社保档案管理工作现状与思考

孙立清 高密市社会保险中心

社会保险是民生之基，完整、准确、详实的社保档案，是社保经办机构科学开展工作、有效提供服务、准确落实待遇的客观依据。各级社保经办机构，必须站在维护参保人员切身利益和基金安全完整的高度，切实加强档案管理，全力推进社保事业健康持续发展。

一、加强社保档案管理的重要意义

记录一生、保障一生、服务一生，是社保经办机构对参保人员的庄严承诺。记录一生，就是档案工作涵盖参保人员的一生，这是社保经办机构能否为参保人员“保障一生、服务一生”的重要依据。

（一）强化档案管理是不断深化社保改革的重要内容。社会保险是重要的民生工程，在满足群众需求，深化社保改革的伟大进程中，社保档案以其原始、真实、客观的特性，记录昨天、服务今天、指引明天，为社保经办机构更好地保障和改善民生发挥作用。实践证明，加强档案管理，作为社保经办工作的重要组成部分，已成为持续深化社保改革的重要内容。

（二）强化档案管理是有效开展经办服务的重要保障。参保人从办理参保缴费到退休领取养老金，以及期间立功获奖、生育、工伤、失业、住院治疗等享受各项社会保险待遇，以及办理保险关系转移接续、基金转入转出等，一系列档案记载，是届时支付社会保险待遇的重要依据，档案是否准确、完整，直接影响参保人的切身利益，也直接影响社保经办服务质量的优劣。强化档案管理，可以有针对性地开展社保服务。

（三）强化档案管理是持续推进事业发展的重要支撑。今天的工作，明天将成为档案。档案是事业发展留下的痕迹，真实地记录和再现了曾经发生的一切，各地由于档案缺少，导致的矛盾纠纷事件层出不穷，给社会稳定和事业发展带来了不良影响。因此，档案对指引未来方向、推进事业发展具有鉴往知来、规避风险的作用，系统完善的社保档案，是持续推进社保事业科学健康发展的重要支撑。

二、社保档案管理目前存在的问题

（一）对档案工作存在模糊认识。对社会保险档案的管理缺少相应的资金投入，软硬件设施不完备，人员、经费不到位的情况突出，个别基层经办机构没有专门的档案室，或者档案管理基础设施不达标，不能满足实际需求，导致该归档的档案没有归档，档案随意保存、难以查找甚至丢失的现象不同程度存在；部分业务人员存在概念不清、意识不强、认识不高的问题，认为社保业务工作繁忙，对档案整理、归档疲于应付。

（二）档案管理水平有待提升。社会保险档案涉及面广，时间跨度较长，由于机构设置和内部管理调整等原因，社会保险档案曾经归属不同的单位或部门管理，一个人的档案材料分别保存在不同的部门或科室，且管理方法各异。目前，事、镇、村均未实现档案电子化管理，没有一个完整的档案信息系统能够查询一个人的全部社会保险档案信息。档案管理水平仍然停留在传统的手工整理、纸质存档阶段，档案信息无法实现数据共享，尤其是社保制度实施初期建档工作不够理想，部分档案资料缺失严重，给经办服务工作带来不便。

（三）档案人员素质亟需增强。由于对档案工作重视程度不够高，社保经办机构对档案管理人员的业务培训较少，大多仅满足于档案管理部门组织的会议式短期培训，档案管理人员学习交流的机会不多，提升素质的渠道有限。同时大部分经办机构缺乏档案管理专业人才，部分专职档案管理人员专业技能不高，兼职档案管理人员为各科室业务人员，大多未经专业培训，一定程度上影响了档案管理工作。

三、创新推进社保档案管理的思路举措

（一）统一思想认识，加强组织领导。社保政策覆盖范围广，涉及人员多，且事关参保人员养老钱、保命钱等切身利益，作为政策落实的依据，档案工作的重要性不言而喻。实践中必须坚持“科学管理利用档案，既可以维护群众合法权益，促进社保事业发展，又能够有效避免各类信访矛盾纠纷”的正确认识，从思想上重视档案工作，时刻绷紧“社保档案是一切工作的依据”这根弦，将档案工作列入重要议事日程，作为中心工作的重要内容，与其他业务工作一同安排部署、一同督查落实、一同考核奖惩。要成立档案工作领导小组，像抓业务指标落实一样，定期督促调度档案工作计划落实情况，不断增强做好档案工作的责任意识，确保社保档案管理工作有序推进。

（二）完善规章制度，建立长效机制。做好档案整理归档入库，保障社保档案安全管理及合理利用，必须建立健全各项规章制度，严格按照制度办事。要结合社保业务实际，健全完善《档案人员岗位责任制》《档案工作管理办法》《档案借阅制度》《档案保管制度》《档案工作保密制度》《库房管理制度》《档案室救灾应急预案》《重大活动档案登记制度》《档案统计制度》《档案销毁制度》等一系列规章制度，组织专兼职档案人员开展学习，使档案资料的收集、管理、借阅、利用等各个环节都有章可循。

（三）创新管理手段，促进科学利用。围绕扩大档案利用效果，各类社保档案应实行集中统一管理，每年文书档案、业务档案等全部收集整理及时归档，确保档案收集齐全完整。要强化专职档案员的责任意识，严把档案收集入库关，对案卷质量严格要求，力求归档文件用纸、用笔、用墨等均符合归档要求，对不符合标准的案卷坚决退回，限期重新整理装订。进入档案室的案卷，要认真整理登记，严格档案的入库登记和移出手续，编制案卷目录、全引目录、专题目录等各种检索工具，建立电子档案，逐步实现档案检索自动化、信息化，不断提高档案工作的社会效益。

（四）强化业务培训，提高管理水平。经办机构要加大资金投入、强化对专兼职档案管理人员的学习培训，努力提升档案人员素质和管理水平，推动社保档案工作向更高层次迈进。各级社保经办机构应主动加强与上级业务部门和档案管理部门的联系沟通，积极争取参加各级档案业务培训活动；同时定期邀请档案管理人员现场进行指导，对档案工作人员实行“师带徒”式培训，组织人员外出学习观摩，不断增强档案人员素质，持续提升档案管理水平。