加强事业单位电子档案管理的有效措施

邓振龙

摘要：在事业单位档案管理工作中电子档案管理是一种主要方式，和传统的事业单位档案管理相比，电子档案管理更加高效和便捷，同时其具有更高的信息化、技术化和科学化水平。但在实际工作中，事业单位的电子档案管理效果差强人意，仍有诸多问题急需得到解决，既对事业单位电子档案管理工作的良好发展造成了影响，同时严重阻碍了事业单位的发展。对此，本文主要探讨了加强事业单位电子档案管理的有效措施，以供参考。

关键词：事业单位;电子档案管理;重要性

现阶段，社会得到了显著进步，信息智能化技术在社会各个领域得到了广泛应用。当前在，中国事业单位诸多都纷纷开始采用电子档案的档案管理方式，相较于传统的档案管理模式，此模式在档案整理、收集、保存和查阅方面均获得了显著进步，但和过去相比，其在安全防护措施和保存方式方面均有所区别，这也导致档案管理工作出现了诸多新问题。

一、事业单位档案管理重要性

档案管理实际上是一项政治性、服务性和管理性的工作，档案管理的作用是把管理文档的工作以及服务性档案管理的工作做好[1]。档案管理不会毫无依据的产生金钱或物质。档案管理中的档案不是由档案工作人员或档案管理机构产生的，也不能被其所利用，档案管理是一种专门对各部门形成的历史文件进行管理的专业，因此其具有管理性质。

档案管理系统并非孤立存在的，同时其在社会管理系统中占据着极为重要的位置。档案管理是一项借助提供档案信息服务社会实践的工作，这是和其他工作有所区别的地方。在社会中，档案管理均必须服务于政治、经济和文化，不然档案管理就会消失，也很难得到良好发展。档案部门虽然会对档案进行研究，也会编著档案，但其主要是为了和社会的需要相适应，同时被社会所利用，此活动具有服务性。在阶级社会中，档案管理工作会将一定的阶级关系和阶级利益体现出来，同时统治阶级掌握着其权利，服务于文化、政治和经济，此服务的方向将档案管理工作的政治性质充分体现了出来。

二、事业单位档子档案的优势

（一）提高档案管理工作效率

和传统的档案管理工作相比，电子化档案的模式不需要借助诸多人力进行整合和归类，也无需在专门的档案管理室中保存，并对其湿度或温度条件进行控制。信息化档案管理工作，则不需要投入诸多的人力成本，特别是在使用和转运信息时，可以在最短的时间里传递信息，防止档案在流转中发生遗漏或丢失。同時，因为信息化档案的方式可以用电子化的形式保存，所以无需额外设置专门的档案储存室，和传统的档案相比，其储存条件更简单，不需要做到防电、防火、防水等，自然也就更加安全[2]。

（二）档案信息存储比较安全

传统的档案主要为纸质材料，通常在事业单位的档案室中存放。纸质档案既对存放场所的环境条件提出了较高的要求，同时会占有诸多空间，并且，受客观环境的影响，会有不同程度受损情况出现。除此之外，因为档案室中存放的资料具有易燃特点，所以档案室通常会设置诸多防火系统，确保火灾的时候可以第一时间将火情控制住，就算火灾并未烧掉档案，灭火行为也会对纸质档案的寿命造成影响。相较于纸质档案，电子档案在保存方面存在显著区别，其主要利用网络云和计算机硬盘存档，这种存储方式既对外界环境要求不高，同时可以节省诸多空间，也不需要对档案展开后期维护工作。就算计算机硬盘受到了损坏，云存储系统也能使档案信息的安全性得到保证。

（三）节约成本，利用率高

在传统的档案管理中，在采集、编制、印刷和出版纸质档案的过程中需要大量的资金。同时纸质档案很容受到天气、环境等因素的影响而发生破损问题，重建和修复均会浪费诸多资源。但电子档案则完全不一样，所需投入较低，只需将完备的电子档案管理系统构建起来，之后，档案管理人员只需对计算机展开操作即可将工作完成，所有的档案信息均用电子文件的形式展现，之后不需要投入成本。除此之外，电子档案的包容性很强，相较于纸质档案，其功能更加全面，可以把视频、音频、图片和文字等内容全部转变成数据，为综合管理提供方便。

