计算机信息处理技术在办公自动化中的应用

2020-07-06 03:39包伟平
中国新通信 2020年3期
关键词:信息处理办公自动化技术

包伟平

摘要:企业经营需要对大量的数据进行处理,借助计算机信息处理技术,可以有效的提升企业对经营数据的处理能力,为企业健康发展提供良好的动力。计算机信息处理技术还能强化企业办公自动化的能力,对企业提升办公效率具有重要意义。本文根据计算机信息处理技术在办公自动化中应用的优势进行分析,并对该技术的发展方向提出相关意见,希望对计算机信息处理技术更好的应用于办公自动化中,具有一定积极作用。

关键词:计算机;信息处理;技术;办公自动化;应用

引言:计算机在企业办公中的应用,改变了传统的办公模式。计算机具有强大的信息处理能力,能够有效的提高工作效率,并且将办公流程进行合理的规划。在目前的社会中,企业已不再受空间和时间的限制,将业务和服务拓展到世界各地。在这样的情况下,企业要想提高自身办公效率,必须要将计算机信息处理技术应用在企业的各个环节中,稳定提升企业的工作效率。

一、计算机信息处理技术在办公自动化应用中的优势

(一)优化办公职能

在以往的办公室环境中,办公室功能受到时间和空间的限制,造成办公室工作效率低下。在应用信息处理技术之后,办公室业务能够摆脱时间和空间的限制,让办公室功能得到优化。在建立了网络平台之后,办公室员工工作效率得到大大提高,借助办公平台,员工能够更快速分享业务文件,对于公司的通知,能够以更快的速度落实,实现企业运行效率的提升。

(二)提高工作效率

企业的日常生产、经营需要对大量的数据进行处理,利用计算机信息处理技术,可以将企业的经营数据进行数字化整理,实现信息数字化后,可以提升企业的信息调取能力。例如:通过计算机信息处理技术,将企业内的员工档案进行数字化处理,针对员工的日常工作表现进行记录,当企业需要对员工的岗位进行调整时,可以从企业的内部网站,调取所有员工的档案,根据档案记载可以准确了解所有员工的工作表现,针对工作积极的员工进行岗位提升。利用计算机信息处理技术可以提升企业的办公效率。

(三)规范工作流程

繁琐的工作流程会对企业的经营决策,带来严重的迟滞性,不利于企业的健康发展。目前,已经有很多企业利用计算机信息处理技术来优化工作流程,并且取得了显著的成效。各部门通过计算机系统可以直接与管理层对接,节省中间环节,不但可以简化工作流程,还有助于工作效率的提升。

二、计算机信息处理技术在办公自动化应用的方向

(一)文档的制作和演示

文档制作和演示是计算机信息处理技术的主要发展方向,通过office办公软件对相关的文字、图片、音频、视频、数据等信息进行整理,根据需要可以制成电子版的文档和表格。利用计算机整理的文档和表格具有强的规范性,利于各部门的查阅和审批,对企业整体的工作进程具有促进作用。

(二)对文字进行处理

在实际的办公过程中,需要对相关的文字进行整理,保证速度是前提,利用计算机进行文字录入,无论是速度还是重量都远远优于人力抄写。例如:进行公司重要的会议,需要对会议内容进行记载,并且会议接受后,需要向所有与会人员发送会议记录,采用传统的人力记录是无法完成数量如此大的工作。但是,利用计算机对会议内容进行记录,当会议结束后,只需要按照规定的数量将文档进行打印即可完成这项工作。

(三)对数据进行处理

企业的经营会产生大量的数据,包括销售数据、生产数据、成本数据等等,每种类型的数据都有很大的基数,办公人员要对这些数据进行整理表或者成图,这样利于决策层更加直观的了解最近一段时间内企业的发展动态,并制定出企业下一阶段的发展计划。利用计算机的信息处理技术,只需要将这些数据准确的输入到系统当中,系统会自动生成数据报表。

三、计算机信息处理技术在办公自动化应用的方法

(一)规范网络环境

在办公室自动化中,网络环境是应用信息处理技术的基础。企业要更好应用信息处理技术,促进办公室自动化,必须要重视网络环境的建设。首先,企业要选择相关技术比较稳定的办公系统,保证系统可以平稳运行。其次,要保障网络环境的安全性,避免企业信息遭到网络攻击,造成信息丢失的现象。最后,还要对办公人员进行培训,保障所有办公人员都能熟练操作相关的办公软件。

(二)构建信息平台

企业需要建立适合自身发展的信息平台,从企业实际需求出发,建设具有企业特色的信息平台。在办公室自动化中,企业要想应用计算机处理技术,需要具備实用的信息平台。信息平台的建立可以促进企业内部消息的流通性,保证企业内各部门能够把持紧密的练习。

(三)保障信息安全

保障企业信息的安全是该技术应用于办公自动化的基础,对信息进行保障需要分两个部门。其中,需要对所有的数据进行安全备份,避免企业数据硬盘受损后消息丢失。另外,还要提升安全系统的可靠性,对办公系统中的漏洞进行及时的修补,避免系统因漏洞造成瘫痪,进而影响办公进程。

结语:现阶段,企业之间的竞争越发激烈,计算机信息处理技术在办公自动化中的应用,对企业的发展具有重要促进作用。建设良好的网络环境,有利于计算机信息处理技术更好的应用于办公自动化当中。另外,企业还要在内部建立信息共享平台,保证所有工作人员都能及时掌握企业动态。最后,还要对企业的网络信息安全进行有效的保障,避免企业信息丢失。

参考文献:

[1]艾双双,刘宣华.计算机信息处理技术在办公自动化中的应用浅述[J].中国室内装饰装修天地,2019,(02):247.

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