探究网络环境下图书馆档案管理工作的创新

张丽

摘 要：档案管理工作是图书馆管理工作中极其重要的一个组成部分，但是随着互联网与信息技术的突破式发展与其在各个行业中愈发广泛的应用，传统的图书馆档案管理方式逐渐落后于时代，因此图书馆管理工作急需转型。这也就意味著如何提高网络环境下的图书馆档案管理工作的创新是十分重要且关键的一点。但是，做到这一点并非易事，它对目前各大图书馆的内部管理、人员设定、设备等均提出了一个巨大的挑战。本文首先对图书馆档案资料的价值进行简要分析，指出了网络环境下图书馆档案管理工作的现状与变化趋势，进而在此基础上提出了目前图书馆档案管理中的一些问题以及关于在网络环境下创新图书馆档案管理工作的几点思考。

关键词：网络环境;图书馆;档案管理工作;创新

随着时代的不断发展，信息化技术逐渐深入人们的日常生活，这也对图书馆的档案管理产生了巨大的冲击，传统的档案管理已经没有办法满足人们对于图书馆的各种需求，也就面临着淘汰的危险，因此创新档案管理工作模式已经成为图书馆管理方式转型的必经之路，这对在图书馆工作的员工及其档案管理的方式方法而言都不是一件容易的事情。为此，对如何在网络环境之下创新图书馆的档案管理工作进行研究具有切实的意义。

一、图书馆档案资料的价值

1.参考价值

首先，档案的主要功能是帮助阅读人员、各高校、各研究机构提供资料以及信息的支持。在图书馆的档案中，我们可以找到有关于我国各个方面的各种资料，这些资料往往是历史真相的直接记录，我们可以从中分析到关于各类历史重大事件的关键所在并利用其相关内容为国家未来的发展提供教训与思路以及理论支撑。同时，图书馆的档案资料能够帮助文学创作提供充分的灵感和素材;帮助科研研究者查找一些之前的实验数据。

除此之外，工作人员还可以通过查阅历年的档案来开展馆内各部门的考核工作，查阅档案资料可以了解在过去的几年间各个部门都做了哪些工作，同时也可以清楚地知道各个部门内人员的交替以及职位的变迁。此外，档案资料上还清晰地记载着关于馆藏图书的各项借阅、返还记录，这从一定角度而言，是一个图书馆内部最珍贵、最重要的馆藏之一。

2.科学性

工作人员在开展图书馆的档案管理工作时，对各个时间段的内容都进行了详细、准确的记录，这就为日后的有关资料查找、对比打下了基础，在一定程度上保证了图书馆的科学性，给未来图书馆扩建与发展提供了详细的文献储备。

3.历史价值

图书馆的档案资源中记载了大量有关原始资源和历史性记录的内容，这对于我们如何科学的研究、决策都有很大的参考价值。尤其是其中关于图书馆的历史档案，这是展示一个图书馆如何建成的最重要的历史脉络。有效保存档案资料的意义就在于方便后人查看、利用。对图书馆档案资料实行科学的、健全的信息化管理，既利用了互联网时代的优势，又提高了档案管理工作的质量与效率，这也是强化图书馆建设的关键手段之一。

二、档案管理工作在网络环境下的变化

随着我们逐渐步入信息化时代，网络环境与信息技术以及渐渐充斥着我们生活的方方面面，人们越来越离不开关于网络带给我们的各种便利。这也就意味着，图书馆的档案管理工作也必须顺应时代发展的潮流，将信息化技术以及网络环境融入到传统的图书馆档案管理工作中。

1.呈现创新性的趋势

传统的档案管理一般都是纸质档案，管理起来比较麻烦，要随时注意其破损程度等问题，但是在网络时代之下，图书馆的档案信息资源不再局限于纸质的档案资料，还包括视频、音频、图像以及图形等内容。同时，借助着网络环境特点，图书馆的档案管理范围有所增加，数据、知识等信息管理实现了相互之间的紧密联系，也大大的提升了档案管理各种创新的可操作性。此外，网络可以作为档案信息阅读与传输的平台，这就极大地提高了用户使用档案资料的便利性。

2.呈现便捷化的发展趋势

信息技术发展与应用极大地提高了人们获取信息与知识的便利性，如今人们可以利用网络快速地查阅到自己需要的资料。同时，信息技术在一定程度上也提高了图书馆档案资料管理的便捷性。例如，在保存原始资料的时候，可以使用扫描技术及时将纸质资料的内容转换为图片的形式，接着再通过网络进行图片的传输，这样就极大地提高了资料保存的便捷性与稳定性。而图书馆档案管理工作中，各种信息的存储和检索更是重中之重。因此，在网络环境下，借助网络实现跨地域的信息搜索，便捷准确的寻找各种自己所需要的信息资源成为了可能。

