浅谈如何实现事业单位档案管理三化目标

申志辉

【摘要】当前我国部分事业单位，多数基层事业单位，档案管理工作相对专业档案管理部门，在档案管理基础设施建设、管理制度建设、标准化建设和现代化建设方面存在一定差距，不能适应我国经济和公共事业发展的要求。加强我国事业单位档案管理工作，实现事业单位档案管理三化（制度化、标准化、现代化）目标势在必行，本文就这一课题进行探讨。

【关键词】事业单位  档案管理   三化   目标

我国事业单位是从事国家行政管理、公共事业服务和经济活动的机关和实体。随着我国经济的快速发展，公共服务事业得到长足发展，服务范围包括社会经济、国计民生和精神文化等多个领域，服务内容更加深入细微，由此带来工作信息量增加，各种行政文书、经济文件、行政法规、经济合同、合作协议、制度规章等文件、资料数量增加，这无疑给事业单位档案管理提出了新的要求。而当前我国部分事业单位，特别是基层事业单位，档案管理工作相对专业档案管理部门在档案管理基础设施建设、管理制度建设、标准化建设和现代化建设方面存在一定差距，不能适应我国经济和公共事业发展的要求。加强我国事业单位档案管理工作，实现事业单位档案管理三化（制度化、标准化、现代化）目标势在必行，本文拟就这一课题进行探讨，认为实现事业单位档案管理“三化”目标，重点要做好以下四个方面的工作：

一、提高認识，增加投入，为实现“三化”创设有利工作氛围，奠定物质基础

当前，对于多数事业单位来讲，档案管理工作通常不是单位的主业，也不是直接创效专业，因此，长期以来，档案管理工作得不到单位的重视和领导的支持，部分事业单位没有设置专业档案管理部门，而是由办公室兼管，没有建立专用档案库房，而是与办公室合用，没有设置专职档案管理人员，而是由办公室工作人员兼任，档案专用设施配备不全，档案的作用和价值得不到展现和发挥。随着我国国家治理能力的提升，治理现代化水平的提高，随着我国社会公共事业的发展，我国在行政管理，公共事业服务方面积累了具有中国特色的理论成果和工作实践经验，这些都以各种专业档案形式保留下来，为我们进一步做好当前工作，推动国家治理和公共事业改革与发展提供了成功经验和借鉴，档案的作用和价值充分显现出来，档案管理再不是可有可无的工作，而是成为事业单位工作进一步改革发展的重要参考依据，具有极大的历史意义和现实意义。事业单位领导要提高对档案管理工作重要性的认识，给档案管理工作予实际的支持。首先，有条件的单位要设置专门档案管理科室，配备专业档案管理人员，并给予于相应技术专业待遇。其次要适当投入，建设档案专用库房，配备档案柜、档案盒等档案用品，在此基础上，按照档案现代化要求，配置数字档案收集、录制、制作、档案信息传输等设备仪器，包括：计算机、数码照相机、扫描仪、语音输入器、多媒体传输设备等。第三要加强档案专业管理人员的培养，提高档案管理人员综合素质，输送管理人员参加档案专业学习，鼓励并财政支持档案管理人员参加专业学习。为实现档案管理“三化”目标创造条件，奠定基础。

二、完善管理适度建设，实现管理制度化

完善的管理制度体系是各项工作落实的保证。档案管理工作是一项专业性强，涉及面广，连续性的工作，保证事业单位档案管理各项工作的落实，必须要建立健全完善的档案管理制度。然而，当前我国部分事业单位、多数基层事业单位，档案管理制度建设不到位，少数单位虽制定了档案管理制度，但执行不力，考核不严，制度形同虚设。实现事业单位档案管理‘三化目标，首先要建立健全档案管理制度，依靠制度落实工作责任，理顺工作程序，提高工作效率，实现工作目标。档案管理制度体系包括：档案形成、送交、归档制度;档案整理存档标准，档案管理人员工作制度;档案借阅制度;安全保管制度;档案保密制度。针对档案现代化的需要，还要完善适应档案管理信息化的管理制度，如：计算机室管理制度，单位内档案网络使用管理制度，电子公文发放和归档制度，数字档案储存定期复制、备份制度;数字档案的载体定期维护和保养制度，信息数据定期核对和检查制度，档案信息安全分级保护责任制度，技术加密制度，信息泄密追究制度等。同时，要强化管理制度的执行力，对制度的落实情况进行要严格考核，确保各项制度的落实，以此实现事业单位档案管理的制度化。

三、贯彻档案行业标准，实现档案管理标准化

档案管理是一门科学，国家颁布了《中华人民共和国档案法》、《归档文件整理实施细则》和《机关档案管理条例》等法律法规，对档案行业标准和管理规范进行了规定。促进了我国档案事业的发展。但我国部分事业单位、多数基层事业单位，执行个国家档案管理法律法规不到位，档案收集、整理、保存、使用不规范、不达标，甚至有的单位档案资料临时存放，个别单位档案文献受到损毁，造成不可弥补的损失。实现事业单位档案管理“三化”目标，就必须从档案管理标准化抓起，严格按照国家规定的档案管理标准，制定本单位档案管理工作标准，实现从档案制作、收集、归档、装订、分类、编号、边牧、装盒、编制检索工具等各环节标准操作。电子版、数字音像档案，要按科学要求，制定并落实相应保管办法和标准。以此促进事业单位档案管理规范化、标准化的实现。

四、运用现代科学技术，实现档案管理现代化

实现档案管理现代化是档案管理工作的发展趋势，是现代电子信息网络技术，在档案管理行业的应用。是提高档案管理质量和效率的有效手段。其主要内容包括：一是实现档案信息资源数字化，建立档案资源信息库，极大地增加档案信息的存储量。二是实现档案管理智能化。利用计算机办公系统，引进管理软件，实现各种档案资料的快速准确查询、調阅。三是实现档案信息传输网络化。利用网络系统实现单位内部，档案室与各部门的文件传输，做到快速收集、快速借阅。建设行业内部网络传输平台，利用网络在行业内部进行工作交流和档案信息共享。以此实现事业单位档案管理现代化。

参考文献：

[1]陈涛.事业单位档案管理信息化建设对策研究[J].赤子（上中旬），2015，（7）：144.