关于做好乡镇档案管理工作的思考

刘轶群

摘 要：档案管理工作从狭义上来分析的话就是档案业务工作，这也是档案室与档案馆围绕着档案而展开的一系列业务工作，需要借助于科学且合理的档案管理方式来做好这一项工作，从而有效发挥出档案信息服务于其它各项事业的价值。乡镇档案管理工作相对而言效果并不理想，而为了改善这一现象，本文则就如何做好乡镇档案管理工作进行了思考。

关键词：乡镇;档案管理工作;优化措施

引言

在现如今经济社会迅速发展的时代背景之下，我国城市化进程也在不断加快，乡镇建设也成为了现今城市化建设与发展的重要构成。在乡镇建设过程中，逐渐开始形成了大量能够体现出乡镇经济社会发展面貌的图表、文字、声像、电子等各式各样的文件资料，而这些具有存储价值的文件材料在经过系统化的整理、立卷与归档之后自然也就形成了乡镇档案，而如何有效做好乡镇档案管理工作，充分发挥出这些档案的价值也成为现如今时代发展的重要问题，笔者也是基于此进行了如下分析：

一、乡镇档案管理工作不足及原因分析

1.不足之处

就目前我国乡镇档案管理工作情况来分析，大多数乡镇档案馆在工作期间都是应用传统手工管理的方式来进行管理工作。例如，以手工检索为中心的著录卡片、目录等等，这不仅在编制阶段占用了大量的工作实践，整个检索过程也可谓是十分的繁杂。除此之外，为了能够有效保护档案，档案馆还编制出了两套档案，这也直接增加了保管费用，大量复制文件的出现也促使档案管理工作因此而面临着全新的安全问题，更甚至于还与档案管理的严肃性相抵触。在手工档案查询的模式下，信息获得以及传递速度也可谓是十分的缓慢，这也能够看出乡镇档案管理工作现如今还是存在着较多的不足之处，具体表现在以下两个方面：

一方面，档案管理手段较为滞后，无法满足信息化时代发展需求。在信息技术时代背景之下，信息技术管理也成为档案管理的重要手段，而乡镇在管理期间应用手工管理方式来进行整理立卷、归档等工作则过于传统，操作程序也十分的繁琐，需要耗费较多时间，无法有效保障乡镇档案管理工作效率，也不利于这一项工作质量的提升。

另一方面，档案管理人员网络化意识不足，在现如今这个网络化时代背景之下，没有紧跟时代发展步伐创新自身管理理念与方式，反而将档案管理当作一个“保管型”的工作，最终管理质量自然也较为低下。

2.原因分析

之所以乡镇档案管理工作出现上述不足，主要原因可概括为几个方面。

第一，乡镇各部门领导干部过多关注经济建设，且对档案工作多抱有“精力上可以少投入一点、时间上可以缓一下”的认知，单位主管领导在工作中对档案工作大多存在“会上强调得少、主动过问得少”情况，日常档案工作缺乏清晰的工作制度和明确的运行机制也带来了一系列负面影响，档案管理人员在这种情况下往往“心有余而力不足”，日常工作顺利开展自然会因此受到制约。

第二，各部门档案工作意识不强。由于缺乏对档案工作的積极性，很多部门都是在档案员反复催促才被动进行资料收集、整理和移交的情况，移交材料的质量往往因此受到影响，涉及部门多、跨度时间长的专项工作材料便属于其中典型。

第三，乡镇档案管理受到的市、县档案局关注力度不足。在业务指导实践中，乡镇档案管理往往被忽视，同级机关单位长期属于业务指导的重心所在，事前规范、事中指导、事后监督因此出现的缺失也必须得到重视。

第四，工作经费投入不足。投入充足的工作经费，能够有效改变乡镇档案管理基础薄弱现状，但由于短期内乡镇档案管理难以评估收益，很多乡镇不愿意提供相关经费，乡镇档案管理配套设施申购等环节受到的负面影响必须引起重视。

第五，档案管理专业人才缺乏。专业性很强的乡镇档案管理对专业人才需求较高，档案管理人员必须同时具备专业技能、较强的责任心、严谨细致的品质，但受到岗位流动性大、培训工作有效性有限等问题，现阶段很多地区的档案工作人员无法满足乡镇档案管理工作升级需要。