3.呈现完整的发展趋势

在网络大环境下，图书馆的各种工作效率有所提高且对于各类档案信息的管理也更加的完整。信息化的发展使得网络已经逐渐融入了人们的日常生活，而网络环境也渐渐改变了图书馆档案存储工作的一些思路。大部分的档案可以利用数据化的方式将其转化存储，而这一存储方式使得档案在检索过程中不需要人工检索，这也使得图书馆员工的人力大大的得到释放。同时，顾客也可以通过网络检索的方式获取自己想要的档案，减少了消耗在找寻档案中的时间。

三、网络环境下图书馆档案管理工作的实际情况

1.时事类档案

时事档案是对于一些国内外学术交流、重要来访活动等内容进行的记录。在实际的档案管理工作中，受到图书馆日常繁杂事务以及时事类档案巨大信息量的影响，档案管理人员常常会忽视对于时事类档案的记录。

2.政文类档案

政文类档案包含图书馆的规章制度、会议内容、员工的工作日志、未来的规划以及一些政府的党政资料等内容。受图书馆工作人员综合素质的差异以及部门之间发展差距的影响，图书馆的政文类档案通常是难以收集齐全的。

3.人事类档案

人事类档案分为用户档案与工作人员档案两个板块。用户档案指的是图书馆用户的个人信息与借阅卡;工作人员档案指的则是图书馆内的有关工作人员配置、各个部门的人事变动、各个工作人员的培训记录、考核成绩、工作考勤等内容。在网络时代下，计算机可以实现很多用户档案管理工作，一旦因工作人员的不规范操作而泄露用户的隐私，后果是不堪设想的，这也正是人事类档案管理的风险所在。

4.业务类档案

业务档案指的是图书馆工作的相关信息资料，内容为工作中遇到的各种问题、解决办法及进度等内容，还包括对工作相关的图片记录、报告、总结等。在实际情况中，很多业务档案都没有进行完善的备案，因而这就需要工作人员再次开展业务档案回收工作，这对于人力、物力也是一种浪费。

5.设备类档案

设备档案指的是对图书馆内部各项设备的有关记录，主要内容为馆内各项设备的招标、采购、使用、检修及处理方面的记录。实际的设备档案管理工作中存在着劣势，例如，因设备采购过程中的指标不明确而导致其初始记录存在偏差。

四、图书馆档案管理工作中所存在的问题

不可否认在网络大环境的影响下，我国的图书馆档案管理工作有了一些巨大的变化，但同时，一些问题也逐渐暴露出来。而只有找到问题所在方能优化图书馆的档案管理工作，为人民提供更好的服务。

1.图书馆档案管理基础设施缺乏

目前，我国大部分图书馆所存在的最大问题就是基础设施不完备，基础薄弱。这不单单指其硬件设施的不完备，换句话说大部分图书馆的档案管理中所涉及的网络信息档案管理平台质量差，内部各种规章制度不明确，管理人员的缺失和功能不健全等基础性问题，也包含着软实力上的一些缺失，具体来说就是各种资料不完善，涉及的资源种类少，涉猎范围比较小，查阅资料的过程繁琐困难等。这都是目前急需面对的一些问题。

2.图书馆档案的不完整以及种类模糊不明

在目前的网络环境中，大量的图书馆都存在着分类模糊不清，一些档案的完整性较低的问题。虽然网络具有存储、备份以及管理的功能，但是在现实生活中，大部分图书馆档案资料数量多，年份不一。一些比较早期的纸质档案已经无法扫描存储备份，这也就导致了材料的缺失和损毁时有发生。同时，在大部分图书馆中只有一些大致的分类，这也就使得一些档案分类模糊不清，信息模糊，即使能够通过网络对其进行检索，但也没有办法直接找寻到该档，因此也对图书馆的档案管理工作造成了一定的影响，使得其管理工作的推进遇到了一定的障碍。

3.图书馆管理人员的能力不足

图书馆内部工作人员的专业能力缺失虽然不是一个很大的问题，但也对图书馆的档案管理工作的发展造成了一定的影响。虽然目前国家的信息网络在飞速发展，但是人工管理依然是目前图书馆管理中不可或缺的一部分，因此也无形中对图书馆工作人员提出了一些要求，我个人认为，如果想要成为一个好的图书馆工作人员，需要具备以下几个最基本的能力：首先，他要能有专业的图书管理知识、不同档案的分辨能力，这是最基础的一个要求;其次，就是要求其掌握一些基础的网络知识以及操作能力，这样才能适应新时代网络要求下的档案资源管理;最后，就是具备一定的创新能力，能够适应不断发展变化的管理方式并提出自己的一些想法。但是，就目前现状而言，图书馆内部人员分配不合理，工作人员质量也良莠不齐。这也就导致了大部分图书馆工作人员专业能力不足，对于档案管理工作的信息化进程而言，这也是一个不小的问题所在。

