大数据时代高校档案管理信息化的价值与措施

刘萍

摘 要：随着我国互联网技术的不断发展和大数据时代的来临，“信息化”一词已经深入了我国的各个行业领域，其是现今我国各项工作的主要发展趋势。就高校的档案管理方面来说，实现档案管理信息化不仅有利于整合高校的档案信息资源，更能够有效提升高校档案管理的品质。因此，本文将立足于大数据时代的基本特点，深入探讨高校档案管理信息化的价值与相关措施。

关键词：高校档案管理;大数据时代;信息化管理;价值与措施

在大数据时代中，如何实现高校档案管理信息化，帮助高校在档案管理方面跟上时代的发展步伐，已经成为一项重要的研究课题。在高校教育以及信息资源不断扩张的现在，高校方面必须采取积极的措施，才能够实现档案管理的信息化和系统化，才能够发现档案管理信息化的具体价值，才能够真正推动高校档案管理工作的稳步发展，从而真正迈入档案管理的新时代。

1 大数据时代高校档案管理的发展趋势

1.1 数字信息化

计算机技术、互联网技术、云计算技术等信息技术的深度应用和发展带来了一个数据的新时代，其拥有大量、高速、多样、真实、低价值密度五大基本特点，引领着我国各类工业和行业踏入数字信息化的发展时代。因此，在大数据时代中，高校档案管理的基本发展趋势便是数字信息化，具体而言，随着计算机互联网技术的深入迅速发展，传统的人工档案管理模式已经完全无法满足现今高校档案管理的要求，利用电脑设备和网络平台对档案信息进行高效的归档管理工作才是在大数据时代中最为高效的档案管理模式。由此可见，数字信息化是大数据时代下高校档案管理的最主要发展趋势。

1.2 档案规模化

随着高校建设规模和招生规模的扩张，高校档案数据信息的规模也越来越大，在高校档案规模化的趋势中，传统的纸质存储以及硬盘存储不仅不能够存储越来越多的信息，更会导致档案管理产生混乱，极大地降低了高校档案管理工作的效率。因此，推动高校档案管理信息化的一个根本原因就是现今的高效档案信息趋于规模化，为了能够满足信息规模化的需求并提升档案管理工作的效率和质量，高校方面必须及时更新信息化管理制度，并引进相应的设备和平台，从而积极顺应档案信息规模化的基本发展趋势。

2 探讨大数据时代高校档案管理信息化的价值

2.1 档案管理系统化，有效提升管理品质

从档案管理效率这一方面来说，高校档案管理信息化最重要的价值就是能够整合传统的档案管理模式，有效提升高校方面的档案管理品质和管理效率，帮助档案管理工作人员摆脱枯燥乏味的重复整理工作，让档案管理模式能够更加高效且有序，实现档案管理的机器化和数据化。具体而言，在实现档案管理信息化的过程中，高校方面能够利用计算机设备和网络平台更加有效地整理档案信息数据，而档案管理人员则能够把更多的精力放到档案文件的划分和整理中，不但能够有效促进档案管理效率的提升，更能够以系统化的档案管理模式优化档案管理工作结构，让档案管理工作更加优质。

2.2 便于存储管理，发挥档案信息资源功能

上文提到，由于高校档案信息的规模化发展，传统的人工和硬盘管理存储模式根本不能够满足现今高校档案管理的要求。因此，实现高校档案管理信息化最重要的一个价值是能够使存储管理更加便利，能够让高校方面在档案平台上充分发挥档案信息的资源功能，更加产物档案信息的管理、存储、共享和查找。总的来说，信息化档案管理拥有更多样的存储形式、更大存储空间和更广泛的存储内容，是现今高校档案管理中最主要的发展趋势。

2.3 实现数字化管理，迈入档案管理新时代

在高校档案管理信息化的过程中，大部分档案信息都会逐步转化为存储在计算机中的数据信息，高校则能够以计算机设备和网络平台为基础，真正使高校实现数字化管理，推动高校档案管理工作逐步迈入档案管理的新时代。就高校档案信息管理的特點来说，其存储形式、资源信息量、利用率等方面与大数据时代的特点具有很高的重合度，实现高校档案管理信息化不仅能够顺应大数据时代的发展潮流，更能够给档案管理工作注入新的科技活力。

3 研究大数据时代高校档案管理信息化的相关措施

3.1 加强档案管理基础建设，架构数字化管理体系

实现高校档案管理信息化的基础是计算机设备与网络平台基础的建设，而数字化管理体系则是信息化档案管理工作能够顺利展开的基本保障。因此，高校方面必须抓紧信息化档案管理的基础建设，首先，根据本校管理实际购入新计算机、扫描设备等信息处理设备，并设置相应的管理人员和设备维护人员，在物质基础上保证信息化档案管理工作的高效展开。其次，高校方面应根据本校档案管理工作的情况为档案管理部门架构数字化的管理体系，以档案管理部门为中心，实现高校各个工作部门、各类档案信息的计算机设备信息化整合，让信息化档案管理工作能够更加系统化、全面化，为后期信息化档案管理体制的运行奠定基础。

3.2 积极构建信息化平台，打造高素质档案管理团队

信息化平台的建设是实现高校档案管理信息化的根本，在一个档案管理平台上，真正实现档案信息的集中、规范、统一管理，并根据档案管理工作人员的工作素质设立相应的信息化管理培训项目，让每位参与档案管理的工作人员都能够具有极高的档案管理信息化意识，从而打造一个高素质的档案管理团队。具体而言，高校方面应充分融合大数据时代中的网络技术，根据档案管理需求搭建相应的信息化平台，并设置不同的归档项目和资源共享项目，及时建立统一的归档标准，实现各类档案资料的数字化存储，充分发挥档案信息的价值，积极引进新的管理人才，培训旧的档案管理人才，在平台和人员方面为高校档案管理信息化体系的建设提供一个基本保障，从而推动高校档案管理信息化工作的顺利进行。

3.3 完善信息数据保障机制，保证档案管理安全性

大数据时代给改善了我国各个工作行业的发展形态，但信息安全却是大数据时代里的一个重要话题，因此，如何保障档案信息的安全是实现高校档案管理信息化的重点。基于此，高校方面必须结合先进的网络技术完善档案信息的数据保障机制，将档案信息分为不同的安全等级，并设置密码、指纹、面部等不同的识别措施，加强对重要档案信息的安全管理，设立相应的管理权限，一些机密档案文件则需要加密存储管理，从而全面保证高校档案信息管理的安全性。总的来说，实现高校档案管理信息化的工作利大于弊，高校方面如果能够充分保障档案管理网络平台的安全，那么就能够从信息化档案管理工作中获得极大的益处。

4 结束语

综上所述，高校在实现档案管理信息化的过程中必须抓住大数据时代的核心理念，在架构数字化管理体系的基础上，加强信息化平台的构建，以高素质的管理团队为领导，以信息安全保障机制为根本，充分实现高校档案安全、高效的信息化管理，从而积极推进高校档案管理信息化体制的建设，保证高校档案管理工作的顺利进行。

参考文献

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