提高办公室文件档案管理工作质量的对策

郝明利

【摘要】办公室是一个单位的综合服务部门，对外要负责协调与沟通，承接外联工作，对内要为单位的其他部门提供支持和服务，所以办公室的档案信息较多，这些文件档案对企业的发展有十分重要的作用。本文对办公室文件档案管理存在的问题进行分析，并且对提高办公室文件档案管理水平的策略进行探讨，旨在提高办公室文件档案管理水平，为企业发展提供完整、丰富的档案信息。

【关键词】办公室工作;档案管理;问题;对策

文件档案管理是办公室工作内容中的重要组成部分，这些文件档案是对部门工作的记录，也间接反映了单位的发展历程、经济建设等信息，可以说，文件档案是办公室的一种无形资产。对于油田开发企业而言，由于工程项目较多，涉及的范围很广，项目持续较长，所以档案信息较复杂。以井下工程部为例，该部门主要负责油田井下开采管理，从项目选址、项目开采方案设计、开采管理到开采后管理，每一个环节都会产生大量的资料、档案信息。办公室是对各种档案信息进行收集、整理和保存的主要部门，为了更好地促进各种油田开采项目顺利推进，文件档案管理的重要性不言而喻。尤其是在信息技术不断发展和应用的背景下，办公室文件档案管理受到的重视程度越来越高，传统的文件档案管理技术和方法已经不再适用于当前的时代。办公室在管理方面欠缺技术、思想观念落后，对于单位的文件档案管理影响十分不利。对此，要积极加强办公室文件档案管理创新，借助信息技术开展现代化管理，提高办公室文件档案管理水平。

一、办公室文件档案管理的特点

（一）档案管理的安全性。办公室的档案信息汇集了很多部门的资料，可以说办公室的档案资源对单位的发展有决定性影响。在档案管理过程中必须要保证档案内容的安全性。因为档案涉及单位的商业机密、技术等保密性很强的信息，关系单位的发展。所以在档案管理过程中必须要做好安全保护，以防档案泄露，确保档案工作的安全性。

（二）档案管理的系统性。档案是从日常工作中产生的，与单位的发展息息相关，对单位的档案进行管理，包括收集、整理档案，也包括对档案资源进行保存和利用。在管理过程中必须要注意对各种文件档案信息进行整理，形成系统化的、清晰的档案内容，对单位的经济发展情况进行真实反映，便于单位的其他部门对档案资源进行利用。

（三）档案管理的广泛性。档案管理工作涉及单位发展的每一个环节，每一项内容，是对单位发展的全面记录，而且不同部门的档案信息侧重点有所不同，比如工程部门的档案主要涉及单位的工程项目，包括工程的基本情况、实施情况、实施技术、完成情况、成本支出、遇到的问题、解决措施等等，办公室必须要对所有的档案信息进行准确记录、严格保存，才能提高档案管理水平，减少档案管理过程中的问题。

二、办公室文件档案管理面临的问题

（一）文件档案管理理念比較陈旧。办公室是单位内重要的职能部门，工作内容比较繁杂，油田开采企业受到传统计划经济时代的影响，部分工作人员的观念仍然没有转变过来，比较陈旧，对文件档案管理的重视程度不够高，信息化意识不强，在文件档案管理的时候依旧采用传统的管理方式，对各种文件档案资源的利用不多，很多时候只将档案收集整理出来，并没有真正加以利用，没有发挥出文件档案的作用。

（二）文件档案管理制度不健全。油企的项目分布范围广，文件档案众多，档案管理是一项十分复杂的工作，在管理过程中还有很多问题，比如没有形成一套科学规范的管理制度，文件档案管理比较混乱，所收集的资料不齐全，档案信息内容丢失等，影响文件档案管理效率的同时，还导致文件档案管理出现的错误较多。

（三）档案人员水平不高。在档案管理工作不断创新的背景下，文件档案管理必须要从技术创新为出发点，才能真正提高档案管理水平。而档案管理工作必须要依赖于专业的档案管理人员，其综合能力水平直接影响档案管理工作质量，由于没有进行专业的培训，加上一部分档案管理工作由其他部门的员工兼职完成，所以很多时候没有意识到档案管理的重要性以及档案资源的价值，在进行档案管理的时候出现较多问题，比如档案不齐全、不真实、档案文件质量不高等。

