试析高速公路项目档案管理的现状与控制措施

邹晓媚

摘要：项目档案作为高速公路工程建设中重要环节，档案管理不仅是公路项目管理的重点，也是公路后期检查、验收、管理和扩建的重要依据。本文以梅大高速公路梅州东环支线项目为例，就高速公路项目档案管理的现状进行了分析，并提出了档案管理的控制措施。

关键词：高速公路;档案管理;合同管理;制度建设;过程控制

项目档案是工程建设质量管理、安全生产、进度控制等方面的原始记录，是工程建设实施过程中各个环节的真实记录，是工程竣工验收的必备条件，也是对工程进行检查、维护、管理和今后改、扩建的原始依据。可见，高速公路项目档案管理工作对整个工程项目管理具有重要作用，但不同的参建单位对档案管理重视程度存在着较大的差异，档案管理工作仍有待完善。本文结合工程实例，着重就高速公路项目档案管理的现状与控制措施进行探讨。

一、项目概况

梅大高速公路梅州东环支线项目（以下简称“本项目”），位于梅州市梅县区境内，起于梅县区丙村镇联合村，设置丙村枢纽互通立交与S12梅大高速公路相接，跨梅江、省道S223、省道S224、国道G205及漳龙铁路，终于城东镇竹洋村，设置竹洋枢纽互通立交与G25长深高速公路相接。项目全长15.08km，为设计速度100km/h的双向四车道高速公路，沥青混凝土路面，路基宽26.0m。设特大桥1293m/1座、大桥2321.7m/4座、长隧道2157.5m/1座、中隧道683.5m/1座，全线共设有枢纽互通式立交2处，预留互通1处，全线超过30m的路堑、路堤边坡有771m/18处。本项目桥隧比为42.81%，其中桥梁比例为23.97%，隧道比例为18.84%。

根据项目特点，为更好地促进“三同时”管理目标，打破以往项目档案后收集后组卷的传统观念，本工程采取集中管理模式，制定了详细的季度移交管理办法;与此同时，从源头上确保内业资料与现场同步。确保项目档案完整、准确、系统和安全。

二、项目档案的现状

首先，在高速公路项目管理工作中，由于管理人员流动性大，加引项目易于受到工期、天气的影响，从而导致计量结算问题的发生。其次，高速公路工程项目管理人员过于重视外业，而忽略了内业，从而导致内业资料滞后，这样将不利于后期验收、检查，引发编制造假现象的发生。再次，由于档案管理不周，原件错漏百出，部分企业随意签字以谋取利益，导致廉政从业问题的发生，并形成不同的管理问题。另外，档案管理不具备真实性，直接影响到工程质量，增加了项目管理的难度，导致劳务纠纷问题的发生。为了更有效地解决以上问题，保证项目档案完整、准确、系统，应制定了相应的控制措施，以实现档案的高效管理。

三、项目档案管理的控制措施

以狠抓工程建设质量为基准，兼顾项目进度不能拖的原则，档案工作对工程建设及营运具有重要意义，为保障项目档案的同步、齐全、完整，本项目采取了以下系列措施。

（一）构建完善的组织机构

在施工初期，应成立公司档案室，成立档案管理小组，对本项目传统纸质档案和电子档案进行统筹管理。组长为项目总经理，全面负责项目档案的管理工作，下设档案工作小组，由项目总工程师任工作小组组长，负责协调档案管理事务，副组长具体负责日常档案工作的检查、指导、培训等具体管理工作。同时，在项目建设过程中，若人员变动，则根据实际情况及时调整档案工作。

（二）加强施工合同管理

与施工单位签订合同时，应以竣工文件材料归档的范围、时间、质量的要求为前提，规定了施工及监理单位对档案编制的工作要求。同时在每月工程计量中增加档案管理环节，当月档案工作未按业主要求完成的不予计量。在招标工作中，应按照合同规定进行，为档案工作的有序、顺利开展奠定了坚实的基础。

（三）建立档案工作环境

在项目建设初期，应设立了档案室库房，配备了密集型档案柜、空调设备、抽湿机等档案保管设备，定期放置防虫片，配置了相应的消防器材，确保档案的实体安全。本项目采用的装具均采用了符合国标标准的科技档案用品，档案办公室配备了扫描仪、电脑等设备，并要求施工及监理单位做好档案室建设工作。

（四）领导应重视档案管理工作，全面加强档案检查指导

在本项目档案工作当中，应严格按照档案专项验收的目标和要求进行管理。首先，在项目建设实施过程中，企业应重视和支持本项目的档案管理工作，加强项目档案工作的进度、质量检查，并做好档案编制工作，以提升项目档案工作质量。

（五）制定档案工作计划

本项目建设过程中，企业应根据项目施工计划，制定档案工作计划，加强各类文件材料的编制时间控制，并加强与各參建单位的配合。在实际档案工作当中，应实行目标管理方式，明确档案工作的进度目标和质量要求，定期开展档案管理工作的检查，并开展档案工作进度和质量评比，并制定相应的奖优罚差制度，以有效地提高了各个单位的档案管理意识和工作积极性;其次，应加强档案工作的检查，如在检测中发现问题，应及时下发检查通报并跟踪落实整改到位，通过检查后的总结、整改和完善，有效、及时确保了项目档案工作总体的进度和质量。

（六）形成规范文件

文件的形成是否规范，直接关系到项目档案的内在质量。因此，应重视文件检测工作。首先，应加强文件形成检查，这项工作主要由监理单位完成。其次，在施工准备阶段，应对施工单位文件规范形成做大量工作。同时，要针对项目档案工作召开专题会议，明确各工程用表使用范围，对表格的填写数据采集进行具体要求。

（七）做好档案工作交底，加强档案培训

档案工作交底、加强档案培训是确保档案编制工作顺利开展的重要保证。在本工程施工前，应定期组织档案管理人员参加项目档案管理工作的培训，以极大地提高各参建单位档案管理人员的档案管理水平。与此同时，应根据项目档案工作的进展情况，分阶段进行施检表格填写、收集整理、文件题名、竣工图编制、档案管理系统使用等档案工作交底工作，对档案管理过程中容易发生的问题有针对性进行培训。

（八）统一题名排序，加强动态控制质量

在本项目建设过程中，应根据项目管理过程中形成的各类文件特点和《项目工程竣工文件编制办法》有关要求积极组织开展预立卷工作，确保项目档案文件题名和排序规范化，并及时制订施工、监理单位文件资料整理排列表，并印发到各参建单位，规范案卷和卷内题名，树立“样板标”，以点带面，带动全线系统、统一地组卷归档。

根据项目档案形成、收集、整理与工程建设同步的要求，本项目采取了网络管理与实地检查相结合的方式，做到对各参建单位档案工作进行全过程动态管理。通过定期与不定期两种方式现场检查及交通建设项目电子档案系统、QQ群和微信群等实时地对文件材料的形成、组卷、录入过程中存在的问题进行检查、纠正，动态掌握预立卷情况，有效地保证了文件材料的同步性、真实性和完整性。

四、结语

综上所述，档案管理的及时性、有效性及真实性直接影响到高速公路项目后期施工及管理的质量和效果。由于档案涉及各个部门的日常工作，包括项目公司、监理单位、施工单位，且会涉及安全、质量、进度及成本等管理工作的协调。可见，加强高速公路档案管理具有重要的意义。在高速公路项目档案管理工作中，应不断创新管理理念，提高档案管理人员的素质，加强档案信息化建设，提高项目档案管理质量，促进档案管理目标，保证项目档案的完整、准确、系统和安全。

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