五、在网络环境下创新图书馆档案管理工作的几点思考

图书馆的档案资料是我们不可或缺的重要资源之一，具有非常重要的历史意义和参考价值。因此建立一个完备健全的图书馆资源管理系统是时代发展的一个必然选择，也是对图书馆发展轨迹的一个记录。这些资料中一部分包含着我国发展过程中的一些重要历史变革;一部分记录着重要的科研数据资料，除此之外还有一些其他对人们有启迪作用的内容……这也代表着一个图书馆的档案资源具备着十分重要的作用，同时，将图书馆档案管理的相关内容与网络环境相结合也是目前来说最为稳妥的管理方式，所以，图书馆档案管理的创新具有十分重要的现实意义。

1.对传统工作模式进行创新

互联网与信息技术的发展及其愈发广泛的应用在一定程度上影响了图书馆档案管理工作的大环境。在这样的时代背景之下，档案管理人员需要顺应时代发展的潮流与要求，结合实际情况，对传统的工作模式进行创新。在互联网时代以前，图书馆内传统的档案管理工作以人工为主，具有工作效率低、信息服务局限性强的特点。而在如今的网络环境下，图书馆应发挥信息技术的作用，创建信息化档案管理模式以及智能化网络平台，通过开展线上服务来加强图书馆内各个部门之间的信息交流，使各部门之间的协作更加默契、便利，将档案管理的价值发挥到极致。

2.提高档案管理人员的专业能力

如今，从事图书馆档案管理工作的大多数人员的专业素质及能力都有可提升的空间，特别是在信息技术高速发展的时代之下，强化对档案管理人员的培训力度，提高其专业素质与工作能力对于提高档案管理工作的质量与效率具有非常重要的意义。对图书馆档案管理工作人员的培训可以从以下两个方面入手：第一，培训其专业技术能力，使得档案管理人员掌握丰富的档案知识与有关的计算机技术，特别是要学会如何操作现代化档案管理系统，利用现代化技术手段来提高档案管理工作的效率;第二，要帮助档案管理人员树立强烈的安全防范意识。虽然运用网络技术来开展档案管理工作为人们带来了一定的便利，但是随之而来的还有信息安全隐患，这就要求档案管理人员必须具有很强的安全防范意识，学会使用防火墙以及电子身份认证等技术来提高档案资料的安全性。

3.创建专项扶持资金

图书馆管理人员应主动向政府有关部门申请设立专项扶持资金来支持图书馆的档案管理工作。除了政府创建扶持基金外，图书馆的管理人员还可以通过申请补贴、众筹等方式来筹集资金。同时，要提高对于财政的监管力度，关于在开展档案管理工作中用到的设备，诸如档案柜、摄像机、扫描仪、复印机等要及时进行相关的采购工作，避免影响档案管理工作的开展，值得强调的是，有关设备的采购要严格按照规定进行，以免出现贪污的情况。

4.健全档案管理制度

档案管理制度的健全与否直接影响到档案管理工作开展的质量，通常来讲，档案管理工作制度包括安全保密制度、存放和保护制度、整理收集制度以及责任划分制度。当图书馆内的档案管理制度缺乏完善性时，会导致档案资料管理混乱，对日后的查找与使用产生消极影响，甚至产生档案资料外泄的情况。在网络时代之下，档案管理制度的完善更应该得到充分的关注，只有将制度科学地进行健全，档案管理工作才能按部就班进行，既避免档案资料的管理混乱又降低了风险。

5.创建档案信息资源系统

互联网时代之下，全国图书馆都在逐步创建档案信息资源系统。在这样的趋势下，图书馆的档案管理人员要在日常的工作中要主动地对网络信息技术的应用进行探索，强化档案信息库与数据库的创建，促进档案管理工作开展的科学性与智能性，提高檔案信息基础数据的使用效率。

六、结语

简言之，发达的信息技术为图书馆档案管理工作带来便利的同时亦提出了一定的要求。在互联网时代下，要想提高档案管理工作的质量与效率，从事档案管理工作的人员就必须改革传统的工作模式，提高自身的专业素质以及工作能力。此外，还需要政府及其他部门的大力支持。互联网不应成为图书馆发展的绊脚石，图书馆应抓住形势特点，利用时代优势实现智能化升级转型。

参考文献：

[1]蒋贞慧.网络环境下图书馆档案管理工作创新研究[J].中国报业，2014

[2]李 巍.网络环境下档案管理工作的创新与安全防护[J].湖北函授大学学报，2013

[3]张 阳.基于制度创新的体育院校档案信息管理建设研究[J].河北体育学院学报，2013

（作者单位：日照市图书馆）