独立学院教务员工作现状与考核特点浅探

邓秋湖

摘    要： 教务员队伍是独立学院发展和教学运作中重要的工作主体，对民办高校的教学中心工作和教学管理工作起到非常重要的纽带作用。教务员队伍建设是独立学院及相关高校需要关注的一个问题。本文以华软学院为例，分析独立学院教务员队伍的基本情况、工作职责、考核内容和程序，提出独立学院教务员队伍建设和发展对策。

关键词： 独立学院    教务员    工作现状    考核特点

独立学院是在我国高等教育大众化进程中产生的一种特殊的民办高等教育组织形式，通过有效嫁接公办高校资源与民营资本，經历了一段迅速发展的时期，同时助力了我国高等教育大众化的起步和发展。在独立学院发展过程中，大多数独立学院是由民营企业主动对接母体高校，筹措资源，开始办校，从最初的三两个专业发展为几十个专业，从专科二级学院升格为本科独立学院，从几百名在校生发展为一两万名在校生。独立学院从产生之初至今，除了教师主体外，教务员队伍发挥了不可或缺的重要作用。了解和理清教务员队伍的工作状况及考核特点，并加以改善，是独立学院及相关高校需要关注的一个问题。

1.独立学院教务员队伍的基本情况

独立学院在办学之初，一般只开设少数经批准的专业和院系，相应的教务员岗位也少，一般为一个系1名。随着逐年增加开设专业、扩大招生规模，教务员岗位由最初的三两个发展到二三十个甚至更多。以华软学院为例，2002年设软件技术系和外语系2个系，各设一个教务员岗位。目前开设10系2部，共有院系专职教务员23名。其中女性20名、占87%，男性3名，占13%，性别以女性为主。年龄分布为25至48岁，其中25岁—29岁4人、占17%，30岁—39岁16人，占70%，41岁—48岁3人，占13%，以中青年为主。入校10年及以上10人，占43.5%，入校5年—9年7人，占30.4%，入校1年—4年6人、占26.1%，说明教务员队伍逐渐趋于稳定。本科及以上学历20人、占87%（其中硕士研究生学历1人）。最高学位为硕士的5人，占21.7%，学士12人，占52.2%，无学位6人，占26.1%。中级职称7人，占30.4%，初级职称2人，占8.7%，未评职称14人，占60.9%，反映出教务员的学历、学位结构和职称水平有待进一步提高。

独立学院教务员队伍的学历学位水平相较一些公办本科院校有一定的差距，如三明学院“2012年以来新进的15位教务员全部都是硕士研究生，其中2位还拥有留学背景，而原有的12人中拥有硕士学位的也达9人”。这与民办本科学校在工资和待遇上与公办本科高校存在差距形成正相关的关系。

2.独立学院教务员队伍的工作职责

各所高校设置教务员岗位工作职责有所不同，一般根据学院发展、教学管理制度及组织架构等情况而定。广东技术师范大学天河学院郭木英在《新形势下高校教学秘书现状及应用》一文中，将高校教学秘书的工作内容分为：日常教学运行管理与服务、教学档案管理、教学服务管理三大部分。华软学院推行以选课制为核心的完全学分制，是广东省内较早实行学分制的高校之一，学院每学期开课的所有课程都面向全院学生通选，学生可以跨系、跨专业选修感兴趣的课程。每学期开设的课程不是以专业行政班级分班，而是根据学生的选课结果，由不同专业、不同年级的学生组成的课程教学班（其中专业必修课以同专业学生为主）。学校运用自主研发的教务管理信息系统进行专业教学计划录入及每学期的排课选课。这种教学管理运作机制，要求二级院系教务员十分熟悉教务管理系统的操作及排课选课等操作，岗位职责与其他高校有所差别。

2.1课程的安排及其相关的工作

由于华软学院开设的课程面向全体学生通选，各系部教务员每学期最重要的工作之一是将老师要开设的课程、必修课的学生、上课教室及上课时间做好周密的安排。从每个学期第10周开始着手下一个学期的排课，排课工作包括课程信息的准备、开课任务书的生成、课程设备要求信息的收集及排课系统操作等一系列环节，环环相扣，排课工作周期较长。在课程排好课经过检查核实以后，系统开放学生选课，对于出现特殊情况的选课，教务员需要为学生处理。教务员对于学生选课的人数变化情况也要随时跟踪，选课较多的课程如果资源允许则补充增加教学班排课并开放选课。学分制下，学生在试听课程一周内允许退课，退课的操作由教务员完成。

除了排课、选课、退课等操作外，教务员负责收集课程的教学资料，督促任课教师按要求提交课程相关的文档，如提交课程的教学大纲和教学安排、收集期中教学检查材料等与课程教学有关的工作。此外，课程教材相关管理需要教务员的配合，收集课程的教材信息表交教务处预订，为教师领取教学用书等。课程的考试工作虽然主要由教务处安排，但监考、改卷、登分老师都是系部的教师，系部教务员承担了大量的提醒、联系、沟通的工作，以及成绩整理、归档工作。

本科专业教学计划中最重要的毕业论文和毕业实习两门特殊的课程工作，教务员也参与其中。虽然没有担任论文指导教师和实习指导教师，但论文答辩的安排、论文和实习相关文档的归类离不开教务员的辛勤付出。

2.2系部教学秘书工作和教师服务工作

独立学院“教务员”一职在许多高校称为教学秘书或教务秘书，不管哪一种称谓，都明确包含了这一职位的秘书性质。作为一个部门的秘书，首先要承担系主任的秘书工作，是系主任的得力助手，协助系主任完成本系部的各项教学任务，协助系领导进行专业建设和师资队伍建设，管理教师队伍，包括教师考勤、统计教师教学工作量、安排教学会议、报送材料、新闻宣传等工作。教务员一般是本部门的档案管理员，负责收集和整理本系部各项档案资料。此外，教务员还承担了主要的办公室管理、财务报账、工会活动组织等工作，从办公文具、办公家具、办公设备、饮水、卫生到消防安全，为本部门的教师做好服务，事务烦琐。一些独立学院在系部没有设立专门的科研秘书，教务员还兼顾了系部大量的科研管理和科研秘书的工作。

