论信息管理系统有效提高图书档案管理的路径分析

侯莉

摘 要：随着互联网技术的发展，人们有了更多获取知识的方法，网络化的迅速发展使得信息平台建设规模更大，成为组织机构实现高效运行的重要因素。而信息管理系统的应用也开始进入到图书档案管理领域中，为资料收集整理提供了方便，同时也提高了图书档案检索效率。基于此，本文就信息管理系统有效提高图书档案管理路径展开研究，首先阐述了信息管理系统应用现状，其次对其在图书档案管理中的应用价值进行分析，最后提出了应用路径。

关键词：信息管理系统;图书档案管理;路径

当前，经济水平的提高和科技的迅速发展，为互联网技术的应用和普及奠定了基础，人们对知识的获取也更加便利，而随着信息平台的增加，互联网已经成为知识获取的主要方式，为人们提供了便利的学习渠道，同时也有利于知识传输共享，对个人和社会的发展有着积极的意义。对于图书档案管理而言，应用信息管理系统能够将大量的知识信息存储起来，为需要的人提供便捷的查询和学习服务，该系统的应用对于图书档案管理质量的提高具有一定的作用。

一、信息管理系统应用现状

当今社会，网络化和数字化实现了高度发展，对于组织和机构而言，信息平台的建立已经成为其运行的基础条件之一。而伴随互联网的普及，传统的纸质文献存储方式具有的缺陷被暴露出来，信息检索速度较低，信息质量不高，无法满足当前快节奏的生活要求。作为国家和个人的资源宝藏，图书馆凭借着丰富的藏书吸引越来越多的人，但是由于纸质资源信息检索率不高，无法满足当前的生活要求，若是读者急需寻找某一项资料，可能会出现无法迅速检索到所需资料的情况，而且当前的图书管理系统存在不相容的现象，导致图书馆的价值无法真正发挥出来。因此，图书馆需要完善信息管理系统，提高信息管理系统的效率和质量，做好系统实时更新，利用现代技术取代原有的纸质检索。

二、图书馆档案管理内容

图书馆档案管理主要包括政文档案、人事档案、业务档案以及设备档案。

政文档案就是党政文件、工作会议记录、内部研讨资料、年度工作总结报告、工作计划、规章制度、工作日志等。这类资料收集难度比较大，因此整体资料不够全面且十分零散。

人事档案不仅有图书馆员工资料，同时也有图书馆用户资料，内部员工资料包括员工个人情况、岗位配置及其变动、考评职称等，用户资料包括用户个人信息、图书借阅信息等。信息化时代，信息一般存储在图书馆档案信息管理系统中。

业务档案就是图书馆各部门在开展日常业务时形成的资料，其中涉及了工作开展、汇报以及研究等方面的材料，和图书馆工作数据等信息，例如馆藏量等。

设备档案就是图书馆设备资料，其中记录了设备引进、维修等内容，尤其是招标采购政策实施后，其采购的设备需要建立独立的设备档案。

三、信息管理系统在图书档案管理中的应用价值

信息管理系统在图书档案管理中的应用主要体现在读者登录上，读者通过登录该系统自行查询、借阅图书，而管理者也能够利用该系统中的信息实现档案管理，提高了图书档案管理效率。信息管理系统能够分析和满足读者需求，实现业务目标。现阶段，该系统还需要存储大量信息，例如读者借阅图书、还书和书及新增等方面的信息，当前的系统无法将图书现状完整呈现出来，而人们生活节奏的加快使得其对书籍检索速度提出了更高的要求，图书馆中繁杂的书籍更加为读者借阅增加了困难。因此，利用信息技术对图书档案进行规范管理，不仅推动了图书馆的发展，同时也为读者提供了便利，而信息管理系统的应用能够满足读者阅读需求，对图书档案管理工作也有着重要的意义，其应用价值体现在以下几方面。

1.管理价值

信息管理系统的建立能够有效提高图书馆的服务水平和服务质量。图书馆中，存储比较多的是印刷型纸质文献，整个管理完全由手工操作，管理和服务工序比较繁琐，库存管理比较杂乱，无法实现信息共享，也难以获得准确的管理信息，这些问题会导致资源浪费，无法提高管理服务质量和水平，对图书馆效益的发挥产生了影响，同时也对图书馆社会地位造成了影响。而利用利用管理信息系统可以优化重组图书馆业务流程，通过计算机管理推动数字化和网络化的实现，进而实现信息共享，提高管理效率和资源利用率，提高图书馆的市场竞争力。

