浅析事业单位人事档案管理工作

张满娇

摘 要：对于事业单位而言，人才是其最重要的组成部分，能够有效促进工作效率的提升，推动自身的发展。在评估干部职工工作水平的过程中，往往会参考人事档案，档案中记录了员工的各项信息，是组织评价员工的重要方式。在此背景下，本文针对现阶段人事档案管理工作中存在各种不足进行了深入剖析，并提出了相应的解决措施，来保证单位的发展水平迈上新的台阶。

关键词：人事档案;管理工作;存在问题;解决方案

随着社会的不断发展，事业单位与过去相比，发生了明显的变化，在单位人事管理过程中，人事档案管理是其重要的内容之一，立足当前，单位的人事档案管理状态仍不尽如人意，管理方式滞后，很难满足日益提高的人力资源的需求。干部人事档案针对的对象是单位干部，包含了干部的各项信息，在评估干部工作表现的过程中，干部人事档案提供了重要的参考作用。因此，要立足于单位人事档案管理的现阶段的发展实情，剖析管理中存在的不足，形成具有针对性的管理模式，渗透创新与发展理念，在根本上为单位的长远发展创造有利条件。

一、人事档案管理工作中存在的问题

（1）从实际情况看，干部人事档案仍存在不少问题，主要是三个方面：一是材料不全不规范。比如，干部履历表、学历学位材料、入党材料、考察材料等重要材料缺失，或制作不符合规定要求。二是由于历史或其他个人原因导致信息记载不准确不一致。比如，记载的出生日期、参加工作时间、入党时间以及学历、经历等方面信息，前后不一致，自相矛盾，三是极少数人员为了某些个人利益，刻意隐瞒信息或进行信息造假。

（2）人事档案管理基础设施薄弱，信息化水平较低，与企业现阶段的发展实情不相符，主要体现在两个方面，首先，保管环境较差。部分单位没有建设专门的档案室，档案资料都保存在普通房间，温湿度无法控制在合理范围;部分单位尽管建设了档案室，但是其它硬件设施未能达到标准，导致档案有可能面临损坏、丢失的风险;部分单位办公室比较紧张，档案管理员没有相应的办公室，只能在档案室进行相关工作。其次，保管方式落后。目前还有部分单位仍然采用传统的人事档案管理方式，没有建立信息化的人事档案管理系统，档案材料大都是纸质，这就加大了查询人事档案的难度，不利于工作效率的提升;部分单位人事档案信息的开发程度较低，导致档案信息的作用未能得到充分发挥。

（3）人事档案管理方式比较传统，效率不高。目前，虽然有部分事业单位积极引进信息化技术，建立了电子人事档案管理系统，但是由于部分职工的的计算机水平较低，只能进行简单的操作，这就导致系统的作用无法实现最大化，工作效率和质量自然无法得到质的提高，这与未来的发展趋势是不相符的。

（4）人事档案管理人员的专业能力较差，甚至有部分管理人员在单位内还担任其它职务，专业性匮乏，档案管理理论知识十分有限，管理能力低下，对于认识档案工作的了解还停留在表面，进而导致档案管理的工作效率长期处于比较低的水平。管理知识更新不及时，很难保证人事档案管理的科学性。由此可见，人事档案管理队伍建设必须较强，创新与发展迫在眉睫。

二、加强人事档案管理工作的措施

（1）丰富人事档案的内容，在人事档案管理工作中，相关资料的收集是档案管理员最基本的工作，在资料收集完成后，档案管理员要充分发挥自身的专业能力，对资料进行甄别，将无效信息过滤出去，并且事业单位人员调整的过程中，个人信息也会随之发生改变，因此，在收集资料时，档案管理员要兼顾时效性和有效性两个方面，保证收集到的资料具有比较高的有效性、完整性以及客观性。人事档案在管理过程中有转递有交接，在这个过程中要严密严谨记录，不让档案材料随着管理人员的变动而造成不必要的缺失及信息不完整，这样做会更加有助于提高人事档案信息的价值。只有这样，人事档案才能将自身的作用发挥到最大，为单位的进一步发展提供助力。

（2）加强档案管理工作基础设施建设的力度，实现档案管理的规范化。该项工作要从两个方面来切入。首先，优化环境设施。提高人事檔案管理部门的资金投入力度，加强硬件设施建设，建立一个具备防火、防潮、防盗等多个功能的档案室，确保档案管理的规范性处于比较高的水平;其次，应用信息化系统。传统的档案管理都是通过人工的方式来进行资料收集、查阅，而引进信息化系统之后，人事档案管理的各个流程都通过计算机来实现，工作效率得以大幅提升，使档案管理能够对单位发展形成推动。建立健全科学高效的人事档案管理制度，保证与单位整体管理规划的同步性。

（3）保证资料的有效性。人事档案数字化建设指的是将信息技术与档案管理相结合，建立电子档案信息管理系统，这种方式不仅提高了工作效率，还能有效避免传统管理中档案造假的问题。档案管理员在工作要严格执行数字化工作的各项流程，确保工作的规范化和标准化。除此以外，为了确保人事档案信息处于比较安全的状态之中，事业单位还要对系统进行定期维护，并且在建立电子人事档案的过程中，还要建立纸质档案，形成“双重保险”，一旦计算机出现故障或系统出现故障时，还能通过纸质档案获取到相关信息，确保信息的使用不受影响。

（4）结合单位具体情况，以时代发展为契机，合理调整人员结构，配备高素质的管理人员，增加专业档案管理人员比重，打破兼职模式的束缚，以便保证整个队伍具备较高的专业水平。要加强业务培训，提高干部人事档案工作人员的能力素质和政策业务水平，发挥多媒体网络教学优势，促使档案管理人员掌握现代化办公模式，保障整体工作的专业性与先进性。例如，可以安排专业能力比较强的人员进行示范操作;开展技能比拼活动，调动档案管理人员的积极性，使其主动加入;将职工送至专业的培训机构进行培训。这些方式不仅能够提高管理人员的专业能力，还能增强他们的管理意识，为档案管理工作规范性水平的提升奠定基础，进而推动单位朝着更好的方向发展。

三、结语

总而言之，在事业单位人事工作持续推进的背景之下，人事档案工作获得了新的发展契机，但是随之而来的各种挑战也需要引起足够的重视。只有通过管理制度的深入改革，管理理念与时俱进的更新，将信息技术与管理工作有机的结合在一起，才能保证人事档案管理工作能够为单位发展提供强有力的支持。事业单位人事档案管理工作具有比较高的复杂性，过去的管理模式已经远远落后于时代发展，这就要求管理人员不仅要提高自身的专业能力，还要积极引进信息化技术，提高档案管理工作的效率，为单位更好的发展保驾护航。