2.3学生的学籍管理及学生服务

教务员的另一个主要任务是做好所在院系的学生学籍管理工作，包括学生注册、休退复学、转专业、毕业、留级等工作。配合学院教务处完善学生的学籍动态，实时在教育部学籍学历信息管理平台更新学籍信息。同时，为所在院系的学生提供教学安排的咨询，帮助学生处理特殊的选课及办理相关的业务。

可见，教务员队伍承担了多方面的执行、辅助和协调工作，工作难度不高，但工作任务繁重，人少事多，且各项业务都要求非常认真细心对待。教务员的待遇不高，没有完善的晋升渠道和职称评定资格，在独立学院的教职工群体中被边缘化，因此易产生职业倦怠，人员流动率高。

3.独立学院教务员队伍的考核内容和程序

员工考核一般指组织或上级领导按照一定的标准，采用科学的方法，衡量与评定员工完成岗位职责任务的能力与效果的管理方法，主要目的是发掘与有效利用员工的能力，通过考核给予员工公正的评价与待遇，包括奖惩与职务升降等，使员工能够更好地工作，为组织服务。高校对教职工一般采用年度考核或学年考核的办法。

3.1教务员的考核内容

以华软学院为例，教务员考核采取年度考核的形式。华软学院的年度考核是学院对教职员工一年来工作业绩给予的客观确切的评价，为奖惩、培训、聘任等提供依据，目的是激励督促员工履行岗位职责，开拓创新，推动教学、科研、管理、服务等各项工作的建设，提高学院办学效益和整体办学水平。考核的对象是学院全体教职员工。从“德、勤、能、绩”四个方面对教职工进行全面考核，主要包括思想品德、职业道德、服从组织安排、完成岗位责任和任期目标、为师生服务的意识、团结协作精神等情况。考核等级结果分4个等级：优秀、称职、基本称职、不称职。参加考核的人员按岗位职责分类，分为部门主管（含党政）、教学系（部）主任、教师、辅导员、管理人员、工勤人员，其中教务员考核列为管理人员类别，具体的考核项目分为工作态度（30分）、工作能力（30分）、工作业绩（40分）。工作态度的考核子项目分为责任感、主动性、纪律性，工作能力的考核子项目分为业务能力（是否熟悉业务）、工作能力（是否能有计划或有条理地工作）、自我更新能力，工作业绩的考核子项目分为日常工作业绩、超常任务、工作质量、工作效果。

3.2教务员的考核程序

教务员的考核程序采取自下而上的工作程序：教职工就当年个人完成任务情况写年度总结，对照岗位考核内容指标进行自评;各部门考核小组对照岗位考核内容指标、个人年度总结和平时考核记录情况，在听取其他员工意见的基础上，对被考核者提出考核等级意见。在个人自评的基础上，部门对被考核者的考核结果，由被考核者签名确认。教务员的考核等次，由各系（部）提出初步意见，由教务处与各系（部）综合全院同类人员情况确定，报考核领导小组审批。原则上普通教职员工拟评优秀人员比例不超过实际参加考核人数的15%（按岗位职责分类）。各岗位职责分类人员从多到少分别是：教师、管理人员、辅导员、部门主管（含党政）、教学系（部）主任，教务员人数占管理人员的小部分。教务员受所在系部和教务处双重管理，考核由系先考核，归口教务处评优。也就是说，教务员填写管理人员考核表，但评优单列，每年评出考核等级为“优秀”的教务员占教务员总人数的15%。

4.独立学院教务员队伍建设和发展对策

教务员的工资待遇相对不高，人员仍会时有流动，高校需要重视教务员队伍的建设。对现有的教务员队伍加强培训，提高业务水平，通过在职学习提高学历和职称水平。独立学院在用人制度上为教务员制定合适的晋升渠道，对表现优秀、良好的教务员合理提高工资和待遇。教务处加强教务员的团队建设和活动组织，关心和解决教务员面临的各类问题，使教务员对组织更有归属感，提高工作的凝聚力。

在考核改进方面，既然教务员的评优属于特殊的系部和教务处双重领导，则考核表可从管理人员考核系列分离出来，制定教务员分期考核表、业绩表，注重平时的工作业绩和成效考核，评优兼顾平衡和团队工作成果。每个教务员都要认识到教务员的工作不只是个人的工作，许多时候是一个整体，尤其是实行完全学分制的学院，教务员工作的目的是实现全学院的教学管理工作目标。

教务员要正确认识教务员的工作性质和工作地位，为自己的职业做好规划，在做好本职工作的同时，加强自身能力和水平的提高，寻找更好的职业发展路径。有志于长期从事教务员工作的，认真做好本职工作，不断完善教务员工作制度，做一名优秀的教务员;独立学院对不合格的教务员加强培训，通过培训仍不合格的要进行适当的调整，调整到更加合适的崗位，或进行轮岗。教务员在职业未发生变化前，必须做好本职工作，不应影响正常教学运行秩序;如果现有教务员提出离职或离任，那么在离任前，要确保做好全部的交接工作。当独立学院教务员岗位出现空缺，招聘新教务员时需要列明岗位要求，例如要能够适应学分制的教学管理信息系统，具备足够的信息处理能力，对教学管理信息化有正确的认识，学历要求本科或硕士研究生，能处理繁重的工作任务。

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