企业档案信息化建设的路径分析

袁金会

摘要：企业档案是企业经营发展历史的真实记录，以档案为依据，不仅可以知晓企业的过去，同时也有利于企业制定科学的发展战略，推动企业的更好发展，因此，做好企业档案管理十分重要。档案信息化建设使企业提高档案管理水平的重要手段，实现档案信息化，可以提高档案管理效率和质量，促进档案信息的高效利用，更好地服务企业发展。本文就企业档案信息化建设的路径作了相关分析。

关键词：企业;档案;信息化建设

引言

随着企业改革的深入，对企业档案工作也提出了更高要求。企业档案是企业经营发展的真实记录，做好企业档案管理工作对企业参与市场竞争，提高经营管理水平具有重大现实意义。基于企业发展需要，传统的档案管理模式已经不适用，不利于企业档案价值的高效发挥，对此，必须加以改进和创新。信息化建设是企业档案工作改革的重要目标，以信息化手段取代传统的档案工作方式，可以提高档案工作效率，保证档案工作质量，进而更好地发挥档案在企业经营发展中的作用。

1 企业档案信息化建设重要性分析

企业档案信息化建设就是利用信息技术来推进档案工作的有序开展的过程。对于企业而言，企业经营过程中会产生许多信息，而这些信息是企业经营发展的真实记录，将这些信息归成档案，可以更好服务企业，进而有利于企业的更好发展。然而长期以来，企业档案工作停留在传统模式下，档案信息靠人工采集，档案以纸质为主，人工方式不仅效率低下，而且容易造成档案信息的失真，而纸质类的档案利用率不高，且在多次利用过程中会出现丢失、破损的情况，进而影响到档案信息的真实性、完整性。推进档案信息化建设则可以有效避免上述问题。推进档案信息化建设，企业可以将纸质文件、声像文件等档案信息归入到信息化系统，从而实现档案的信息化操作，提高档案管理水平，更好地服务企业发展[1]。

2 企业档案信息化建设路径

2.1提供档案信息化的认识

档案信息化建设使企业快速发展的内在要求，是提高档案工作实效的重要手段，更是企业提高经营管理水平的重要手段。随着企业规模的不断扩大，档案的作用越来越大，而要想发挥档案的作用，企业必須认识到档案信息化建设的重要性。一方面，要加大信息化投入，完善档案信息化建设基础设施，引进先进的设备，;另一方面，明确档案信息化建设目标，将档案信息化建设上升到战略高度，做好档案信息化建设规划，从而更好地推进档案信息化建设进程。

2.2构建完善的档案信息化管理系统

企业档案涉及到企业经营发展的各个层面，与企业的发展密切相关。为了确保个档案的有效利用，建立完善的档案信息化管理系统尤为重要。首先，结合企业实际，建立统一的档案信息化管理系统，将纸质档案专项无纸化，实现档案工作的全程信息化操作;其次，根据档案的类别，在档案信息管理系统中建立相应的子系统，并设定好相应的类目和指令，以便使用者可以快速找到相应的档案信息;再者，要明确档案信息化建设标准，严格按照档案信息化流程来开展档案管理工作，从而提高档案信息化水平。

2.3完善企业档案信息化建设规章制度

企业档案信息化建设是一项系统的工程，要想推进档案信息化发展，企业有必要建立与之相匹配的规章制度，从制度层面对相关内容作出规定。首先，企业要按照国家有关档案信息化建设标准和规范，完善电子文件的形成、流转、处置和监控制度;其次，结合档案开发利用的需要，完善档案收集、归档、鉴定以及销毁制度，从制度层面对档案工作作出全面规定和约束，从而推进档案信息化更上一层楼;再者;完善责任制度，将档案工作责任全面落实下去，严格执行相关技术标准，规范电子文件的数据格式，确保档案工作有序、高高效开展[2]。

2.4强化档案工作人员的培训

企业档案信息化建设水平很大程度上取决于档案工作人员的能力，如果档案工作人员不具备信息化操作能力，势必会阻碍档案信息化发展。因此，强化档案工作人员的培训尤为重要[3]。首先，加强档案工作人员业务能力的培训，包括专业知识、档案管理、信息化应用能力，全面提升档案工作人员的业务水平，使其满足档案信息化建设的需要;其次，强化档案工作人员职业素质教育，明确档案工作人员的职责，促使他们主动投入到工作岗位中去。作为档案工作人员，更要主动去学习新知识、新方法，不断提高自身水平，使自己能够胜任档案工作。

2.5加强档案信息安全管理

在推进企业档案信息化建设过程中，档案信息安全是一个必须深思的问题，如果企业档案信息安全得不到保障，就会影响到档案价值，进而不利于企业的发展。因此，企业档案信息化建设过程中，企业必须重视起档案信息安全管理。首先，在构建档案信息系统时，要从软硬件入手，提高档案信息系统的安全性;其次，加大信息安全技术的应用，以先进的技术为档案信息系统提供基础支撑，从而避免档案信息系统遭受恶意攻击，保障档案信息的完整[4]。另外，企业要注重档案信息系统运行环境的管理，定期排查档案信息系统的安全隐患，从而确保档案信息系统安全、稳定运行。

3 结语

综上，企业档案信息化建设是企业档案改革的重要目标，实现档案信息化建设，可以提高档案工作效率，促进档案在企业经营发展过程中作用的高效发挥。基于档案的重要性，企业要加快档案信息化建设，不仅要完善档案信息化管理系统，更要完善档案信息化建设相关制度，加大工作人员业务能力的培训，从而为档案信息化建设创造有利条件，推动档案信息化更上一层楼，进而更好地服务企业发展。

参考文献：

[1]顾运.企业档案管理信息化建设问题分析及创新思路[J].商讯，2020（08）：100+102.

[2]周艳，张坚.大数据时代工程企业档案信息化建设探析[J].浙江档案，2020（02）：60-61.

[3]韩玮.企业档案管理信息化建设的途径探析[J].智库时代，2020（06）：45-46.

[4]李萌，王淑英，江翠丽.新时代企业档案信息化建设问题与对策探究[J].机电兵船档案，2020（01）：76-78.