高校档案数字化管理

孙勇

【摘  要】随着现代信息技术的发展，为人民群众的生产生活带来了极大的便利。在高校管理工作之中，传统的档案储存方式一般通过纸质的载体进行保存，随着高校学生人数的增加，档案会出现占用空间大、保存时间不长、查找麻烦等问题，这与社会发展水平的提高不相协调。为此将信息技术融入进档案管理之中，促进高校档案的数字化建设，提高档案管理的规范化、效率化。

【关键词】信息技术;高校;档案数字化管理

引言

在高等学校档案管理中融入数字化技术，是社会高速发展的必然趋势。数字化技术具有资源共享性、即时性和查找快速性的特点，这为高校档案的管理提高了便利性，促进了档案资源共享、档案数字化建设的推进，从而提高高校的工作效率。本文对高校档案数字化管理的优势进行分析，提供高校档案数字化管理的策略。

1.高校档案数字化管理的优势

1.1档案数字化存储环境更加优化

传统的档案都是以纸质版为载体，体积大，占地较广，存储的时间也不长。在对档案进行查看和归档整理时，因为数量太多，需要耗费大量的人力和精力。将数字信息技术运用在档案管理上，可以构建电子档案存储系统，采取实名制的录入方式，将每个人的档案进行系统存储。这种数字化存储方式可以解决传统档案存储的弊端，大量的信息只需要占据一部分的磁盘或者优盘，存储空间变小。加上磁盘的使用环境要求较低，可以节省档案存储的成本，增加档案存储的时间。与传统档案存储模式相比，档案的数字化管理更加符合现代数字化社会的特点。

1.2档案查询和使用更加便捷

传统的档案查询和使用需要管理人员进行查询，手续复杂，在无数的档案库里进行一个个的筛选，这个过程中，需要耗费管理人员大量的人力与精力，耽误档案使用者的宝贵时间，工作效率比较低。数字化的档案管理模式，可以将档案资料进行科学储存，每一条电子档案存储信息备注详细，使用之时，只需要在搜索引擎之中输入使用者自身的姓名、姓名和年月日，即可找到对应的档案资料已经存档位置，管理人员只需要根据位置指示进行寻找。这种搜索方式极大的缩短了查找时间，提高了档案资源的利用效率与档案查找的工作效率。

1.3档案信息的保存更加安全

高校档案具有一定的保密性，如果发生信息泄露，不仅影响个人的隐私，还会影响社会的稳定。采取数字化档案管理模式不仅能够保证工作效率的稳步提升，还可以对档案信息进行加密，是信息安全得到有效的保障。数字化档案管理方式可以采用加密的方式进行存储，如指纹、密码等措施，都可以有效地保证档案信息的安全。

2.高校档案数字化管理策略

2.1建立新型的档案管理信息系统，完善档案的数字化管理制度

为了保证高校档案管理符合现代信息技术的进步水平，需要提升对高校档案的数字化管理建设，完善数字化的档案管理系统，保证档案信息管理的规范性，从而提高档案管理的效率。在高校的职工考核标准中，融入档案管理数字化建设的内容，提高高校档案管理工作者的档案管理数字化建设重视程度，将管理制度责任具体到个人身上，增加他们的档案管理责任意识，同时将档案数字化管理建设与高校人员的评职评优相联系，还能够提高人员的积极性，激发工作热情，推动档案管理数字化建设的更优发展。

2.2加大投入力度，增加档案数字化建设的设备先进性

高校档案管理数字化建设的核心便是采用数字化的存储和管理模式。在这种数字化建设的过程中，需要诸多先进的计算机、系统检索工具与存储磁盘等内容以保证档案管理数字化高水平模式，以保障档案存储和管理使用的环境最优化。这些硬件设备的建设都需要大量的资金投入。对于档案管理的监控设备同样不容忽视，保证全天二十四小时的实时监控，以保证档案管理的安全性。另一方面，学校要加强与企业的联合，在学生毕业，比如工作岗位之后，无需拿着纸质版的档案四处奔波，只需要在档案管理中，输入企业的名称，便能够将学生的在校档案转入到企业档案库之中。此项举动一是节省时间，二是能够预防当今社会频繁发生的文凭造假现象，进一步促进档案数字化管理的建设与发展。

2.3提高工作人员的管理技术水平

在高校档案的数字化管理建设之中，需要引进诸多的先进技术与先进设备，保证管理模式的规范化与标准化。这也就要求档案管理人员的整体素质需要进行提高，以满足数字化档案管理的高水平要求。首先，要派遣专门的工作人员进行负责;其次，极强对档案管理人员的技能和知识培训，保证工作人员能够熟练的掌握计算机和互联网技术，以满足档案日常存储与使用的需求;然后，还要加強工作人员的管理技巧和安全意识培训。日常的维护管理检测都需要大量的精力和时间，这需要工作人员具有一定的创新意识，保证档案管理工作的效率与质量。档案设计诸多保密内容，增加管理人员的安全意识，可以保证高校人员的隐私信息和机密处于安全的空间之内，促进单位与社会的和谐稳定。

2.4扩大高校档案数据库的建设与应用范围

数据库是高校数字化档案建设的基础，但是在当前信息社会快速发展的时代，档案管理工作者的眼光不能够仅仅放在高校的数据库建设之中，而是要放眼到整个社会，因为学生不会长期在校生活，他们最终会走向各个工作岗位。为此在高校档案数据库建立过程中，工作人员除了要确保学校各个部门之间的档案传递渠道之外，还要加强学校和各个企业的档案传递渠道。首先，学校要对现有的档案数据库进行扩容，保证校园数据库能够容纳更多的学生信息。其次，在新生入学之初，便要建立数字化的学籍档案，并将学生在校的表现，如获奖情况、学业完成度、违规违纪的处罚等一系列内容记录在内，以此来给予学生全面化的评价，让学生重视自己的行为，这对于学生良好的道德品质形成有着一定的帮助。最后就是突出学校的办学特色，创立相应的专业人才数据库，让用人企业单位能够在人才数据库之中找到符合企业要求的专业性人才。

3.结束语

信息技术的快速发展能够在各方面提高人民群众的工作和生活质量。将信息技术融入在高校档案的管理之中，能够保证档案管理的规范化和标准中，增加档案信息存储和使用环境的优化;同时还要加强档案管理人员的专业先进水平，以适应先进技术带来的挑战，从而促进高校档案数字化建设与管理的发展。

参考文献

[1]许德斌.基于大数据的高校数字化档案资源管理研究[J].山东农业工程学院学报.2019，（08）.

[2]张运磊.高校档案信息数字化与管理网络化建设研究[J].现代交际.2019，（17）.