工作流技术在高校协同办公系统中的应用研究

牛永正

摘 要 随着计算机网络技术的快速发展，工作流技术成为信息社会最受关注的技术。现在，网络时代到来，为了适应时代的潮流，全世界的高校都采用了办公自动化技术，积极地构建了自己独特的“智慧校园”。为了在高校内实现真正的“智慧校园”，让高校的教师在教学、科研、行政的过程中，可以跨部门协作，提高办公效率。因此，在协同办公系统中引入工作流技术势在必行。

关键词 工作流技术;协同办公系统;应用研究

所谓的工作流，是指在它被执行之前和之后组织工作流的若干工作，用计算机的适当模型来表现它，并计算它的规则和逻辑。简单来说，工作流技术是工作流计算模型，其主要优点是办公系统自动化。办公自动化是基于系统科学和行动科学的理论。那是为了达成特定的目标，实现更好的工作结果，可以将办公活动标准化，最大限度地利用制度化的信息资源。

1工作流技术

工作流技术是各个高校的办公自动化系统的核心技术[1]。

1.1 工作流技术的概述

由于工作流本身是为了提高工作效率和削减工作成本而提出的，所以除了办公室自动化以外的没有其他特别成果。

工作流管理技术是可以用来定义工作流操作的创建和管理的一组系统。它将转换成计算机业务，输入业务将被处理到可以识别的窗體中，由该窗体驱动的工作流的管理和执行完成。由于计算机网络技术的快速发展，工作流管理系统开始呈现出不局限于一个方面，而是逐步应用于各种企业和大学的大规模化趋势。

1.2 工作流技术的优势

随着社会的不断进步，国际化进程的加快，市场竞争越来越激烈，为了满足这种激烈的市场竞争，所有主要企事业和机构都开始使用办公自动化系统来提高工作效率，由于企业和机构的业务数量增加，内部员工也增加。为了实现企业和机构的发展，大多数企业和机构放弃了旧的自动办公系统，开始向办公自动化系统导入工作流技术。因此，办公自动化系统中工作流技术的优点如下：①通过标准化工作流建模流程，提高工作流建模的灵活性。②为了提高工作流系统的实用性和可靠性，组合工作流技术和事务处理技术。③工作流技术与数据库与GUI技术的组合可以使系统接口更加友好和易于操作[2]。

2工作流引擎技术在高校中的应用

工作流引擎是整个管理系统的核心，它对管理进程、活动、资源、数据、组织以及调度工作流程，确认工作流程按事先确定的顺序正确流转。改进的工作流引擎由4个模块组成。

2.1 高校办公的现状及其特点

随着中国改革开放的发展，信息处理的需要越来越高，如何使信息处理更加高效、快速，使办公自动化程度更为深入，成为所有人生活的焦点。

（1）网络成熟。在中国的各个高校，网络构筑的速度变快了。数不尽的高校建立了自己独特的校园网络，通过各种形式的连接开始进入中国的教育网络和科学研究计算机网络。这些技术明显提高了大学工作效率，减少了通过校园网络工作的时间。向学生和教师发送最新的教育信息，已成为大学最方便、最快捷和不可或缺的部分。

（2）在其他地方工作。一个是多校区的远程办公室。大学经营体制的改革和布局的调整。现在大部分的大学和大学都开始扩大规模建设新的校园。有的学校有很多校区。第二，移动办公室。各个高效的领导为了进一步的研究，必须去各种各样的学校深造，研究的新情报必须要传达给学校的工作人员。另外，他们必须理解学校的情况来做出决定，这两种情况都需要办公的新方法。网络办公模式是通过网络连接，通过网络传输文件和信息，进入大学管理系统，方便实现移动办公。

（3）知识更新速度快，人员流动大。无论是什么样的组织，总会有人离开。为此，在大学和大学的办公自动化系统中，为了积累知识和档案，避免因人事变化而反复作业从而丧失之前信息。现在是知识经济时代，知识更新的速度在各个高校都很快，知识更新的速度比一些企业更需要新知识教授来整合这些新知识，以便更好地掌握社会信息对于有学识的大学和大学是一样的[3]。

2.2 工作流技术在高校办公自动化系统中的应用

在高校人事管理中，有些操作流程需要不同部门的流水审批，如新教工的引入、教工职位的变更等，如果采用手工传递文件，既费时又费力。把工作流管理系统引入到人事管理中是非常好的选择，不但能提高人事管理的工作效率，也能从某些方面节省人力、物力。以工作流技术为基础的高校人事管理，并阐明了以下方面来应用于各个高校的办公自动化系统中的工作流技术。

（1）文件管理。所有的正式文件都通过统一的接口与高校的办公自动化工作流环境进行对话。

（2）档案管理。在各个高校需要提交正式文件和重要信息进行处理。另外，还提供了需要租借的用户的便利性。

（3）事物的管理。大学和大学有几个会议。这些会议的组织化和会议后会议的记录和归档需要通过办公自动化系统的工作流管理环境来实施[4]。

2.3 工作流技术在高校办公自动化系统应用中的重要意义

（1）应该加强科学决策。大学管理者最基本的课题是做出科学的决定来帮助大学的稳定运营和发展。具有足够和高度的信息是科学决策的基本前提，并且具有工作流技术的大学OA自动化系统包括许多知识，可以帮助管理者做出科学和有效的决定。

（2）管理的有效性改善了。管理模式是否科学有效，主要取决于学校能否有助于有效建设。在实现办公系统自动化后，大学管理部门通过计算机接入大学校园网络，掌握文件处理和流程，并与数据库建立了良好的界面，以大大提高管理的有效性[5]。

3结束语

在信息技术高速发展的时代，我们只有通过采用协同办公系统来提高工作效率，降低工作成本，缩短工作时间，才能保证各个高校的竞争力，使教师能够可以快速、便捷的得到通知，同时在协同办公系统中引入工作流技术，使得各部门之间的协作更加紧密，减少不必要的等待时间，因此建议高校都必须建立以工作流技术为核心的办公自动化系统，以确保高校工作人员之间的良好沟通和高效完成工作。

参考文献

[1] 冀索琴.基于工作流技术的办公自动化研究[D].西安：西北大学，2001.

[2] 郭慧芳.办公自动化系统中工作流流程监控的研究与实现[D].天津：河北工业大学，2004.

[3] 张斌，蔡力钢.基于动态工作流技术的智能办公自动化系统的研究[J].计算机应用研究，2003（5）：18-20.

[4] 龙军一.基于自定义工作流的办公自动化系统的设计与实现[D].广州：华南理工大学，2012.

[5] 郑小松.高校基层办公自动化系统研究与设计[D].沈阳：东北大学，2010.