探索数字化档案管理系统在医院档案管理中的应用

冯旋

摘 要：现阶段我国医院单位正不断向着现代化方向转型，业务内容与人员结构变得更加复杂，原有的人力档案管理模式已经逐渐落后，本文将结合数字化档案管理特点，讨论完善管理制度、转变思想认知、提高人员素质、维护网络安全、建立大数据库等数字化医院档案的管理策略，为提高医院办公效率提供有力参考。

关键词：数字化;档案管理;医院档案

一、引言

档案是医院在运行过程产生的重要文件，对于医院长远发展有深刻的参考价值，档案不仅仅是对已经发生事件的记录，更是管理者在制定长远发展计划时的重要参考内容。随着“互联网+”概念的深入，医院档案管理工作实现数字化已经成为必然需求，相关工作人员应及时创新工作形式，加强业务的办理能力。

二、数字化档案管理概念

2015年政府会议报告中提到“互联网+”概念，为传统行业的现代化转型提供了新思路。随着科学技术的不断发展，自媒体、大数据、互联网已经逐渐成为现代人生活中不可缺少的一部分，截至2017年，我国网民数量已经达到了7.8亿人，成为世界上网民规模最大的国家。数字化的档案管理系统建立在计算机原理的基础上，因此其具有高效、便捷、可持续性等优势，相较于人工档案管理来说，数字化系统在保证工作质量的基础上大大提高了工作效率。

我国对档案管理工作的立法时间较早，早在1987年就出台了《档案法》，为档案工作提供了理论依据与法律保护，档案管理工作形式随着我国经济社会的发展也在不断改变。直到21世纪，大数据时代来临，人们在日常工作与生活时，无时无刻被爆炸的数据所包围，传统的档案管理方式已经无法满足现代化档案管理的需求，人工管理模式在效率与质量上有所有缺失，而且档案人员也会面临着较大的工作压力。因此档案管理工作向数字化转型已经是必然趋势，在使用数字化档案后，企业与单位能够实现“无纸化”办公，有效节省成本投入，仅需要建设信息化平台，就可以完成存档、调度、修改等操作，资源的利用率也在对应提升。

医院是我国重要的医疗服务场所，随着医疗行业的发展，医院日常需要处理的业务种类与业务数量持续增加，传统管理模式不再适用。当前已经有很多医院开始推进信息化平台的应用，但是在管理过程中仍存在一些问题有待解决，例如：网络安全存在风险、档案管理制度不完善、人员综合素质有待提升等等。为了发挥信息管理的优势，需要及时解决此类问题。

三、数字化系统在医院档案管理中的应用策略

1.完善管理制度

制度是约束管理活动顺利开展的基础，强化医院档案管理的制度建设，能够加强对管理责任的划分，在开展管理活动时能够做到“有法可依、有理可依”。很多医院的档案管理制度建设时间较早，直到今天，制度中的内容与条例已经不再适用于现代化的管理形式，在规范性、科学化、权威性上都有所缺失。

制度的建立应结合医院实际发展形势，根据档案管理的具体情况来划分岗位职责，建立标准化的工作流程，要求人员在工作时严格按照制度进行，减少档案管理失误的风险。

另外，要明确对电子档案的储存方式，例如：对一般的病历档案可以保留电子版，对于重要的会议文件、医疗项目要及时保存图纸与电子信息，并且做好加密处理。制度中还要体现对档案管理岗位的职责划分，如果发生档案丢失、信息泄露等问题，要能做到第一时间问责，并及时制定解决方案。

2.轉变思想认知

随着我国社会经济水平的不断提升，各行各业都增加了对信息技术的应用比重，但是目前仍有一部分医院没有认识到计算机、互联网、新媒体等现代化技术对档案管理的重要性。在使用信息化平台时，也仅仅是停留在基础应用上，例如：收发邮件、文件打印等等。信息化技术的优势没有被开发出来。出现这种情况的主要原因是由于员工在思想认知的缺失。

对此，医院应做好数字化思想的宣传工作，加强全体员工对于数字化档案管理的认知。一直以来，医院在开展档案管理工作时，都是采用纸质保存的方式，很多人员在岗时间比较长，对于新鲜事物的理解力与认识度都不够完善，无法正确看待数字化管理对提高工作效率的意义。因此，在开展工作，态度比较守旧，任务执行因循守旧。

