理的一次重大改革。

从发展趋势来看，会计资料“无纸化”是未来的发展方向，但会计资料作为会计核算结果的证据和线索具有的保存价值角度方面分析，会计资料特别是会计档案实施无纸化处理是需要有充足的前提条件的。

二、高校会计档案无纸化的政策依据及解读

《会计档案管理办法》第八条规定：“（一）形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输;（二）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序;（三）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系;（四）采取有效措施，防止电子会计档案被篡改;（五）建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响;（六）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。”

上述规定对会计资料无纸化的前提条件作了明确要求：对储存设备的要求，由计算机等电子设备形成和传输;管理方面的要求，包括有符合相关规定的具有相关功能的会计核算系统、建立纸质资料与电子资料管理的相关制度及对电子资料的保管、保存、防止篡改的要求。只有在满足以上条件的情况下，才能对非永久保存会计资料或者其他具有重要保存价值的会计资料进行无纸化管理。这就充分体现了会计资料无纸化的严谨性。

三、高校会计档案管理工作特点

高校会计档案是记录高校在教学、科研、行政、后勤等一系列经济业务中形成的相关事项的载体，详细记载了各类经济活动中与资金收入、支出有关的原始凭据，其具体内容包括从进行招标投标、订立合同、支付款项、收付保证金质保金等全过程，是高校财务会计工作中的重要构成部分，具有以下特点。

（1）真实性。高校会计档案包含高校会计账册、以发票及合同为主要内容的原始凭证、会计记账凭证、年初预算报表、年末决算报表、银行对账单、固定资产报增单、工资明细表等财务会计资料，是反映高校日常经济活动的原始资料，任何变造、伪造会计资料的行为将受到相关法规制度的处罚。

（2）完整性。高校会计档案是记录高校根据《政府会计制度》等财经法规及高校自身相关财会管理办法开展经济活动的原始凭证的载体，内容包含各类经济活动中的政府文件、校内批复、招标投标文件、合同或协议、发票（收据）、明细清单、银行单及其他材料等。

（3）准确性。高校会计档案中原始收付资料包含的合同或协议、发票（收据）、签领表等都是准确的，保存的会计档案必须是与该笔经济活动相关的资料。

（4）保存期限长。根据《会计档案管理办法》要求，会计档案的保管期限分为永久和定期，最少10年，最长30年。其中会计凭证、账簿保管期限为30年，年度报表永久保存，月度、季度报表保管期限为10年，银行对账单、调节表等保管期限为10年。

四、高校会计档案管理工作现状

高校普遍具有办校时间较长、资金体量较大、业务覆盖面较广等情况，导致做好高校会计档案管理面临重大挑战。以广东省省属重点高校G高校为例，该校1958年起开办本科教育，拥有多个校区办学，截至2019年末，G高校资金量20多亿。G高校会计档案管理工作存在以下问题。

（1）档案数量及档案管理工作量巨大。2015年G高校进入广东省高水平大学建设行列，在省财政支持及G高校自身发展的结合下，学校资金量逐年提升且增长幅度较大。资金量增长带来经济业务增加，也带来会计档案数量迅速增加。G高校2019年全年会计凭证数据接近14万份，附件张数接近140万张。随着G高校建设的不断发展，G高校会计档案数量也会不断增加，如此巨大的会计档案量，给会计档案的装订、保存工作都造成非常巨大的工作量。

（2）会计档案存储保管方式较单一。目前G高校会计档案保存方法主要是传统型纸质版保存方法，即将所有会计档案按年按月按类型保存在学校档案室中保存纸质资料。同时，近一两年也开始采用财务软件系统制单的相关会计凭证、会计报表等同时采用服务器备份的电子数据（无纸化）保存。从2019年9月起，G高校采用财务软件的新功能“凭证影像化”，即将每日新增会计凭证及相关附件进行扫描成电子版并存储在系统内，但因各种情况，进展较为缓慢。

（3）会计档案查询量大。除了高校财务人员日常工作需要进行查询会计档案外，近年来高校科研项目结题审计查找会计档案已经从每年几次大批量过渡到日常化。在几乎每个高校科研项目都会进行结题审计的情况下，每天高校财务人员都需要为接受结题审计的科研项目找出相关的会计凭证提供复印、拍照。由于会计档案的特殊性，从档案室查找凭证一般只能由财务人员操作，面对各种查询会计凭证的需求，负责查找档案的财务人员只能从找凭证到放回凭证，每天循环往复。巨量的查询会计凭证的需求，还严重影响了每日进行凭证扫描的进度，使得凭证扫描进展缓慢。

（4）会计档案管理人员配备不足，管理能力有较大提升空间。由于高校用人制度对人员编制控制较严，G高校的财务在编人员数量一直被严格控制，财务人员中负责会计档案管理的在编人员仅一人。该同志除了负责日常会计档案查找工作外，还需要兼顾处理会计凭证的整理与装订等一系列会计档案整理工作。如此大的工作量仅凭一人无法完成，所以G高校财务处还长期安排勤工助学的学生协助，但因为G高校限制勤工助学的学生每周工作时长，学生装订技巧不足且流动性较大等因素，对于凭证装订质量造成了一定影响。

综上所述，G高校目前会计档案管理工作存在工作量大、存储保管方式较单一、查询量大、管理人员配备不足等问题，但也在会计软件的帮助下开始部分会计资料电子化储存管理。

五、G高校会计档案无纸化管理措施探讨

会计档案无纸化管理的核心是会计资料电子化，G高校当前会计档案管理中存在许多迫切需要解决的问题，具体措施包括以下几点。

（1）引导G高校全校师生从思想上理解并重视财务工作，正确认识高校会计档案工作的重要性。只有全校师生在思想上对财务工作高度重视，才可以从财务凭证审核环节起，在报账人员的配合下，提高会计核算人员的凭证编制质量，保证凭证附件资料的准确有效和完整性，从源头控制会计档案的质量。

（2）做好制度建设，构建健全的G高校会计资料电子化管理制度。好的管理模式，必然是从规范制度做起。通过制定明确的会计资料电子化管理制度，对具体工作进行规范。比如，每年年底的结转结余凭证、项目明细账等打印页数巨大，实际工作中一般仅通过电子数据查询的会计资料，可以通过具体的制度明确规定仅需要将电子数据保存，不需要专门打印出来。

（3）与财务软件公司合作，进一步升级会计软件。G高校今后可与财务软件公司加强探讨，在现有网上报账功能的基础上，请软件公司开发出具有让报销人除填写信息外还可自主上传报销原始凭证照片作为附件的模块，将对凭证的扫描工作分散到每一位报销人，减轻财务人员之后扫描凭证的负担。

（4）增加会计档案管理人员的数量，优化会计档案整理工作流程。G高校财务部门需要内部协调，需要在增加会计档案管理岗位人员人数，同时增加勤工助学学生人数，并且对整理会计凭证及扫描新增将每日新增会计凭证的流程进行优化。

六、结语

从对G高校会计资料现状分析及今后的措施探讨可以看出，高校应从从源头上引导全校师生重视财务工作、制定符合高校实际情况的会计资料无纸化管理办法、严格管理办法开展将纸质会计资料电子化的工作、根据实际需求增加财务档案管理人员数量。会计资料無纸化具有永久保存、快捷查找、便利管理等优点，能显著提高日常会计管理工作效率。随着业务量的不断增加，传统纸质保存会计资料已经不能适应高校日常工作需要，会计资料无纸化保存将成为高校会计管理发展的一个新的方向。

参考文献

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（责任编辑：兰卡）