施工企业档案管理的难点及对策

赵芯谊 苏洪才

中国石油天然气管道通信电力有限公司

一、施工企业档案管理的难点

（一）档案管理与实际服务的衔接度不够。档案管理工作，是为了让其更好地为企业的后续发展服务，如核查资料的准确性，为企业发展提供可鉴的资料等作用。但当前的档案管理工作，未能将管理与实际的服务环节有效衔接起来。在施工企业员工中加大对企业档案管理的宣传力度，让企业自己的员工了解自己企业档案管理工作的细节，提升企业档案管理在企业内部员工中的认识度。一方面，部分档案管理人员并未对档案的利用价值引起重视，档案资料的科学性、规范化、完整性等方面存在一定的问题，在工作中未能真正做到“想群众之所想，急群众之所急”。档案管理与服务相互渗透、密不可分，不能将其人为地割裂开来，而要将档案管理与服务工作有机结合，才能最大程度地发挥档案的价值。另一方面，档案资源的不够完整。由于对档案工作的重视度不够，即便制定了档案管理制度，施工企业各相关部门的人员，对日常资料的收集、整理工作也不重视，这就致使档案工作人员，在向其他部门索要资料时，会被人为地设置障碍，以种种理由、借口阻碍归档资料的收集，造成档案工作人员的被动，以至于影响档案工作按计划整体推进。上述原因的影响，在归档资料的收集、整理、鉴定、分类等过程中，致使档案的收集使工作人员缺乏工作积极性，对其工作的认识出现偏差，并不能严谨而认真地对待工作，就会使一部分档案出现流失，进而影响到企业档案的完整度，很多文件会出现遗失，甚至出现档案断带的不良现象。

（二）档案管理人员的素质有待提高。一些个别单位或企业中的档案管理人员对于自身的工作素养没有更高的要求，单位或者企业中的档案管理工作人员也经常性的发生变化，新的工作人员还要不断地去适应这份工作，这对于档案管理工作的深入发展具有一定的阻碍作用。新时代背景下，对施工企业档案管理人员的要求越来越高，过去传统的档案管理形式已不能适应新时代的发展要求了。因而，档案管理人员的业务水平也需及时提升，如今，新的科学技术层出不穷，先进的管理理念也不断影响着档案管理工作。随着互联网信息技术的发展，各种病毒、木马、黑客肆意入侵企业的内部网络系统，会使得企业内部档案泄露的风险大大增加，从而给企业带来很大的安全隐患。

二、新时代开展施工企业档案管理工作的具体方法

（一）加强对档案管理人员的培训。档案管理工作一般会涉及很多部门的各类文件材料，因而工作量较大，而且工作也比较繁杂琐碎。同时档案管理工作的专业性和技术性也很强，这就需要档案管理人员，要以严谨的态度对待档案的资料收集、分类整理、归档保存以及外借使用等各个环节的具体工作。进而确保各个环节都能做到精准，工作的质量有保证，便于后期企业对档案资料的查阅和利用。档案管理人员要对工作具有责任心与敬业精神，对档案要有一定的职业敏感度。除此之外，档案管理人员还要不断学习，可以身边常备档案业务相关书籍等资料便于及时查阅，不断提升自己业务水平和竞争力，更好地服务与档案管理事业。施工企业层面也要积极组织档案工作者进行培训和进修，向兄弟单位参观借鉴，相互交流学习，拓展知识层面，以提升其管理、服务的效率和业务水平，这对企业的长远发展十分重要。建立相关的奖惩机制，让员工能够自觉接受学习，不断学习相关的专业技术，提升自己的业务能力。让档案管理人员要熟练掌握档案管理工作的内容、性质，明晰自己的职责。同时企业还可以制定出自己企业的档案管理文件的具体要求，如档案材料归档范围、保管期限等，便于档案管理人员和相关部门明确工作职责，更好地进行档案管理工作。

（二）运用信息技术的同时，重视档案信息资料的安全问题。当今时代是信息化的时代，互联网技术、大数据技术广泛应用于各行各业。企业的档案管理工作也可以充分借助这些先进的技术，来实现自身的高效运转。尝试建立一个档案管理系统，将无线网作为前提，智能化电子设备作为基础，打造出一个安全、高效的平台。同时，将档案资料进行电子的备份，防止出现纸质档案资料的丢失、损毁而造成不必要的损失。新时代下，互联网高速发达，档案管理工作的安全问题不得不引起很多企业的重视。首先要建立起相关的档案安全保障体系。着手完善防护系统，采用当下的先进技术，对计算机进行加密处理，防止感染病毒、木马，遭受黑客攻击。其次，还可以借助照片修复技术、电子信息恢复技术、音频及视频的处理技术等，将其运用与档案管理工作中，使档案管理的安全系数逐步提升。另外，通过将纸质档案电子化，并建立企业档案数据库，不仅有利于企业档案的保存，更加有利于档案的分类和查找，还可以提高施工企业档案管理的工作效率。

三、结语

综上所述，随着现代企业制度的逐步建立和完善，不仅给企业档案管理工作带来了更好的发展机遇，也带来了严峻的挑战。新形势下，做好施工企业的档案管理工作，有利于推动企业档案管理工作向规范化、合理化的方向发展，提升施工企业的经营管理水平增强企业的市场竞争力，进而实现长远发展。