档案信息化建设在档案管理中的意义探究

王仁国

摘 要：随着科学技术的飞速发展以及信息的爆炸式增长，在当前社会环境下，为了实现信息更加高效迅速传播，提高办事效率，档案信息化建设成为新时代信息化建设的一项重要内容。在档案管理过程中加快信息化建设，能够更加快速的进行数据整理，提高工作效率;提供新的传播途径，保护纸质媒介;同时还能够不断强化和完善信息的管理，使档案管理体系更加规范。从而让档案管理更加高效便捷，有效推动档案信息化的进程。

关键词：档案管理;信息化建设;档案信息化

“档案”在广义上指的是人们在社会活动中所形成的各种具有保存价值的原始记录，因此档案中所涉及到的信息与内容是相当广泛的。在档案的管理过程中，随着数据与信息的不断增加，势必会给其管理及相关工作带来深刻的消极影响，不利于信息处理效率的提升，故随着科学技术的发展，档案信息化建设是档案管理活动中大势所趋的一项改进措施。档案信息化建设能够借助信息技术的优势实现工作效率的提升、有助于节省原材料以及保护原始载体以及形成更加规范化合理化的档案信息管理体系，为档案的保存与传播提供了更加高效的途径。

一、利用信息技术进行整理，提高工作效率。

随着档案信息的不断增加，越来越复杂庞大的数据信息只凭借人工进行查找、收集与整理等工作，会花费档案管理人员大量的时间，并造成工作上的负担;同时也会降低工作的效率，导致出现一连串的连锁反应，影响档案管理工作。在借助科技手段将档案管理进行信息化处理之后，档案的管理人员能够更加便捷高效地进行数据的筛选与处理，从而有效减轻工作负担，实现工作效率的提升，为档案的筛选与调取提供更加坚实的保障。

在本单位的工作实践中会涉及到较多的档案收集与整理的内容，面对不断扩充的档案资料库，如何更加有效地提升信息处理的效率成为档案管理工作中首要解决的问题。在对档案管理进行了信息化建设之后，当前的档案管理由费时费力的人工的依次翻找，变成了更加高效地借助事先录入的信息数据库对档案资料进行查找与调取的形式。在现在的档案管理过程中，工作人员只需借助电子设备就能完成信息的查找与筛选，极大地提高了办事的效率，为实现高效办公提供了有力的保障。

二、借助信息技术方便传播，保护纸质载体。

在传统的档案管理中，纸质媒介是最为常见的信息载体，与其他的实体载体相比，纸质档案有着便于携带与查找的优点，但同时也存在着一定的缺陷。纸质载体容易受到来自外部的干扰与破坏，给档案信息的完整性造成影响，同时随着档案信息的增加，对于纸质材料的需求增加会对自然资源带来一定程度的消耗，不利于长期的储存与使用。与纸质载体相比，信息化的数据会进一步压缩档案信息所占用的空间并打破使用传播上的限制，同时也减少了纸质材料的消耗，有助于保护原始的纸质信息材料，为档案信息的管理与传播创造了便利。

与纸质载体相比，信息化的管理与承载设备所占用的空间更小，容量更大，信息更完善，同时还减少了对于纸张的浪费，这不仅有助于保护环境，同时还有效地保持了原版纸质资料的完整性，为信息数据的核实与验证提供了保证。因此在本单位的档案资料管理过程中通过信息化建设能够为数据的传播提供便利，在保护原始纸质资料的同时实现档案管理效率的不断提高。

三、通过信息技术加强管理，规范管理体系。

在传统的档案管理过程中，由于缺少相应规范的管理制度和体系，经常会出现档案信息更新不及时，内容陈旧以及信息管理混乱等问题，给档案信息数据的处理带来消极的影响，阻碍信息处理效率的提升。档案信息化建设应用到档案数据的管理与处置实践中之后，传统效率低下，缺乏明确分工的档案管理体系被更加高效便捷的信息化数据处理手段所取代，因此新型的档案管理手段能够让数据的调取的程序更加完善规范的同时保证了信息查找的效率，为实现档案系统化制度化管理提供了坚实的保障。

借助信息化建設进行档案管理能够让当前的管理实践更加规范化和制度化，为避免管理过程中出现各种各样的问题提供必要的前提。我单位在实施档案信息化管理之后，针对档案信息的提取和使用制定了一系列的制度，将档案的管理程序做出了更加细致化的要求，比如将档案信息的管理及各项活动统一委派给专人掌握，这样避免了中间的繁琐环节，为实现档案管理效率的提升提供了保障。

四、总结

档案信息化建设，能够借助网络信息技术的优势对信息量庞大的数据进行更加合理有效的整理与调整，为提高工作人员的工作效率创造条件;同时借助信息技术进行档案数据的统计与整理能够使传播更加迅速，节省实体信息载体对资源的消耗，并在一定程度上起到保护纸质载体的作用;并且通过档案信息化建设，管理人员能够更加有效地对数据进行管理与维护，从而使档案管理的制度和体系更加规范，为信息的处理提供更加便利的环境。

参考文献：

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