浅析企业如何建立档案管理

李建威

摘    要：企业建立档案管理，是为了规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。档案管理是企业自身建设的一项重要工作，对提高各企业各部门工作质量和效率有着重要作用。

关键词：企业;建立档案;管理

一、企业建立档案的意义

档案形成于公司日常生产管理过程当中，它不仅记录了企业的建设史、成长史、改革史、发展史，而且记录了企业各个方面、各个环节的真实情况，是企业扩大生产和销售、加强经营和管理、维护权利和利益、保持发展和稳定的可靠凭证与有力依据，是企业资产和生产要素的重要组成部分。为了企业统一管理工作，避免公司资料的遗失，提高到公司信息使用便捷性与利用率，建立档案管理在公司发展过程中逐渐完善、信息化，为公司的长远发展提供参考与监督

二、企业建立档案管理的条件

1.硬件要求：①拥有独立的档案室②给水管、排水管、雨水管不宜穿越档案室，消防栓不应设在档案室內，应设在明显而又易于取用的走廊内或楼梯间附近。③空调安装位置应避免空调出风直接吹向文件资料。④室内应避免真菌、霉菌等微生物的繁殖，防止啮齿类动物（如老鼠等）的存在管道通过墙壁或楼、地面处均应用不燃材料填塞密实，其他墙身孔洞也應采取防护措施，底层地面应采用坚实地坪。⑤温湿度范围;温度14℃～24℃⑥独立的电脑系统，方便管理。

2.人员要求：①企业档案管理人员必须具备扎实的基础知识和专业技能②必须具备良好的职业道德素养③认真学习贯彻《档案法》及《保密制度》，严格执行档案工作的规章制度，了解档案工作方针，掌握档案管理工作的基本技能。④档案管理人员须签署保密协议。⑤负责完成测绘成果及资料档案的收集、整理、保管、签定、统计等各项具体工作。

3.建立健全的档案管理制度：企业档案管理制度在企业规章制度占据重要的位置作为档案管理工作的行为准则和主要依据是帮助企业完善档案管理工作时不可或缺的部分。①收集归档制度②审核鉴定制度③利用许可制度④封闭期制度⑤监督制度⑥安全机制⑦管理机制

三、企业建立档案管理的工作计划

1.第一阶段

（一）企业加强档案室硬件设施建设，保障档案工作的顺利开展。（二）构建档案管理的整体框架体系，并制定相应的规章制度，作为开展工作的依据。内容包括：档案的收集、分类办法、编号办法、整理规则、保管期限、移交、销毁等。（三）成立档案管理的专兼职管理人员队伍。各鄗门紧密配合，做好档案的及时归档入库工作。

2. 第二阶段

（一）对企业内积存实体档案进行有序整理，包括分类、编号、编制文件目录、全引目录、盖归档章、装盒、排序、上架等。（二）以软盘、硬盘等载体保存的电子文件、声像档案等的整理都将包括在该阶段中进行。

3. 第三阶段：档案的目录、数据的录入，档案数字化。通过该阶段的工作，可以形成比较完善的档案管理系统，能更好地通过电脑来支持、配合实体档案管理。

4. 第四阶段：档案的日常管理。依托前三个阶段对档案的分类入库，微机录入，以及保证档案管理工作顺利进行，为档案的日常管理提供了依据准则。

此外，在此阶段还应穿插以上阶段的工作内容，使公司的档案管理不断完善，四个阶段相辅相成，加快公司档案管理的规范化、信息化进程。

四、结论

档案作为一种信息資源，在企业管理、决策等方面发挥重要作用。改变传统观念，建立一套科学规范的档案管理体系，实现资源共享，是企业必须做好的一项基础性工作。

参考文献：

[1]王传宇、科技档案管理.中国人民大学出版社.2010.03.

[2]李和平，企业档案工作的主要情况机电兵船档案，2000.06.

[3]戚永付，新时期企业档案管理体制模式的速构[D]安傲大学，2007.