二、做好乡镇档案管理工作的措施

1.领会乡镇档案建设相关法律依据

要想真正做好乡镇档案管理工作，一定要深刻领悟乡镇档案建设与管理工作开展的相关法律依据，这也是乡镇档案管理工作质量得以提升的基础与保障。我国《中华人民共和国档案法》 是从事档案管理工作最为基础的法律制度，所以相关工作人员一定要对其形成良好的认识与把握，真正对其深意形成深刻领悟。《建设工程质量管理条例》则对施工建设过程中相关单位的职责进行了明确，同时，还对相关档案规定进行了明确，因此乡镇档案管理人员可以将其作为档案管理工作重要法律依据之一。同时，还需要按照《城市建设档案管理规定》之中的相关依据来展开相关工作。

2.加强组织落实

乡镇档案管理工作质量要想真正得以保障，首先，相关政府部门一定要加强重视与支持，因为只有人力、财力、物力等组织落实到位，这一项工作才能顺利展开，否则自然也是空谈。其次，在这一过程中，乡镇政府一定要先提高重视，积极组织由镇长作为组长、分管党委副书记作为副组长的乡镇档案管理与建设工作领导小组，然后抽取相应的人员担任档案员职务，这样才能为乡镇档案管理工作的顺利实施奠定基础。

3.乡镇档案需要体现出乡镇建设全貌

乡镇建设内容本身就十分的庞杂，涉及到社会各个方面：

首先，乡镇经济建设。这一点主要指的是要结合乡镇实际、围绕乡镇区域特色来发展出优势项目、主导产业，借助于调整产业结构、改善生产生活条件来发展出劳动密集型产业，这样才能真正有效保障经济持续发展。其次，则是指基础设施建设，像是乡镇住宅、燃气、道路等。最后，还有文化建设等等。

由此可见，乡镇档案管理工作在开展过程中一定要意识到其内容的庞杂性，在档案管理过程中确保其内容、载体形式以及门类等各方面的详细以及全面性，这样才能真正将乡镇整个活动情况直观的呈现出来。除此之外，乡镇档案管理工作在实施过程中还需要与乡镇建设相同步。在乡镇建设过程中，一定要做到档案馆建设与气体基础工程建设同步、档案管理与城镇建设同步发展的情况。

4.乡镇档案管理期间要做到依法治档

乡镇档案管理工作质量要想得以保障，在管理期间还需要依法治档，真正将乡镇档案管理工作纳入到法治轨道，严格按照《村庄和集镇规划建设管理条例》《中华人民共和国档案法》等相关法律体系来进行管理，这样就能让乡镇档案管理工作逐渐从之前的“人治”走向“法治”，这样自然能够及时步入法制化发展轨道。在这一过程中，县（市）档案管理部门一定要依法履行自身监督与指导责任，积极构建出相应的执法队伍，对乡镇档案管理期间所存在的一系列违法行为与事迹及时进行纠正，这样才能真正有效提升乡镇档案管理工作质量。

5.切实做好乡镇档案管理各项工作

要想真正做好乡镇档案管理工作，在实际工作过程中一定要切实做好乡镇档案管理各项业务工作，这样才能真正有效提高这一项工作的质量和效率。

首先，在管理过程中一定要做好地下管线工程档案，将工作重点放在档案接收以及收集等方面。同时，还需要及时增加档案的馆藏量，这样才能真正有效保障档案的完整以及齐全度。

其次，对声像档案管理工作一定要加强重视，对于一些重点建设项目更要及时进行跟踪与建设，拍摄好旧城旧貌、新城新貌，这样才能确保乡镇档案能够很好地体现出乡镇建设与发展历史。

再者，在进行乡镇档案管理的时候，还需要严格按照国家相关规范来进行整理与归档。同时，对其管理环境进行优化，这样才能有效提高档案管理工作效率。

最后，在发展过程中，还需要加强乡镇档案管理专业队伍建设，培养出一批高素质、高能力的档案管理专业队伍，这样才能真正有效提高这一项工作的质量。乡镇档案管理人员素质会直接影响档案管理水平，所以在发展过程中一定要挑选出一批优质且热爱档案事业的工作人员。同时，对其展开专业培训与教育，积极借助于有效手段来提高其能力，这样才能有效提高乡镇档案管理工作质量。

6.做好数字化网络管理建设

要想真正做好乡镇档案管理工作，除了上述几点之外，在实际工作过程中还需要做好数字化网络管理建设，这也是现如今时代发展的必然趋势，更是乡镇档案管理工作质量得以提升的关键。在宏观网络建设上，乡镇档案管理工作需要解决三个问题：

