中小眼镜企业解决财务管理问题之道

文 赵艳丰

近些年，消费市场对眼镜产品的需求量越来越大，行业增速逐渐提升。然而，面对良好的发展前景，很多中小眼镜企业在内部控制（简称“内控”）方面做得还不够完善，问题日渐暴露，尤其是企业内部财务控制上，人员整体素质不高，工作开展略显混乱，这将直接影响眼镜企业的长远发展。

笔者以S公司为例，希望通过剖析中小眼镜企业所面临的“内控”问题，能够为眼镜企业提供一些解决思路。

S公司简介：

S眼镜制造有限公司主要生产金属镜架，其母公司是一家大型的轻工业商品产销集团，在业界具有一定品牌效应。作为旗下分公司，S公司由于自身规模有限，在组织机构设置、人员配备、制度建设等方面不如集团公司完善，而在企业经营管理中处于重要地位的财务工作更是得不到重视，内部财务控制薄弱，导致企业面临着不同程度的经营风险。

一、“内控”问题汇总

1.内部机构设置不合理

我国中小型眼镜企业数量众多，这些企业的内部机构设置通常都比较简单、笼统，各岗位的职责权限不明确。由于规模普遍偏小，为了减少人力成本的支出，一些中小眼镜企业往往会压缩人员，导致有的岗位无法配备专业的员工，一人身兼数职，前台、会计等职务“一肩挑”的现象屡见不鲜。

与大多数中小企业一样，S公司财务工作大多由没有财务专业背景的员工兼任，不仅难以确保按时、保质保量完成基本的财务工作，内部财务控制更是无从谈起。财务机构设置不完善，缺乏监督，加之相关人员的权责分配不明确，S公司财务控制的力度很难加强，不利于企业的正常经营。

2.资金管理体系缺失，应收款项回收不力

笔者调查发现，S公司内部缺乏对资金收付时限的明确规定，资金管理比较混乱，流通风险较大，严重时会给企业造成不必要的损失。眼镜企业在运营过程中，每天都会产生大量而复杂的资金收付和结算工作，任一环节出现失误，不仅可能使企业遭受损失，还会降低企业的信用度。

调研发现，S公司的资金管理主要面临以下问题：首先，一些员工借用企业备用金后，对销售活动中相关现金支出做不到及时报销，导致大量现金或单据滞留，备用金无法按时归还。其次，S公司资金收付审批流程比较简单，缺乏必要的监督和控制，资金安全得不到保障。第三，在采购环节的资金使用缺乏明确的规定和标准。举个例子，S公司一员工在代为采购公司日常办公用品时，事先并没有被告知明确的采购标准、采购地点和资金使用限额，等到将物品采购回来时却因花费过多受到领导指责，虽然只是一笔小额费用，但类似不合理支出积累起来将会对企业造成不可预知的损失。第四，应收款项回收难也一直是影响中小眼镜企业发展的不利因素。此外，部分业务人员在进行实际业务操作时所签合同内容不完整、不规范，不注意保留相关凭证，在欠款清收时受到各种阻碍，很大程度上影响了企业的资金周转，不利于企业的长远发展。

3.核算过程不严格，内部审计缺失

当前，大多中小眼镜企业内部没有明确的标准规范，对会计核算的审核不够严格，使得企业各项业务收入的真实性大打折扣。以S公司为例，其未设置专门的内部审计机构，加上内部审计制度不健全，缺乏对日常经济活动和各项业务的监督和评价，而财务报告审计也仅是传统的基础审计，内部审计的管理功能没有得到充分体现。

二、3招解决企业“内控”问题

第一招：优化内部机构设置

中小眼镜企业应根据自身情况设置专门的财务机构，即使规模比较小，也应该配备专职的财务人员负责企业的财务工作。在明确财务部门各人员权责的过程中，可以按照业务板块来进行分工，每个财务人员负责指定的业务范围及款项，使权责明晰，工作流畅及时开展。