三、加强事业单位电子档案管理的有效措施

（一）健全电子档案管理制度

电子档案管理方法和纸质档案也有相似之处。因此，事业单位在开展档案管理的时候，必须对电子档案管理制度予以完善，从制度上确保相关工作顺利开展。事业单位的档案管理工作人员必须第一时间将观念改变，对电子档案管理方法和纸质档案管理方法的相同点和不同点有更加充分的认识，并把严格的电子档案管理制度构建起来，如此才可以使现阶段事业单位的档案管理工作需要得到满足。例如，某事业单位在开展电子档案管理工作的过程中，明确要求，在录入多有电子档案信息前，相关部门和档案管理部门必须严格核查，确定档案信息完整、准确后才能在单位的电子档案信息库中录入。同时，此单位将电子档案信息分成了若干级别，并对电子档案信息的查阅层级标准予以确定。档案管理人员应在固定的时间检查档案库中的电子档案信息，确保信息更加安全、完整[3]。在档案信息应用方面，若是事业单位员工对电子档案信息进行查阅，必须通过档案管理人员的允许，并把相关记录工作做好，员工在对信息进行查询的过程中，只能查阅自身级别允许范围中的信息，若是需要越级查询就需要档案管理部门负责人和部门负责人的许可。

（二）加强事业单位电子档案管理技术保障

工欲善其事必先利其器，软硬件设施的好坏和电子档案能不能有效平稳运行息息相关[4]。传统的纸质档案既需要诸多纸张，同时会占有大量的空间，其使用查询中会投入诸多物力和人力。相较于而言，电子档案的管理方法更便捷，但电子档案对应用软硬件有着较为严格的要求。为了充分发挥出电子档案的作用，事业单位在选择电子档案软件和系统的过程中，应防止运用盗版软件，将良好的杀毒习惯养成。电子档案把原有档案管理的束缚顺利突破，促进了企业员工工作效率有效提升，将事业单位对档案信息的利用率有效提高，防止纸质档案中的诸多浪费现象，确保档案信息更加安全。为防止不法分子窃取档案信息，事业单位应充分使用电子信息技术，第一时间升级和改造已使用的软件。

（三）大力培养档案人员的专业能力

针对事业单位档案管理人员，应加大专业培训和再教育力度，促进其应用信息技术开展电子档案管理的能力有效提升，使其逐渐成为集操作型、研究型、管理型为一身的复合型人才。第一，事业单位需要将人才理念更新，注重培养档案管理人员;同时还要将与本单位实际情况相符的档案人才培养机制制定出来，为档案管理人员将详细的职业规划制定出来，同时为其提供职业晋升的机会，以此使其全身心参与到工作之中。第二，事业单位需要对人才培养的途径和方式予以丰富，可以借助聘请相关专家和组织参与档案部门开展的业务培训开展主题讲座，到成绩显著的兄弟单位进修、学习等方式，将更多高质量学习机会提供给档案管理人员，有效提高管理人员的整体能力和素质。事业单位还可以立足于实际需求，将人才引进渠道合理拓宽，选择高素质管理人才，对电子档案管理工作予以负责。

（四）加强事业单位档案管理安全保障体系的建设

安全问题在电子档案管理系统中占据着极为重要的位置，长时间以来受到了事业单位的高度重视，同时也是档案管理系统的关键内容。事业单位在制定电子档案安全保障体系时，可以从下述几点入手：第一，进一步强化对硬件设施的保障工作，第一时间对电子档案管理系统进行维护，并设置网络设施保障和安全保障屏障;第二，维修人员应在固定的时间维护设备、线路和服务器，防止电子档案管理系统中硬件发生故障;第三，应将应用系统的安全保障意识进一步增强，第一时间把单独用户访问平台和文档中心构建起来，同时第一时间检查相关应用的安全性。运用特定浏览器之前把检查好病毒，并第一时间运用专业的杀毒软件进行监控和扫描;第四，设置专业的防火墙管理电子档案，防止不法分子盗窃重要档案信息，严重威胁了事业单位的良好发展。

事业单位应对健全的电子档案管理系统予以设置，同时大力监控电子档案信息。不仅要选用专业的档案管理人员负责监督档案，同时还应引入专业的计算机人员，负责计算机维护工作，在固定的时间升级电子档案管理系统，增强档案管理的便捷性。选择电子档案管理系统的原因，是因为此方式可以促进工作人员工作效率有效提高，可以迅速将诸多可靠信息提供给事业单位，为顺利开展事业单位的重要工作提供保证。

结语：

为了和信息化发展的趋势相适应，将事业单位人事档案管理的问题有效改善，在事业单位的档案管理工作中，实施电子档案管理的意义极为重大。现阶段，在事业单位中开展电子档案管理中仍有很多問题存在，必须将电子档案的管理方法和制度加强，打造一支高素质的档案管理综合队伍，使电子档案信息的保密性得到保证，确保电子档案更加完整，可以为人才奖励和考核提供重要参考。

参考文献：

[1]赵秀玲.浅析事业单位电子档案管理的主要措施[J].科学技术创新，2016 （23）：169-169.

[2]张春梅.浅谈事业单位电子档案管理工作[J].黑龙江档案，2017 （6）.

[3]黄鸿辉.事业单位档案管理中的电子档案管理探讨[J].文化创新比较研究，2017 （24）.

[4]向思思.探究事业单位档案管理的现代化和电子化[J].环球市场信息导报，2018 （21）：267-267.