一是以档案部门作为中心，将乡镇文件材料的形成、归档以及积累等一系列工作环节置于自己的控制之下，以此来有效实现对涉及乡镇建设的不同专业、不同部门以及个人档案工作的指导与监督。

二是需要构建出层次化网络，连通乡镇档案相关部门，真正让乡镇档案运行环节因此而变得更加的连贯且顺畅，这样就能有效让整个系统内部指令变得更加的通畅。同时，还能有效避免乡镇档案信息在网络之中出现滞留或者消失等情况。

三是要在发展过程中真正实现相关网络的一体化，这样才能更好地促进档案信息社会化与专业化发展。在微观网络建设这方面需要做好以下几个内容：

首先，构建出丰富的馆藏，构建出乡镇档案资料存储中心。档案资料只有真正实现了一定数量的规模才能真正有效形成一个较为完善的信息资源，之后才能对其及时进行有效开发，并且产生相应的规模效应。

其次，在管理过程中还可以及时应用计算机技术来构建出乡镇档案数据处理中心，对于涉及到各式各样的信息数据也需要及时进行统一处理。

最后，在档案管理期间还可以及时开发档案资源，构建出乡镇档案信息咨询中心，有效让管理的档案信息服务于群众，从而真正有效提升乡镇档案管理工作质量和效率，促进乡镇档案管理工作质量得以提升。

7.加强档案工作宣传

为做好乡镇档案管理工作，加强档案工作的宣传也极为关键，这种宣传是为了提升乡镇档案员和乡镇档案工作分管领导的档案意識。在具体实践中，需多途径、全方位加大档案宣传力度，比如，利用国际档案日开展专题研讨会、开展档案知识竞赛活动、基于档案法颁布周年纪念日录制讲解档案故事的节目等，由此邀请乡镇档案工作分管领导参与、安排乡镇档案员现场观摩学习、广泛传播档案知识，档案法律法规和业务工作的影响力即可有效提升，乡镇档案管理工作可由此获得更多的领导关注和基层支持。

8.加大业务指导力度

还需要进一步加大业务指导力度，解决乡镇档案管理工作实践常见的“想干但不会干”问题。例如，堆积如山的未归档文件资料因不会做档案鉴定而无法销毁。为加大业务指导力度，可从《乡镇档案工作管理规范》的出台入手，市档案局需出台该规范作为乡镇档案工作的依据标准。基于规范选择档案管理水平较高的乡镇作为试点，即可在探索中形成档案工作标准化模板，为乡镇档案管理工作规范化开展提供支持。具体实践还需要重点开展乡镇档案员的业务培训工作，以此采取随机培训与年度计划培训相结合办法，对于新任档案员，为保证其较好融入工作中，需随时开展档案局小班授课，以此彻底消灭未经业务培训直接上岗问题。具体培训需将乡镇档案分管领导纳入范围，以此提升其依法治档意识与档案意识，保证分管领导积极作为、主动尽责，乡镇档案工作的良性发展可由此获得有力支持。

9.依法监管乡镇档案管理工作

现阶段乡镇档案管理工作之所以存在上文提及的各类问题，长期疏于监管带来的影响必须得到重视，因此，长效监管必须围绕乡镇档案工作开展情况展开。具体实践还需要转变工作思路，法律手段管理应逐渐取代行政手段管理地位，业务监督也需要逐步取代业务指导地位，乡镇档案工作开展情况需成为年度档案工作执法检查重点。还需要设法推进加大乡镇档案管理违法违纪的处罚力度，以此严格遵循《档案管理违法违纪行为处分规定》对档案安全责任事故进行追责。此外，还需要建立各级档案工作联系制度，通过随机抽查、定期指导，层层传导压力，即可压实主体责任，整体提升乡镇档案工作水平，依法监管在乡镇档案管理工作中的重要性必须引起重视。

三、结语

综上所述，乡镇档案管理工作对于城镇发展与建设而言意义非常。因此，乡镇在发展期间一定要正确认识这一项工作的重要性，加强乡镇档案管理建设工作，科学保护、有效利用这些档案资料，这样才能真正为乡镇规划与建设工作提供良好的服务，真正有效将档案管理工作价值充分显现出来。

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（作者单位：山西省繁峙县集义庄乡人民政府）