三、办公室文件档案管理的对策

办公室文件档案内容繁多，涉及的范围很广，为了实现对所有档案的收集与整理，必须要结合当前的时代特征，对信息化技术加以利用。信息化时代各种新技术的发展，为文件档案管理的发展提供了必要的支持，也给传统的文件档案管理带来了挑战。在当前形势下，加强文件档案管理创新，可以从以下几个方面着手：

（一）创新文件档案管理理念。传统的档案管理主要依靠人力，由档案人员对所有的档案进行整理、记录、编号、收集、保存等，因为人的精力有限，每一个环节都可能出现错误，这就对单位的发展造成了很大影响。信息化技术的出现，让文件档案信息化发展成为可能，新形势下应该要加强文件档案管理信息化发展，对档案管理人员进行教育，让他们逐渐意识到信息化技术在文件档案管理中的作用，对未来文件档案管理的发展趋势进行分析，从而不断提高档案管理水平。另外，档案管理人员以及其他部门的人员都要意识到档案的价值，不是将档案收集整理就完了，更重要的部分是对档案进行利用，单位的每个员工都应该形成利用档案的意识，在日常工作中有机会利用档案资源的时候就要充分利用，发挥出档案的价值。

（二）不断完善办公室文件档案管理制度。完善办公室文件档案管理制度是提高文件档案管理水平的关键，由于档案管理制度不健全，所以很多时候导致档案管理工作落后。对此，可以从以下两个方面着手，完善档案管理制度：1.加强文件档案管理责任制度的建立。有责任才能保证工作更细致，对于档案工作而言，责任意识十分重要，很多时候正是由于档案管理人员的责任意识不强，加上惩处制度不完善，所以导致档案管理人员在工作中出现了疏忽。因此，在档案管理过程中要建立完善的责任制度，每一个文件档案管理人员都应该承担一定的责任，对文件档案人员的工作职责进行明确，一旦出现文件档案遗漏、错误等，要及时找到责任人，对文件档案问题进行处理。2.健全文件档案管理安全制度。信息化背景下文件档案资源的安全性受到一定威胁，尤其是网络黑客攻击，会导致文件档案泄露、丢失等问题出现。为了进一步提高文件档案管理水平，需要健全文件档案管理安全制度，强化文件档案管理人员的安全意识，建立文件档案管理信息系统准入制度，准许有权限的人员进入文件档案信息管理系统，保护文件档案资源的安全性。

（三）提高档案管理队伍的业务技能。档案管理离不开一支高素质、高能力的队伍，档案工作的专业性很强，必须要招聘专业的档案管理人员从事档案管理工作，才能真正提高档案管理水平。尤其是在信息化时代，传统的档案管理方法已经逐渐被淘汰，加强文件档案管理队伍的组建，扩充现有的文件档案管理队伍，是办公室的重要任务之一。另外，要加强对档案管理人员的培训教育，从业务技能水平、职业道德素养两个方面着手进行培训，尤其是要加强信息化技术的培训教育，对数字化文件档案的录入形式、格式等进行确定，形成数字化文件档案，同时要提高档案管理人员的职业道德素养，让档案管理人员真正意识到档案工作的特殊性，促进办公室文件档案管理工作实现可持续发展，为单位的发展奠定基础。

四、结语

综上所述，文件档案是对单位的经济建设、项目建设等进行记录的重要资料，对单位发展至关重要，加强文件档案管理是单位发展过程中的重点内容。传统的档案管理方法比较陈旧，档案管理人员的技术水平不过关，影响档案质量，甚至还出现档案丢失、泄露、损毁等问题。当前是信息技术时代，加强对信息技术的利用是提高文件档案管理水平的关键，未来发展过程中要加强文件档案管理改革与创新，对信息化技术加以利用，完善档案管理制度，组建一支高素质文件档案管理队伍，提高文件档案管理水平。

【参考文献】

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