2.社会价值

在网络环境下，信息管理系统成为图书馆未来的发展趋势之一。随着科技的迅速发展，信息技术的应用越发广泛，为全球信息化发展起到了推动作用，而信息技术的普及也使得人们对信息技术的应用需求越发迫切。当前，人们对信息需求越发迫切，信息需求种类越发多样，随着网络信息资源的迅速增加，信息来源渠道越来越多，分布呈現无序性，在大量网络信息的冲击下，图书馆也需要进行数字化、信息化等方面的变革。对此，图书馆需要完善传统的信息管理系统，逐渐深化信息管理系统理念，使图书馆信息管理系统能够实现创新发展。信息管理系统作为综合性人机交互信息系统，其可以实现信息收集整理和存储传输，能够满足互联网环境下图书馆实现可持续发展的要求，对图书馆的发展就一定的社会意义。

3.决策价值

信息管理系统的建设能够是图书馆管理决策水平的提升。在面对不断变化的内外部环境时，需要确保组织管理层能够及时组织内外部信息，为管理决策制定提供依据，同时能够接收到决策实行的反馈信息，及时调整管理方案，为组织目标调控提供保障。此外，对于高层管理工作而言，非结构化和半结构化之类的问题是其经常面对问题类型，这就需要通过定量分析法以及相关的模型来加工分析相关信息，进而得到综合信息。但是信息管理系统的职能在于收集和处理信息数据，其功能体现在信息处理、决策、预测以及控制上，该系统的建立为管理决策实现科学化发展提供了帮助。

4.技术价值

对于当前图书馆而言，图书信息管理技术是其关键技术，能够为图书资源和使用者提供交流平台，使二者能够建立紧密的关系，进而实现信息处理和共享。信息管理系统运行速度很快，这就使得信息传输速度有所提升，能够满足使用者对信息检索速度的要求。

四、图书馆档案信息化管理中存在的问题

1.信息系统建设不足

图书馆信息系统建设中，有些图书馆没有根据实际情况建立与之相符的档案信息管理制度，使得档案资料在收集和整理上缺乏规范指导。档案信息管理中，普遍存在资料收集不全、存档时间规划不明、分类不清、查找困难等现象，这就影响了信息系统在档案管理中的应用效果。而且，信息化时代，传统的纸质文献已经无法满足当前信息管理要求，需要对其进行电子化管理。

2.信息服务层次不高

现阶段，图书光档案信息服务只满足了材料收集存档工作，只能够为一部分用户提供咨询、查询、阅览等服务。随着社会的发展，现代化设备的普及，图书馆档案管理开始营业云计算平台，其便利了档案管理，但是，图书馆的整体信息服务效果仍然不好，没有将信息技术管理优势发挥出来，大部分图书馆无法为用户提供全面的信息服务，用户无法通过网络平台进行交流沟通，信息服务层次不高，没有将其中的资源共享、专题服务等作用挖掘出来。

3.信息系统利用率低

档案信息化管理凭借着便捷高效的优势在社会资源管理中占据了一定地位，而信息资源开发利用直接影响着图书光工作的进行。在网络平台中，图书馆信息建设是其未来发展的趋势，若是不能够实现信息化管理，就会使图书馆工作效率降低，影响图书馆实现现代化发展。现阶段，大部分图书馆已经建设了信息管理系统，但是，并没有将其作用真正开发出来，管理模式也比较传统，信息系统及其资源利用率低。

五、图书馆档案管理信息化建设措施

1.加强信息化系统建设

图书馆档案信息管理系统建设是当前图书馆重要管理工作之一，在档案管理中应用现代化信息技术十分必要档案信息管理系统包括检索、统计、编目和管理等内容，同时也能够记录并收集档案信息，根据国外先进的技术，信息管理系统中要明确档案检索和记录功能，简化档案归档流程，方便档案管理作业的进行。

2.提高档案信息服务层次

图书馆档案信息管理必须要提高信息服务层次，使档案管理科学规范。信息时代，档案管理实现了信息化，利用信息管理系统能够使档案管理流程规范，提高档案信息服务质量和层次，利用信息技术建立档案服务系统，为档案用户提供沟通平台，提高信息服务水平。

3.做好管理人员配置工作

图书馆档案信息管理系统能够实现人机共同管理，作为其中的一部分，档案管理人员有着重要的作用，其将管理人员分为三部分，其一为数据录入，由于汉字比较特殊，因此录入人员需要进行专门的培训，具有专业素质。其二为信息处理应用，其直接使用信息设备，作用也十分突出。其三为维护管理，主要对信息管理系统及其设备进行维护管理，保证系统和设备正常运行。