这种形势下，医院领导部门应发挥出引导作用，做好自上而下的宣传工作，例如：邀请专家学者定期进入医院开展讲座，将数字化管理的理念融合到员工绩效考核中，提高员工转变思想的积极性，在潜移默化中激发自主学习能力，在医院内全方面地落实信息化管理意识。

3.提高人员素质

人才是保证工作顺利开展的基础动力，对于医院中的档案管理工作也是如此。当前医疗行业的发展形势正不断转变，医院日常所开展业务活动的种类也越来越多元化，档案人员需要处理的信息档案内容更是复杂多样，所以为了保障档案管理工作的顺利进行，相关工作人员应该及时更新自我对数字化管理的认知，并且能够熟练使用科学化、现代化的数字化平台与管理技术。但是很多医院受到规模、观念、传统思想的约束，仍没有建立起专门的信息化档案管理团队，日常档案管理工作甚至是由行政人员代理完成。

为了提高医院档案的管理质量，最大化发挥出档案资源的作用，需要对工作人员展开专业化的培训。在培训档案管理人员的专业技能时，应从内部培训与外部培训出发，首先在进行内部培训时，应选用有经验、专业过硬的档案管理者人员担任培训经理，定期开展课程化的培训工作，增加员工的知识储备能力，确保其操作的精准性，调动在岗的工作积极性。

在人才招聘时，要增加对数字化办公的能力考察，确保其能够在快速培训后熟悉岗位工作。另外，对于外部培训来说，医院需要派遣员工进入到先进企业或医疗单位进行学习，做好知识的进修，使其及时更新数字化管理意识，并掌握专业技能，更好地为工作服务。

4.维护网络安全

众所周知，相比较于传统媒体平台来说，互联网平台的信息开放性更高，人们在使用数据时也更加自由，虽然这给档案管理提供了更加便利的服务，但是过于开放的环境也引发了一定的安全危机。例如：不法分子为了获取医院重要信息资源，会破坏医院内的数据系统，安装木马病毒。如果缺少对网络安全的维护，会增加档案储存的风险，情况严重时，还会导致信息丢失、数据库被破坏。

为了提高档案储存、管理的安全性，工作人员要加强对信息平台的安全维护，及时建立防火墙，抵御不法分子或黑客的入侵。安装病毒防御软件，定期更新杀毒系统，避免垃圾邮件或病毒的干扰。另外，对于医院的重要档案文件，要做好加密处理，在硬件安全防护的基础上，开展针对性的保护，及时备份，提高档案运行的安全性。

5.建立大数据库

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而医院档案的积累形式与大数据理念不谋而合，在长期发展过程中，医院开展的各类活动会衍生出大量的档案文件，例如：某市中医院每年形成的综合文件达到1000余件，住院病历档案近9万，并呈现不断上涨的趋势。我国档案法规定，医院的住院病历档案保存时间应大于等于30年，而且CT、CR、DR等医疗影像技术不断发展，以文件、图像、影音为载体的档案内容越来越多，为了更加安全、高效、全面的保存，医院应尽快建立大数据库。例如，组建专门人员搭建信息化平台与数据库，做好档案价值的分类，以便在数据库中快速查找目标文件，提高数据处理效率。

四、结语

现阶段我国医院单位正不断向着现代化方向转型，业务内容与人员结构变得更加复杂，原有的人力档案管理模式已经逐渐落后。数字化的档案管理方式能够有效提升人员办公效率，通过在大数据库上的检索，工作人员即可获取目标档案，档案资源的利用率大大提升，真正意义上的实现信息共享，减少档案管理者的工作压力，并提高了档案管理的质量，未来医院仍将不断加强对数字化软硬件的建设，确保管理工作的顺利进行。

参考文献

1.康昆展.发展疾控档案数字化  做好智能档案室建设.档案管理，2019（05）.

2.吴蕾.在市场经济条件下企业加强档案管理工作的必要性核心要点构架.现代经济信息，2019（16）.

3. 时洪亮.基于“互联网+”时代下的医院档案的管理方式探讨.兰台内外，2018（11）.

（责任编辑：兰卡）