我国财务档案管理现状探析

郭颖珺

【摘要】近年来，随着我国经济的飞速发展，财务档案管理工作也进入了一个新阶段，在新形势下，档案财务管理面临更多挑战，因此必须准确把握财务档案的性质，明确财务档案管理的重要性，采取有效措施抓好财务档案管理，以便财务档案更好地为企事业单位服务。

【关键词】财务档案  管理  现状

一、财务档案管理的概念

档案管理是指对档案实体及其信息进行有效保存和管理并提供利用服务的业务工作总称。财务档案是企事业单位档案管理工作的重要组成部分，实质上是指在单位经济活动产生和发展的过程中所形成的原始凭证、财务信息及材料依据。在当前单位工作运行过程中形成的财务档案一般集中于会计原始凭证、记账凭证、会计账簿、出纳记账簿、财务报告、报表及其他材料，通过对单位财务档案的收集整理、保存和利用，能够真实记录单位经济活动和业务工作的发展历史，直观反映单位的经济管理水平，为此后的经济预算提供有效参考。因此重视单位财务档案管理工作极为重要，这也需要成为各单位财务工作的重点所在。

二、财务档案管理的价值

（1）有助于提高财政工作效率。随着社会经济的飞速发展，企事业单位传统简明化的财务档案显然已经不再适用于日渐系统化和复杂化的财务信息，再加上资金账目明细呈现出多维化特征，无疑对财务档案管理工作提出了更高要求，同时也决定了财务档案管理工作在财务管理中的重要地位。我国当前依然处于发展阶段，从整体上看，经济水平和人们生活水平均有一定程度提高，在新形势下，企事业单位的财务档案工作得到了高度重视，并对其进行了重新编制。因此，做好财务档案管理，可以为单位整体发展提供科学的参考资料和数据，从而有助于提高财政工作效率。

（2）有助于为企业经营管理提供有力支撑。这一点对企业尤其突出，企业在经营过程中的各种业务往来由档案真实详细地记录，企业的经营状况、管理水平都由档案真实记录，同时档案管理也能更好地提高单位的经营利润。档案管理与企业文化也紧密相连，单位的一切发展进程都应由档案如实记录，档案管理可以体现单位的文化与价值观，经历也由它体现，企业的向心力靠它凝聚着，从而在企业文化中它有着无可取代的作用。提供有力的数据来自档案的真实性，当事人在何地、何时进行了何种业务的活动靠它真实地记录着，最真实反映者是它，档案管理为单位和员工提供法律上的保障，减轻不必要纠纷。档案其实是真实的记录和反映，保存完好的档案可以为员工教育和培训提供实实在在的依据，记录真实的案例尤其是。

（3）有助于提高服务质量与水平。这一点主要体现在事业单位中，在事业单位的日常工作开展过程中，不免会遇到一些问题，而对于财务档案管理而言，是事业单位整改的重要依据之一，相关审查单位可以通过财务档案的检阅与核对，发现事业单位日常事务开展过程中存在的一些问题，进而根据财务档案中发现的问题有针对性地进行调整，进而提高事业单位整体运营状况，减少贪污腐败行为的出.现。而依据相应的法律法规对于财务档案进行有效的管理，才能够保证财务档案的有效性以及准确性，进而提高事业单位的管理水平，通过对于财务档案的审查发现现阶段工作开展过程中存在问题，即时对其进行修正，保证为人民服务的质量与水平。

三、财务档案管理的问题

（1）财务档案管理人员的专业技术能力不足。财务档案的信息化管理已经被提出很多年，在一些领域的运用时间也较长久，但是在一些企事业单位中，财务档案的信息化管理刚刚运用没有多长时间，并且其管理人员之前并没有进行专业的训练，因此有很多较为专业的方法不能够掌握，在工作中，有些会其根据自己的情况，为了让工作变得简单些，产生了一些坏习惯，使得一些企事业单位的财务档案的管理工作变得极为混乱。

