探究事业单位财务档案管理信息化特点和发展趋势

施惠军

內容摘要 一直以来，事业单位都备受大众青睐，因为事业单位主要是由政府利用国有资产而设立的，所需经费由公共财政支出，不需要实行经济核算，从事教育、科技、文化等各类活动。一般而言，国家会对事业单位给予适当的财政补助来促进事业单位的运行和发展，因此，为了保证事业单位能够向社会提供更加良好的公共服务，其更需要做好当前的财务档案管理，这样才能够促进事业单位的快速发展以及社会服务的顺利进行。

关键词 事业单位 财务档案管理 信息化特点 发展趋势

1 引言

时代不断更迭变化，改革是必然趋势，为了适应时代的发展，应立足时代的特色，吸纳更加先进的因子，提升当前工作的效率。对于事业单位，在财务档案管理过程中，如果一直不进行改变，采用传统的档案管理方式，会影响当前档案管理的效率。在进行档案管理的过程中，需要综合多方面的内容，有的时候也会出现数据漏算等问题，在这种情况下，为了减少相关人员的压力，当前更应该将财务档案管理进行信息化，应用信息技术来进一步提升管理的效率，减少相关人员的压力。

2 简述事业单位及财务档案管理

事业单位主要是以政府职能、公益服务作为主要宗旨的一些公益性单位或非公益性职能部门等，会参与到当前的社会事务管理过程中，履行管理及服务的职能[1]。公益性事业单位不会像当前社会中的那些企业单位一样，把盈利当作目标，经费来源更加具备国产化的特征，事业单位的出现更多的是为了向社会的各方面提供服务，进一步改善人民的社会生产条件，让大众生活得更好，而事业单位的经费来源也多样化，主要有财政补助和非财政补助，所以在经费来源多元化的成立条件下，就必须要进行事业单位的财务档案管理。事业单位的财务档案就是财务部门在进行各类经济活动中形成的并保存起来的备查，会计凭证，会计账簿以及报表等财务核算资料，这些档案会记载单位相关经济来源以及支出的具体记录。在传统的财务档案管理的阶段，更多的是利用纸质的文件和档案来进行储存，很多材料可能会由于保存失误而弄丢。因此，相关人员考虑到传统财务档案管理过程中出现的问题，在当代的背景下，相关人员开始对财务档案进行信息化管理。

3 事业单位财务档案管理信息化的特点

为了迎合当前的时代趋势，在进行管理的过程中，更多利用信息技术来展开，所以接下来笔者主要从两大方面来阐述事业单位在进行财务档案管理信息化过程中所呈现的具体特点。

3.1 档案管理信息化所带来的优点

3.1.1 管理效率提升

首先非常明显的是档案管理信息化为相关人员带来了便利。例如在传统的档案管理过程中，相关人员主要是通过保留一些纸质的凭证或者发票来进行核对和查验相关的支出费用，所以在进行管理的过程中，相关人员需要耗费大量的时间和精力去反复进行核验，并且在这个过程中，如果有某些凭证丢失，还会有刺手的问题出现。而在进行档案管理信息化的过程中，就可以直接利用当前的信息技术来进行管理，直接将每一次的票据报表等财务数据录入，到电脑文档中直接进行储存，一旦需要进行核验时，就直接提取相关的具体数据，并且还可以利用信息技术来进行快速的计算分析，因此在这种情况下，直接减轻了相关财务档案管理人员的压力，提升了他们进行档案管理的效率。

3.1.2 保存期无限延长

不仅如此，以前在保存相关的票据凭证账簿时，都需要谨慎保存，以防相应纸质凭证流失，而在当前进行信息化管理的过程中，将不会再耗费精力去进行保存，直接利用电脑来储存相关的信息资源。并且在采用这种模式进行管理的时候，将不会再受到时间、空间以及场地的限制，随时随地都可以调出相关的数据来进行查验，所以在数据的保存上面期限得到了无限延长。

