教育局档案管理信息化建设分析

李慧敏

摘要：档案管理是教育局工作的重要内容，推进教育局档案管理信息化建设既是新时期教育局工作创新的重要组成，同时也是提升教育局工作效率和工作质量的重要措施。基于此，本文对教育局档案管理信息化建设的相关内容进行了分析和探究，以期为新时期教育局档案管理工作开展提供一定的参考。

关键词：教育局;档案管理;信息化建设

作为教育局工作的一项重要内容，档案管理记录了教育局建立以来所经历的重要事件和信息，是教育局取得各种发展和进步的历史见证，蕴含了丰富的教育工作思想和单位建设经验，为教育局各个部门工作开展提供了借鉴和经验。在信息时代，加强档案管理的信息化建设是新时期教育局工作创新的重要要求，是提升教育局工作质量的关键举措。

一、当前教育局档案管理信息建设方面存在的问题

教育局加强档案管理信息化建设是推进档案管理工作不断优化、迎合信息化发展趋势以及提升档案管理工作水平的重要选择，在档案管理信息化建设工作的推进过程中，仍然存在一些问题，主要表现如下。一是对档案管理信息化建设的认识不足。尽管教育局对档案管理工作的重视程度在不断提升，但是在信息化建设方面大都停留在提出工作要求层面，没有结合工作实际对档案管理信息化建设的具体操作措施进行研究和部署，导致信息化建设推进缓慢，效果不佳，例如很多硬件设施设备陈旧、更换不及时就是十分典型的问题。二是缺少档案管理信息化建设的相关工作制度。健全的工作制度是档案管理信息化建设有效推进的重要保障，但是教育局没有健全的与信息化建设相关的制度建设，相关制度不够完善、优化是存在的主要问题。例如在档案管理工作中仍然沿用传统纸质档案，对电子档案管理的制度不够完善，或者是制定的管理制度没有切实落到实际，工作制度没有根据档案管理信息化工作开展实际进行调整，制度制定与工作执行之间存在差距，这些都对档案管理信息化建设产生了一定影响。三是档案管理信息化建设的保障不够完善。不论是在信息化档案专业管理人员方面，还是在信息化工作手段和载体方面，教育局档案管理信息化建设都存在一定的问题，比如档案管理人员不具备专业的知识背景，从其他工作岗位调岗、抽调的现象比比皆是，又或者仅仅将使用计算机作为信息化建设的方式，没有开发教育局档案管理的综合信息平台，信息化建设的内涵不丰富、水平不高。

二、新时期教育局档案管理信息化建设有效推进的对策和措施

教育局应当将信息化建设作为档案管理工作创新的突破口，将档案管理与信息化建设有机结合起来，并做好以下几个方面的相关工作。

（一）提高对档案管理信息化建设的重视程度

思想上重视是推进档案管理信息化建设的重要保障，要加强对档案管理工作重要性尤其是如何利用信息手段提升档案管理工作水平和质量的重要性的认识，结合教育局工作业务实际，科学谋划，对档案管理的信息形势以及相关工作政策和精神，对档案管理信息化建设进行合理的部署，树立各项工作任务，明确档案管理信息化建设工作的重点，责任到人、倒排期限，完善档案管理信息化建设的各项工作流程，为档案管理信息化建设奠定可靠的思路和方法保障。

（二）构建完善的档案管理信息化建设制度

建立健全档案管理信息化建设工作制度是有效档案管理信息建设的重要保障，具体地说，要在以下几个方面制定信息化建设工作制度。一是要对工作制度的内容进行明确，尤其是对档案管理各项条款进行明确，并且就工作制度征求各个部门、相关单位的意见和建议，结合反馈的意见和建议对制度进行修改和完善。二是要认真贯彻落实工作制度。对档案管理制度的执行和监督管理要进行细化，按照部门权限落实制度内容。三是要对档案管理信息化建设制度的执行情况进行监督、考评，对于落实不到位的，要及时指正、整改。

（三）建設高水平的档案管理队伍

人才是教育局档案管理信息化建设的重要因素，因此必须要从管理队伍角度入手推进档案管理信息化建设工作。一方面，教育局要重视专业的档案管理队伍建设，在招聘工作时注重引进档案管理专业人才和信息技术人才。另一方面，教育局要重视对档案管理人员的专业技能培训工作，培训要符合教育局档案管理信息化建设的实际，既要开展关于档案管理相关专业理论知识的培训，又要针对档案管理人员开展信息技术应用、信息平台操作等相关技术的培训，全面提升教育局档案管理人员的综合业务素质和能力。

（四）提升档案管理信息化建设的水平

为了更好地推进教育局档案管理的信息化建设，建议结合教育局工作实际，采取多种方式结合的途径开展档案管理信息化建设。一方面，结合档案管理工作内容和应用，建立档案管理信息平台，通过信息平台对教育局档案进行全面管理，包括档案资料的收集、整理、查阅、借阅等工作都可以通过信息平台来完成。对信息化平台进行科学设计，通过设置不同的板块来对档案进行信息化管理。另一方面，要结合新时期各种信息技术发展创新教育局档案管理的方式，构建新的档案管理模式，例如在新媒体时代，构建“互联网+档案管理”工作模式，对教育局档案进行智能化管理。或者是尝试开发教育局档案管理的手机客户端，提高档案管理工作的便利性。

三、结束语

教育局推进档案管理信息化建设是适应信息时代发展、创新工作机制和提升工作效率的重要途径，要进一步加强对档案管理信息化建设重要性的认识，制定完善的工作制度，建设高水平的专业管理队伍，并且丰富档案管理信息化建设的方式，有序、有效的推进教育局档案管理信息化建设。

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