对就业创业扶持政策工作中的档案管理分析

王怀庆 鄄城县人力资源和社会保障局

引言：当下我国许多行业已经进入了大数据管理时代，尤其是档案管理工作，更是与大数据技术的使用息息相关，就业创业政策工作中的档案管理工作目前已经基本实现了大数据档案管理技术的普及，但工作效率还需要进一步提升。

一、就业创业扶持政策中档案管理工作的现状

当下我国就业创业扶持政策档案管理工作已步入大数据时代，具体工作方法与以往的档案管理管理工作存在差异，且就业创业扶持政策相关的档案数量大且内容复杂，相关档案的收集、分类、存档等工作都需要结合时代发展情况进一步优化。同时，各行业的档案管理工作都逐步迈入了无纸化办公行列，就业创业扶持政策的相关档案很少通过统一的数据输入形式进行存档，因此查阅整理工作都有较大难度，各地区的档案资料保存工作相对独立，大部分档案管理部门也未构建内部信息资源库。此外，就业创业扶持政策的档案管理工作需要较高的精确性，因此工作人员的实际专业能力也需要不断提升，在就业创业扶持政策档案管理工作中，相关工作还未构建完善的工作制度，为从根本上提升相关工作的规范程度，构建完善的档案管理体系也是必不可少的内容[1]。

二、完善就业创业扶持政策中档案管理工作的有效措施

（一）推进档案信息化管理进程

档案管理信息化建设需要从多个方面着手，认识到档案管理的重要性。其中档案管理信息化水平的优化工作需要从两方面进行，第一方面是要明确各部门的职责，档案管理人员可根据相关的国家规定将各类文件进行归档，档案资料分门别类的整理保存，同时定时检查，确认档案资料完整性。第二方面是实现档案资料的全程管理，严格按照规章制度输入、下载、查看资料，档案管理部门需要针对真实情况制定出适用性强的管理制度，减少档案管理工作中的盲目性和随意性，使档案管理系统有明确的分工。实施责任落实到个人的政策，对每个环节进行监督，避免意外产生。

如：某档案管理部门在全面落实档案资料信息化管理后，实施责任到人的管理制度，将档案资料管理责任落实到个人，避免由于权责不明导致档案管理工作效率低，有效提升了档案管理信息化水平。

（二）建立资源共享平台

当下信息化技术的不断发展使档案管理工作和信息技术的结合程度越来越高，尤其是在就业创业扶持政策的档案管理工作当中，享受就业创业扶持政策的人员档案需要进行系统化整理，不仅对档案管理人员的专业能力提出考验，同时也考验档案数据库的规范性。因此为降低相关工作的难度，档案管理人员可以构建合理的信息资源共享平台，各地的创业就业扶持政策档案信息管理部门按照统一格式和要求录入信息，不仅能够降低档案整理和管理工作的难度，还可以为后续档案查询和更新等相关工作提供便利。此外，建立资源共享平台后，就业创业扶持政策相关档案的信息数据分析也能得到更加准确的结果。

（三）建设档案信息库

当下虽然大部分就业创业扶持政策档案管理部门已完成了信息化管理的改革，但仍有部分地区处于传统管理方式向信息化过渡的阶段，想提高工作方式过渡的效率，需要尽快构建档案管理信息库，在建设过程中可以将档案管理的相关工作与计算机技术有效结合，实现两种工作方式的平稳过渡，即将综合档案数据和档案目录进行集合，促使档案管理相关工作效率提高。此外在档案信息库建立的过程中，工作人员还可以筛选出信息重复的资料，在构建信息库的同时精简化档案资料内容，并对档案缺失的部分资料进行补充和重整，保障档案资料在信息库建立的过程中不产生遗失。

（四）提升工作人员专业性

就业创业扶持政策档案管理工作具有服务性，因此档案管理人员要明确自身定位，同时不断提升自身专业能力，迅速优化档案管理工作质量。部门管理层可以为档案管理人员创造更多的学习机会，定期培训专业技能，不仅能增强部门整体的管理质量，管理人员本身业务能力也能得到提升。此外人才建设也是档案管理工作顺利展开的基础，就业创业扶持政策档案管理需要工作人员既具备档案管理能力又具备计算机技术，许多管理人员还未同时具备两种能力，因此应积极帮助档案管理人员提升自身能力。

如：某创业就业扶持档案管理部门每两月组织档案管理人员学习一次最新的管理政策和专业知识，经常邀请档案信息化管理方面的专家讲解工作方法，一对一的指点档案管理人员工作，有效提升了管理人员自身专业能力。

（五）完善档案管理体制

为降低就业创业档案管理人员的工作难度，同时促进档案管理工作有效落实，应优先完善相关工作机制，其中档案数据的统计规范要摆在突出地位，通过内部档案管理制度的规范化，为员工提供有力的工作依据。目前就业创业扶持政策档案已经基本实现了信息化管理。档案管理人员在将纸质资料导入计算机时应按照统一文件格式录入，为后续归档工作提供便利，在收集新的档案资料时也应要求资料上传人和收集人按照统一的文件格式填写资料，避免因文件格式不同增加后续工作的难度。

如：某就业创业扶持政策档案管理部门在将旧资料录入电脑时要求录入员将资料全部使用WPS办公软件录入，输入时规范好统一的格式和字体，有效避免了因资料录入不规范导致档案管理人员工作难度增加[2]。

结束语：综上所述，就业创业扶持政策的档案管理工作具有重要意义，因此有关部门应利用科技时代为档案管理带来的便利，不断改良措施，提升就业创业扶持政策整体档案管理水平。