第二招：加强资金管控和应收款项的回收管理

首先，设立资金结算中心。资金管理是关系到企业能否健康发展的重要环节，鉴于S公司缺少统一的资金管理控制系统、无法对企业资金进行统筹安排及合理利用的情况，总公司应当在总部设置资金结算中心，实行统一结算，分公司的资金业务均要通过结算中心来完成。同时，对资金由分散管理转换为统一管理，委派专门的财务人员负责各分公司的资金管理，对各项财务工作和现金收付业务进行核实，并及时将所有收入统一归集到总部设置的核算中心，第一时间将资金收拢到特定的账户，减少由于分散造成的资金安全风险；另一方面，核算中心要事先根据各分公司现金流量的预估制定相应的预算，将资金拨付到统一的支出账户。借助以上措施，核算中心可以监督各分支机构的资金使用情况，通过实际支出与预算对比，对超出的部分及时核查并加以控制，减少不合理支出。

其次，在企业内部建立一个虚拟的“银行”，对各部门进行“账户”管理。简言之，即基于S公司的组织机构设置，采用一套独特的实施方法，将各个部门看作是不同的责任主体，事先根据各部门的业务类别核算出对资金的需求量，并鼓励各部门进行资金“借贷”，按照银行同期利率对部门占用的资金收取一定的费用，相当于将银行的运作流程和结算方法运用到企业中，使企业资金管理方式更加完善。具体而言，S公司在资金管理中可以为各个部门开设“账户”，根据事先编制的预算为其“预存”相应数额的资金，若使用资金数量超过预定额度，则以各部门占有的超额资金为基础按照一定比例计入各部门成本，相当于“贷款利息”，督促各部门主动将闲置资金存入内部银行统一管理，充分吸纳各部门的闲置资金，减少资金流动环节和在途时间，加快资金周转，提高资金的使用效率，并通过综合分析内部各部门的业绩水平和资金使用情况，对效益好的部门适当降低其资金使用的成本，而对效益一般的部门则对其资金使用数额加以控制，使企业资金得到更加合理有效的利用。

第三，采取不同措施鼓励款项回收。鉴于应收款项繁杂，数额参差不齐，回收难度较大，S公司可结合行业特点，采取相应的措施加强应收款项的回收管理。如加强合作企业信用水平考察，按规定与合作企业签订相关合同，并在合同中标明付款金额和期限，以及违反合同约定需要承担的具体责任，降低应收账款的坏账风险；通过将应收款项及时上报到财务部门，再由财务部门对收款对象进行信用评定，针对不同的信用等级采取不同的回收办法，规定回收期限，加强对信用较差客户应收款项的回收力度，限期（比如30日内）归还所欠款项。此外，为了提高应收款项的回收效率，鼓励员工积极完成款项回收工作，企业可以将应收款项的回收情况与薪酬福利挂钩，对于收回应收款项的时长，在规定期限内收回的由高到低分别计入员工绩效，而超出规定时限收回的则对相关人员给予一定惩罚，如扣减奖金、记处分等，激励使各部门人员及时收回款项，保证企业的资金运转。

第三招：加大内部审计监督力度

建议不同规模的眼镜企业采取不同的强化内部审计的措施：对于规模较大眼镜企业，可在总部设置专门的内部审计机构，负责统筹整个企业的内部审计工作，分支机构则由总部分派审计人员负责监督评价相关财务工作；对于规模有限的中小眼镜企业来说，为了保证财务工作合规进行，可至少配备专职的内部审计人员，确保审计人员的独立性，增强内部审计监督力度。

与此同时，中小眼镜企业须定期组织内部审计人员进行学习，完善培训制度，组织内审人员认真学习《会计法》及其他的政策法规，帮助员工养成良好的职业道德和行为习惯，提高业务能力，使其在工作中能坚持客观、公正的原则，实事求是地评价企业财务工作的优劣与内部财务控制的开展情况。此外，企业管理者要明确内审人员的权限，充分赋予其权利，支持内审人员随时随地针对各项经济业务进行审核，对企业财务工作存在的薄弱环节和控制不力之处展开跟踪监督，帮助相关部门完善内部控制环境。

总之，内部控制水平是关系到中小眼镜企业能否长远发展的重要因素之一，在一些基本的经营工作得到有效落实的同时，管理者一定不要忽视内部控制的工作，尤其是内部财务控制方面，使企业远离财务风险，早日实现经营目标。