（2）对财务档案管理的重视度不高。当前，一些个别财务档案管理人员缺乏对财务档案的高度重视，主要表现在对财务档案管理的重要性认识不到位，甚至还有个别管理人员对财务档案持无所谓的态度，在财务档案管理中忽视了档案资料的收集和整理，导致财务档案管理形式化严重，造成一些重要的财务档案信息流失或者失真。除此之外，还有一些企事业单位的领导人员对财务档案管理的重视程度不够，没有在人力和财力方面给予财务档案管理足够的支持。个别领导人员认为财务信息需要严格措施对其管理，错誤地认为只要封存了票据和账簿便可以了，还有个别单位将财务账单捆成一堆，将其随意堆放，没有建立相应的档案，缺乏科学管理。

（3）缺乏时效性意识和完整性意识。对于档案管理，在原则上先由财务部门归档、编制清册，然后再全部移交到档案部门进行保管，个人是不允许自行封存保管的。但在实际工作中，为了方便随用随拆，而没有存放到档案库中去，导致了很多的资料是不能做到及时归档处理，并向档案管理部广]及时移交。由于档案管理人员的素质参差不齐，在很多的时候不能很好地协调工作，对于一些档案就不能更好地进行归档处理。由于工作人员的责任意识不强，往往只对那些比较重要的磁性介质财务数据文件或者辅证材料文件进行管理，缺乏完整性的管理归类意识。此外，缺乏过程控制意识及利用效益意识，很多企事业单位在档案管理方面都存在人手不足的问题，不能将财务管理活动过程中形成的大量原始凭证进行有效的整理、归档。档案管理人员缺少很好的过程控制意识，从而不能很好地保证财务档案的质量，缺乏利用效益意识也会导致档案管理工作不能更好地为高校的可持续发展服务。

四、财务档案管理水平的提升措施

（1）建立健全财务档案管理制度。古人有云“不以规矩难成方圆”，对事业单位的财务管理工作而言，同样如此，要想做好财务档案管理，必然少不了健全的管理制度作保障。对此，事业单位应充分结合自身财务档案管理工作的现状，将相关法律法规作为基础，不断建立健全财务档案管理制度，财务档案管理制度的内容应该包含财务信息的立卷和归档、利用和保密等等。待制度制定后，要求每个档案管理人员必须执行该制度，一旦发现有违背该制度的管理人员，要相应给予处罚，从而保证事业单位财务档案管理工作有章可循、有法可依，确保各项财务档案管理工作得以顺利进行。

（2）培育财务档案管理人员的职业道德。从事财务档案工作，要增强做好档案工作的责任感和使命感。对从事财务档案工作的人员，要多方位采取措施使其提高修养、加强学习、爱岗敬业，使其学以致用、学用结合，同时把学习贯穿于正常工作中去，及时掌握新技能、补充新知识。无论在服务方式上，还是指导思想上都需要与开拓创新、与时俱进，创造性开展工作。只有这样，才能使财务档案管理工作真正得到领导和社会的重视与支持，实现档案管理工作者的自身价值。不断提高档案工作的服务质量。

（3）严格控制财务档案的借阅。要有效地实施和落实财务档案管理方面的安全性管理、使用要求。在进行财务档案管理过程中，企业单位必须要有效地维护财务档案管理的真实性、完整性以及安全性，同时还要在运营管理过程中规范、合理的运用财务档案，进而可以向企业单位的运营发展、经济活动的开展提供有效的支持和帮助。就财务档案借阅方面来说，只准许政府有关的经济监察部门在进行核查、工作时能够查看，其他都禁止借阅，还有企业可以进行内部查阅。除此之外，财务部门自身也要做出改变和改革，规定部门管理人员没有查阅财务档案信息的权力，甚至是公司的领导层对此也有一定的限制。

参考文献：

[1]张爱凤.浅谈深化会计档案管理存在的问题及对策[J].中国管理信息化， 2013（6）.

[2]张媛.浅析会计档案管理中存在的问题及对策[J].现代商业，2012（21）.

[3]付玉玲.浅谈财务会计档案管理问题及对策[J].城市建设理论研究（电子版）， 2012（13）.

[4] 蔡斯斯.浅谈当前会计档案管理中存在的问题及对策[J].大陆桥视野， 2016（14）.