疾病预防控制电子档案的建立与管理

黑龙江省疾病预防控制中心 黑龙江 哈尔滨 150030

黑龙江省疾病预防控制中心在疾病预防控制档案工作中，运用电子档案的特性，结合疾控档案工作实际，依据档案与电子档案工作规范与要求，在做好日常档案管理工作的同时，对我省疾控档案进行了系统完整的电子档案运作，并已初见成效。通过对疾控电子档案的日常运作，初探方便快捷和行之有效的疾控电子档案建立方法与管理模式，以进一步提高疾病预防控制档案的利用率和科学的档案管理水平。

1 疾控电子档案与软硬件配置

硬件：黑龙江省疾控中心无专用的档案管理服务器设备，主要利用黑龙江省公共卫生大楼服务器下的疾控路由器，建立单位局域网，终端为各科室专业人员电脑(计算机)；纸质文档转换为电子文档的设备为：紫光F-15扫描仪。软件：应用党政数字档案管理平台中的博通软件以及自备的文件格式转换工具、音像编辑、文档编辑及文档工具等，同时建立单位自制电子档案与数据库。

2 电子档案建立与开展情况

2.1 档案工作概述 根据黑龙江省疾控中心疾控档案工作要求，建立了一套完整的档案管理组织体系，设立了档案工作领导小组、档案鉴定小组，成立了中心综合档案室和设立专职档案员，由中心办公室全面负责档案业务管理，每个科室都有兼职档案员，并按档案工作要求，对档案人员定期开展业务知识学习与培训，每年4月前完成上年度的档案立卷工作。自2015年起，建立了疾控电子档案，实行纸质档案与电子档案二套并行和双套管理的“双规制”管理模式[1]，档案的检索工具、归档原件等具体内容纸质档案与电子档案完全一致。

2.2 电子档案的交流与利用方式 为更好开发利用档案信息资料，充分发挥中心现有的计算机设备和硬件资源，对电子档案进行了探索和实践，利用路由器设备建立黑龙江省疾控中心局域网[2]，设立了单位内部共享系统，指定所有电脑的IP地址，每台电脑均建共享文件夹，由办公室对局域网和共享系统进行日常维护和管理。使得中心所有的电脑直接通过单位局域网中的共享功能进行浏览电子化信息，便于资料与信息的及时交流，在单位内形成了良好的电子文档使用习惯，应用电子文档为各相关职能科室提供便捷、实用和高质量的服务。

2.3 日常档案的电子化运行与管理情况 纸质文档的立卷归档已形成了一整套完整的分类、立卷和目录索引等规范的系统管理模式。建立电子档案顾名思义，是将所有的文档都要转变为电子文档，根据疾控系统档案实际工作情况，采用了多种方法对所有疾控工作产生的文档进行电子化管理并形成制度[3]，主要可分为以下几种情况。

2.3.1 收文 收进中心的公文材料，主要包括上下级文件、疾控资料等纸质材料。中心档案员同时兼职文书工作，按照公文管理要求，对纸质文件进行了电子化管理；(1)应用博通软件进行收文登记，录入软件中；(2)对纸质文件进行扫描处理转为电子文档，输出格式为PDF，输出文件名与博通软件录入名一致；(3)按公文管理规则，纸质文件交领导批办；(4)根据领导批办意见，纸质文件交责任科室承办、传阅签字；(5)将办文签阅记录进行扫描，并归入该电子文档的最末页；(6)根据文件承办需要，将电子文档放入“办文共享”中，供具体承办人员查阅。

2.3.2 发文 中心的发文均由责任科室以word格式起草电子文档和文件签发稿及公文对外寄发登记表，成稿后打印纸质，经科室主任、办公室核稿和分管领导签发(签字)，定稿后，由档案员收入电子文档和文件签发稿及公文对外寄发登记表，加盖电子公章并将该电子文档和文件签发稿及公文对外寄发登记表等转为PDF格式，用博通软件登记发文。与外单位联合发文文件用同样的方法进行电子文档管理。

2.3.3 帐外文件 主要包括各类报表、办公会议记录、课题研究资料、论文等，将这些资料的过程性资料和定稿资料是电子文档的转为PDF格式，是纸质文档的通过扫描仪扫描，转为PDF格式，用博通软件登记。

2.3.4 照片音像档案 照片、音像等资料能真实地记录疾病预防控制工作过程，这些资料一般不需格式转换，但由于照片音像文档容量较大，在博通软件不易上传。

2.4 自制电子档案目录与数据库的建立 党政数字档案管理平台博通软件由于是在线平台，且为用户终端，有一定的局限性；导出电子档案数据库费时且需另行再处理，所以有必要建立比较完整的自制电子档案数据库。

2.4.1 电子档案的初步整理 全年产生的疾控档案主要分为收文电子文档、发文电子文档、帐外文件电子文档、照片音像文档四大块，根据档案归档要求，将所有归档的文件资料进行分门别类，通过博通软件导出Excel文件目录，同时新建上述四大块档案的本单位电子文件源文件夹，在Excel文件目录中与对应的文件源建立文件超链接。

2.4.2 建立疾控电子档案与数据库 编制年度归档文件目录(索引工具)，内容包括：年度归档文件说明、单位年度大事记、归档文件目录(永久)、归档文件目录以及照片音像归档目录等电子文档，在电子文档中增设链接栏目，将博通软件导出Excel文件目录中的超链接复制到对应的年度归档文件目录(索引工具)中，最后形成疾控电子档案与数据库。极大地方便了档案的使用和开发利用。

2.5 电子档案管理 在疾病预防控制工作中要注重平时电子文档的形成与收集，最终所产生的文档是纸质与电子文档并行，进入档案管理的文档必须有电子文档，以实现档案电子化管理的目的。建立的档案电子档案由中心办公室综合档案室专职档案员集中统一管理，并对电子档案随时抽查，发现问题及进补救。