六、信息管理系统有效提高图书档案管理的路径

1.提高档案检索设计

在设计开发系统时，尽可能应用成熟的技术为系统开发提供保障。在对图书档案信息检索系统开发时，利用的技术包括Web、ASP、html、局域网和关键数据库等技术，通过以上技术，采用IE等大众浏览器，并通过B/S方式与主服务器连接起来，浏览信息，并提出请求，有利于管理者掌握全部的图书信息，管理人员也能够统计工作人员情况，为财务工作进行提供便利。ASP对交互站点设计适应性良好，在Web基础上，对数据库提出访问要求，而ASP对数据库的访问应用的是ADO数据模型，这种方法能够为多种数据提供者提供读写和手机操作服务。

2.增强用户使用便捷

通过设计用户界面使图书档案信息管理系统更加人性，为档案管理工作提供了方便。在设计主界面时，通过Visual foxpro6.0中的菜单实现法，建立与Windows类型相似的操作主界面。

在设计输入界面时，其分为读者和图书馆两个选项，并设计相应的表单，每个菜单向对应输入表单窗口，能够实现图书和读者信息的录入功能，同时保存新的记录到图书数据要和读者数据比较内。

在设计图书借阅界面时，根据读者借阅图书功能，设计相应的表单，表单分为两个，其中一个将读者借书证号输入进去，之后将读者相关信息显示出来，信息核实无误后点击确认，之后将下一个表单激活，该表单需要将这些图书编号输入进去，之后会将该图书的相关信息显示出来，信息确认无误后点击确认，系统会将读者借书证号、借阅图书编号、借书时间、还书期限等信息罗列出来，形成一条借阅记录，被保存到借阅数据库内。

在设计查询界面时，该见面有两个菜单项，分别为读者和图书，其中包含了5个表单，为使用者提供图书和读者信息的查询功能。图书查询时，该功能下设三个子项，分别为根据编号、根据书名和根据作者三个查询菜单项，而后两种实现了模糊查询，使用者只需要提供一部分就能够检索到详细的信息，信息包括书名、书号、作者、出版社和单价等。读者查询时，其中包含的子菜单项有2个，分别为根据借书证和根据读者姓名这两个查询菜单项，使用者任意选择一种方式，点击相应的按钮，系统会自动查询读者信息，之后屏幕会将读者的信息显示出来，信息包括读者姓名、借书证号、所借图书等。

3.提高档案管理效率

档案信息管理系统中，信息管理包括删除、修改、添加和同步等功能，其能够实现档案信息的扫描录入、查询、发布、办公计划等作用。利用扫描仪能够扫描纸质档案信息，并将其录入到系统中，用图片保存，系统自动识别文字信息，进而形成电子档案存储在系统中，解放了录入人员的双手，提高了录入效率和准确性。而信息查询则是通过检索来实现的，信息发布是利用已有档案信息，用HTML形式将其发布为可网络访问的檔案，办公计划则是系统为用户提供档案管理计划，能够提示档案管理人员进行管理事项，使管理工作有序进行，提高管理效率和质量。此外，图书档案分析统计功能能够为管理人员提供在线统计分析信息的服务，便于档案管理人员能够实时了解档案信息，确保档案管理运行正常，而统计分析结果通过图表形式直观的表现出来，其不仅能够方便用户了解图书馆中各种信息的变化情况，同时也能够为图书馆的相关决策提供科学有效的指导，为图书馆档案管理实现可持续发展起着重要的作用。

七、结束语

综上所述，对于图书档案管理而言，信息管理系统能够提高其管理水平，对图书档案管理工作提供了帮助。信息时代下，人们迫切需要大量信息，对信息获取渠道提出了更高的要求，同时也希望能够扩展信息的广度和深度，而随着互联网技术的发展，越来越多的人通过互联网来获取信息，这就导致图书馆的功能和地位下降。但是，图书馆对于国家而言就一定的社会价值，图书馆要想将社会功能充分发挥出来，就需要提高信息化建设水平，加大力度建设信息管理系统，通过信息管理系统提高图书档案管理质量，为人们提供方便的信息获取渠道，实现可持续发展。

参考文献：

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[3]刘肖肖.论信息管理系统有效提高图书档案管理的路径分析[J].办公室业务，2012

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（作者单位：济宁市旅游公共服务中心）