高职院校学生资助档案管理优化建议

卢清 龙萍

【摘 要】学生资助档案是在各项资助工作过程中，对家庭经济困难学生进行扶贫助困的各种形式的历史记录，学生资助档案体现了党和国家对贫困学子的关心，是国家改善民生、建成小康社会、构建和谐社会的有力见证，具有重要的参考价值和可靠的凭证作用。随着受助人数的增多，高职院校资助档案管理呈现资助类型多样、内容复杂、数量剧增等特点，本文从资助档案管理的现状、职责、原则、存在问题进行分析，进一步改进档案管理方法，提出了优化管理方法的建议。

【关键词】学生资助;档案管理;优化建议

学生资助是一项利民惠民工程，是帮助贫困学生顺利完成学业、成长成才的有力举措。党的十八大以来，以习近平同志为核心的党中央高度重视贫困家庭子女的受教育问题，随着我国学生资助制度不断健全、资助范围的扩宽，资助资金投入力度加大、资助工作内涵加深，迫切要求学生资助档案管理要紧跟步伐，与时俱进，更加科学、规范地做好档案管理工作。

一、学生资助管理中心档案管理现状

高职院校受资助学生数量较大，资助档案管理存在资助项目多样、内容复杂、数量剧增等问题，需要及时改进和优化档案管理方法，提高工作效率，更好地推进资助工作顺利开展，用好管好资助档案，服务贫困学生，服务社会。

二、学生资助档案管理的职责

学生资助档案管理的职责是负责档案的收集、分类、整理、装订、归档、保管、移交等工作，将学生资助工作过程中形成的，能够客观地反映各项资助和助困育人的历史记录完整保留下来，对学校、上级相关部门、社会、国家具有保留和参考价值，也是是职业院校落实各项国家资助政策的重要凭证。

三、学生资助档案管理原则

（一）边收集边整理，集中收集原则

按照资助项目进度，完成资料收集，要求资料准确、齐全、真实、规范，于每个资助项目结束后、学期期末前整理完毕。

（二）分类存放原则

按学年度、学习类型、资助项目进行分类整理，检查各级各类资助资料的完整性和准确性，确保学生在受助过程中的每一环节都有依据可寻。档案胶装后，按照各类资料规范排列，按学期顺序装入专用档案柜，并在档案柜上进行编码标识。

（三）保密原则

档案管理人员对资助档案有保密的义务，应树立保密意识，不得随意将纸质和电子资料泄露给其他无关人员;涉及学生个人信息的资料，未经同意，不得复印、摘抄，不得擅自扩大传达、阅读范围;档案查阅涉及学生个人信息等保密资料的，与工作无关的人员不允许随便查阅。

四、学生资助档案存在的问题

（一）档案管理不规范，高职院校大多未制定关于学生资助档案管理的制度，导致档案管理缺乏章程，在档案管理过程中难以保证规范性。

（二）高职院校资助档案管理呈现资助项目种类多样、内容复杂、数量剧增等特点，加大对档案管理的难度，容易出现错误分类、资料不全等问题。

五、学生资助档案管理优化建议

（一）建立和完善资助档案管理制度和办法、在办法中明确规定档案管理的部门、职责、归档范围、查阅、移交等内容，学生资助档案要在相应的制度办法下进行科学化、规范化的归档和管理。

（二）建立资助档案管理的归档指引、完善分类方法、创新整理方法，在归档标准下进行资料的整理和分类，使档案管理更加清晰和规范。

1.建立合理的归档指引

高职院校的各项资助以国家奖学金、国家励志奖学金、国家助学金、国家助学贷款、教育精准扶贫、中职（技）免学费、中职（技）国家助学金为资助主体，以校内奖助学金为重要支撑，以勤工助学、学费减免为辅助手段的多种形式有机结合的高校家庭经济困难学生资助政策体系，学生资助档案管理根据学校资助政策体系，建立合理的归档指引，指导资助档案合理、规范、有效地进行归档。

2.完善资助档案分类方法

（1）三级评议分类法：按照评审程序，根据班级、二级学院、校级三级评议和评审流程来进行分类，分为班级评议资料、二级学院评审资料、校级审定发放资料。

（2）学習类型分类法：按照学生学习类型进行分类，可分为高职类、中职类、中技类资助资料。

（3）资助项目分类法：按照资助项目的不同进行分类，分为免学费、助学金、奖学金、困难补助金、勤工助学、助学贷款等项目资助资料。

（4）资助途径分类法：按照资助途径的不同分为国家资助、校内资助、社会捐助进行分类，体现了多渠道资助扶困的政策。

（5）资助目的分类法：按照资助目的，分为助学助困、资助育人资料。

3.创新档案整理方法

（1）评审过程整理法：档案在整理过程中要按照资助评审程序来进行整理，体现评审过程：接收国家、省、市资助通知、部门通知→资金下达文件→班级评议资料→二级学院评审资料→校级审定资料→学生签字确认→银行发放流水明细。

（2）部门联动整理法：档案管理员在整理资料时需要协调各系资助负责人、本部门资助管理员、财务部门资金发放管理员、银行等多家部门和单位，才能完成资助评审及发放资料的整理和归档，任何一个环节的滞后与脱节，将会影响档案的整理的完整性、正确性，影响档案整理归档的效率。

六、结束语

学生资助档案记录着学校贫困学生的受助痕迹，在遵循档案管理的原则基础上，更新观念，创新和优化管理方法，善于反思，总结好的经验和做法，探索适合高职院校特色的资助档案管理模式，充分发挥档案凭证与参考、桥梁与纽带等作用，助推资助工作的顺利开展，服务贫困学生、国家和社会。

参考文献：

[1]曾范红. 高职院校档案管理中存在的问题分析及对策研究[J]. 财富时代.2020（04）.

[2]张海蛟，付轶.高校学生资助档案管理的优化路径探讨.新校园（上旬刊）.2017（07）

作者简介：

卢清（1987-8），女（汉族），贵州安顺人，大学本科，任职于安顺职业技术学院，助教，主要研究方向：电子商务 档案管理。

龙萍（1984-9）女 苗族 贵州省安顺市西秀区，助理馆员，本科生，方向：档案管理。

（作者单位：安顺职业技术学院）