新时代背景下档案管理面临的问题及改进措施

肖婷婷

摘要：在新时代背景下，企业档案管理面临着更大的挑战和问题，需要企业档案管理人员结合当前时代发展的特点以及社会经济发展形势，根据企业发展的方向和企业的生产经营活动，合理开展档案管理工作，优化档案管理流程，提高档案管理整体水平，为企业的发展与决策提供科学系统的资料支持，促进企业长期稳定地发展。

关键词：新时代;档案管理;问题;措施

1.企业档案管理过程中存在的问题

1.1缺乏对企业档案管理工作的正确认识

企业档案管理工作直接关系着企业的发展进程，从目前來看，很多企业管理人员缺乏对档案管理的正确认识，缺乏对档案主体的限制，导致档案管理工作严重偏离企业发展的实际情况，影响企业档案管理水平。很多企业认为企业档案主要是企业的人事档案，忽略了企业自身发展形成的主体档案，企业档案构成存在严重偏差，影响企业档案资源的开发利用。

1.2档案的知识化管理严重不足

随着社会经济的不断发展，企业的规模不断增加，档案的知识化管理已经成为当前企业各项数据管理的重要工作目标。企业档案管理工作必须要围绕着企业的中心工作来展开，合理运用企业无形的资产和生产的基本要素，企业档案的知识化管理已经成为企业档案管理发展的必由之路。但从实际情况来看，我国企业档案管理普遍缺乏系统性和科学性，缺少相应的制度和规范进行约束，企业档案管理形式单一，管理流程复杂，不仅无法详细地记录企业各项管理生产以及科研等活动信息内容，而且相应的知识资源的开发与创新存在严重制约因素，无法为企业的生产和发展提供有效保障。

1.3档案管理难度不断加大

信息时代的全面到来使得档案信息化建设越来越深化，档案的信息化管理系统将档案以数据信息的形式进行存储和使用，信息化的档案存储与传统的档案存储有显著的差别，首先表现在档案存储介质上面，档案信息数据的存储相对于传统的纸质档案和固体档案来说安全性更高，可以有效避免数据的丢失，提高信息的管理效率。但与此同时，由于网络中的数据信息容易被篡改和窃取，因此，还需要结合档案管理的实际内容，建设相关网络安全系统，严格限制访问档案信息管理系统的用户权限与身份，及时备份档案的信息内容，提高档案管理的安全性与可靠性。

2.新时代背景下档案管理工作的相关改进措施

2.1提高档案管理人员的综合素养

档案管理人员的综合素养直接关系着档案管理工作是否能够顺利科学地推进，是企业档案工作的保障和前提。从目前来看，档案管理观念薄弱、人员综合素养低下是影响档案管理活动顺利推进的主要问题之一，因此，必须要加强高水平、高素质的档案管理人才的引进以及对现有档案管理人员的培训，提高档案管理人员的综合素养，选择科学系统的管理模式进行档案管理活动，为企业的发展提供良好的服务，并进一步稳定档案管理队伍，提高档案管理效率和档案管理质量。

2.2建立健全企业档案管理制度

档案管理工作直接关系着企业的发展方向以及发展前景，我国目前针对企业档案管理工作制定了一系列相关的法律法规，使得我国档案管理活动能够更加的规范化和法制化，也促进档案管理活动更加的标准化。企业要能够综合利用技术信息和资料信息合理归纳整合档案材料，为企业的发展提供重要的数据支持。科学技术的不断发展使得数字化档案逐渐发展起来，并结合数字化档案的具体内容以及发展需求制定出了一系列档案信息标准化管理流程，但是由于数字化档案起步较晚，相关的管理制度仍然不够完善和科学，难以对信息档案管理活动起到有效的约束作用。因此，必须要结合企业的发展现状以及企业档案管理需求制定新的工作标准与工作制度，明确完整的工作流程，了解电子文件形成、转换以及处理的方式，使得企业档案管理工作能够得到有效的约束和监督，以最大限度地保障档案信息的安全性。

2.3保障档案管理信息化的标准具备统一性

随着社会的发展以及进步，档案管理的相关手段也发生了非常大的变化。因此，要不断地使得档案管理工作体系更加的完善化，保障档案管理的细则更加的统一化，这样就可以提高系统软件的兼容性，从而更好的实现档案管理的统一标准，此外，在档案管理的过程中还会涉及非常多的部门，员工也比较多，因此，一定要明确具体的岗位职责，保障各个部门以及类别的相关档案可以集中起来进行管理，使档案管理和事业单位实现同步发展。

2.4提高管理人员的专业度

档案管理人员是否专业对于信息时代的具体档案管理工作将会造成非常严重的影响。事业单位需要对于相关管理人员进行信息技术方面的专业培训，最终使得管理人员的专业性得到提高。而后，对于培训的具体内容进行相应的考核，按照考核结果进行奖惩，对于平常工作当中表现比较良好以及考核成绩比较优异的管理人员进行一定的奖励，而对于那些考核结果不是非常良好的管理人员进行适当的批评。这样可以很大程度上使得管理人员的积极性得到提高，与此同时，还可以提高相应的专业度。

2.5提高档案管理的安全性

档案管理信息化的重点就是确保档案管理的安全性，这对于事业单位的信息发展起着至关重要的作用，而档案信息化管理就必须依赖自由网络这一媒介，很大程度上降低了档案管理的安全性，因此必须引起档案管理人员重视。档案管理安全性主要是通过两个途径实现，一方面就是要建立完善管理制度，规范档案信息化管理流程，提高管理人员信息化水平和相关技能，树立风险防控意识，明确自身的职责，严格按照规章制度，对于不同种类和载体的档案进行统一管理;另外一方面是加强系统安全性，现如今网络环境非常危险，因此档案管理要设置防火墙，传输档案身份验证，防止传输中档案被篡改或者盗取，安装查杀病毒和木马软件，定期更新软件，修补系统漏洞。保存电子档案做好备份，系统遭到冲击启用备份档案。定期对计算机平台展开检查，同时备份档案信息和数据，避免由于计算机故障而造成的档案信息永久性丢失。此外，档案管理的日常工作中需要实施监督和管理档案储存与运行情况，协调档案管理体系和网络平台两者间关系。加强对网络平台的监督，针对重要档案和机密性文件，要求对网络访问进行限制，最大程度上降低网络病毒入侵。

参考文献：

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[3]徐一琦.企业档案信息化带来的问题和对策[C].第十五届沈阳科学学术年会.2019.

[4]徐代珍.互联网时代档案管理面临的挑战与对策[J].福建茶叶，2019 （5）：30.