3.2 档案管理信息化所呈现的漏洞

3.2.1 相关人员操作不熟练

当前的财务档案管理信息化虽然为管理人员带来了一系列的便利，在这个过程中，也存在一些明显的漏洞。例如，之前的很多人员更多的是采用传统的档案管理模式来管理相关的财务数据资料等，在利用信息技术进行管理时，很多人员都出现了不熟练的问题，甚至由于一些操作不当而导致了数据的丢失。对于很多管理人员而言，他们之前都没有接受过更多的专业训练知识，在进行电脑操作的过程中还存在着明显的问题。他们需要一段时间来进行适应，在适应的前期，会让当前的财务档案管理出现非常多的破绽。

3.2.2 管理模式问题较多

当前利用信息技术来进行财务档案管理的过程中，我们发现当前的管理模式还存在着较多的问题，比如在进行财务管理的过程中，还出现了一些安全隐患，某些事业单位的财务档案管理信息化系统安全度较低。相关人员并没有合理地完善系统管理的功能，没有设置安全度更高的防火墙和权限体系，在一定程度上会导致信息的泄露，因此，当前的管理系统漏洞较多。

4 针对于事业单位财务档案管理信息化的发展提出的几点建议

当前财务档案管理信息化虽然贴合了当前的时代趋势，但是在发展的前期仍然有很多急需解决的弊病，所以相关人员更应该不断地针对问题进行优化，让信息化管理更加高效的展开。本文接下来就针对于事业单位财务档案管理信息化的发展提供几点建议。

4.1 加强培训，提升管理人员信息化能力

经过以上的描述，我们发现管理人员的信息化能力会直接影响到事业单位财务档案管理的效率和质量，由此当前应该追本溯源，先从人员方面进行培训，让他们能够适应这种信息化管理模式，保证操作的顺利展开[2]。之前有些人员由于不熟悉当前的信息化操作，所以在进行管理的过程中，由于操作不当或失误会导致数据的遗漏，因此，当前的事业单位应该加强培训，让每一位管理人员都能具备更强的信息化能力，尝试着去适应当代的节奏。管理人员进行操作之前应该进行培训和考核，考核通过之后再让他们直接进行档案管理，这样可以进一步减少档案管理过程中出现的问题。事业单位也不要吝啬投入资金和心力，要保证管理人员的专业素质，明白专业素质及能力对于财务档案管理的重要性，重视当前的管理培训。

4.2 完善弊病，解决当前管理系统漏洞

在进行财务档案管理信息化的过程中，当前的管理系统还存在着一些漏洞，不管是硬件还是软件方面，都没有达到优质的效果。有的时候会出现信息被窃取或者是信息泄露的问题，一旦重要信息被不法人员获取，将会带来前所未有的隐患。从这方面考虑，当前的事业单位在进行档案管理的过程中，应该进一步了解管理系统存在的漏洞，针对漏洞提出适当的解决方案，如当前系统的安全系数较低，所以应该加大防火墙的保护力度，并且设置不同难度的防护程序，以免其他人员的不法侵入。同时还要进一步优化管理系统的软件和硬件部分，合理地进行配备和开发，这样才能更加贴合当前的时代需求，高效率地进行财务档案管理[3]。

4.3 设置标准，让管理操作有序进行

在进行档案管理信息化的过程中应该设置相关的管理标准，这样才能够保证当前的管理操作可以有序地展开。例如，设置相关的财务档案管理制度，要求相关人员必须严格按照制度执行，一旦在这个过程中出现了管理不当的问题，应该给予适当的惩罚，这样可以让管理人员做好防范心理，在管理的过程中，对自己要求更加严格，减少工作中的失误。规范整个财务档案管理的流程，进一步保证事业单位档案管理的进度。

5 结语

综上所述，在时代不断进步的背景之下，我们不能固步自封，一成不变，应该结合时代的发展趋势，运用更加新型的时代成果，提升当前的工作以及生活质量，事业单位的财务档案管理占据了重要内容。因此，相关人员更应该加以重视，在运用信息化管理的过程中，发现问题，找到问题并予以解决，让当前的财务档案管理更加高效。

（作者系山东省国土测绘院 助理会计师）

【参考文献】

[1]郝晓旭.新时代事业单位档案管理创新模式探析[J].黑河学刊，2019（3）：169.

[2]张海宁.新形势下事业单位档案管理创新与服务模式的改革研究[J].办公室业务，2019（5）：84-85.

[3]毕睿.事业单位档案管理创新与服务模式的改革研究[J].黑龙江科学，2018（10）：66-67.