地勘单位工程建设项目档案管理研究

罗虹

摘 要：随着社会经济不断发展，工程建设项目步入了一个全新的层面，特别是地勘单位，近年来的发展更是迅猛，极大推动了地质经济的进步，带来了理想的效益。不过，随之而来的便是档案资料数量呈井喷式增长，管理起来难度更加的大。基于此，本文主要针对地勘单位工程建设项目档案管理进行了详细分析，希望能够对相关人员有所帮助。

关键词：地勘单位;工程建设项目;檔案管理

一、引言

作为地勘单位工程建设中最真实的体现，项目档案在整个工程建设中有着举足轻重的地位。工程档案管理质量直接关乎到整个工程的评估。不过就实际情况来看，地勘单位往往忽视了这一方面，时常出现档案滞后，或者是很难体现工程特点以及效益等相关情况。在我国基础建设飞速发展时代下，地勘单位工程建设也紧跟步伐，从而对档案管理提出了全新的要求，如果不加以改变，必定会严重阻碍到地勘单位工程建设发展。就这一方面来说，加强地勘单位工程建设项目档案管理研究意义重大，具体分析如下。

二、地勘单位档案管理工作的意义

1.各项活动的原始记录

档案能够很好反映出地勘单位的全过程，有助于衔接地勘单位的过去和现在，甚至是未来。可以说，档案不仅是一种重要的信息资源，同时，还是一种无形的财富，所以，地勘单位无论怎样发展进步，都应该一如既往的重视档案管理工作。

2.能够为领导决策提供依据

对于地勘单位而言，决策是其管理的龙头所在，决策是否正确不仅取决于管理者的能力和水平，同时，还有管理者对地勘单位人员各方面能力的洞察。记录着地勘单位各种活动和发展情况的档案，则能很好帮助管理者洞察各个方面，从而做出正确的决策。

3.是承揽工程的保障

随着社会不断发展，市场竞争越来越激烈，加大了工程任务承揽的难度，而工程任务承揽直接关乎到地勘单位的发展与生存。档案中记录着地勘单位以往的业绩与经历，如果档案人员能够积极提供，并且配合相关人员制定标书，那必定能很好提升工程任务承揽概率，为地勘单位的持续发展提供助力。

三、地勘单位档案管理中主要存在的问题

1.管理意识淡薄

部分地勘单位对于档案管理工作认识不足，觉得档案和业务之间没有太大的关系，所以分开进行管理。而且，还有一些地勘单位不知道为什么要开展和怎样开展档案管理工作，从而在具体管理中非常敷衍，导致档案工作的作用难以很好体现，使得很多地勘单位不重视档案管理工作，没能认识到其重要价值。此外，在改革发展大背景下，地勘单位缺乏对档案管理的创新，从而使得档案管理工作存在着严重的滞后性，很难有效满足地勘单位发展需求，造成一系列不协调和不匹配的问题出现，对于地勘单位发展也有着一定的不良影响。

2.管理理论薄弱

首先，就是地勘单位档案管理专业人员缺乏，很多都是由办公室人员兼任，缺乏稳定性和专业性，从而使得档案管理显得十分混乱，效率也很低下;

其次，管理质量不足，具体表现在部分档案管理人员只了解一些基本的立卷归档知识，对于其他方面缺乏足够认识。档案管理中涉及到很多操作层面上的知识，例如，档案类别号、全宗号等等，如果对这些不了解，那很有可能在具体操作中出现盖错章、编错号等问题;

最后，部分地勘单位没能清楚认识到档案基础性作用，导致档案应有作用难以得到体现。

3.管理没能和服务有机结合

首先，档案管理缺乏完整性与系统性，部分地勘单位往往注重纸质档案的收集管理，对于实物档案、声像资料等等相对忽视;

其次，忽视了档案资源流失问题。一些地勘单位因为管理不善等因素，导致部分重要档案资料丢失或者是损毁，并且事后还不会想办法去弥补，觉得不是什么重要的事情，严重影响到档案的正常应用;

最后，在档案管理过程中，部分地勘单位大都侧重于档案保存，忽视了具体应用，没能深入挖掘档案价值，使得档案管理失去了意义。

4.档案分类不完善

档案分类不完善这一问题会在检索时充分体现出来，而且事情总是会发展到一定程度上的时候才会看到其严重性。就地勘单位档案管理过程中，在档案归档之后，工作人员觉得整理比较麻烦，从而没能将形成的文件及时归档，然后随意摆放，使得在档案验收应用过程中，出现行文不规范、档案资料欠缺等问题，对于地勘单位工作顺利的开展极为不利。此外，档案收集难度比较大，归档不是很齐全。因为在日常档案管理中，地勘单位往往存在各自为政的情况，使得档案工作人员在档案收集中遇见很多阻碍，从而衍生出一系列问题，给地勘单位带来非常大的损失。

5.管理人员素质薄弱

地勘单位的档案管理工作对于工作人员的要求比较高，不过就具体情况来看，地勘单位档案管理工作人员的综合能力很难有效满足这一要求，专业知识欠缺，从而很难确保归档文件的完整性。究其原因，地勘单位对于档案管理工作不是很重视，从而在人员招聘上比较随意，而且还存在一定程度的任人唯亲的情况，不注重人员的综合素质考察。同时，也忽视了对工作人员的定期培训，使得部分人员一直沿用传统档案管理方法，效率低下。

四、地勘单位工程建设项目档案管理措施

1.完善管理制度

搞好制度建设是做好档案管理工作的重要前提，具体需要建立完善的和档案法律法规相适应的各种内部管理制度，以便为档案管理工作顺利、高效的开展提供助力。为此，积极完善管理制度非常有必要。首先将制度细化和具体化，使得档案管理人员在具体工作开展中，能够有的放矢，有规有矩，实现工作质量的提升。一个项目需要各方人员共同努力才能完成，地勘单位工程建设项目也是如此，所以，其档案工作需要设计、监理以及施工等单位配合才能实现。为此，要想做好地勘单位工程建设项目档案管理工作，必须得明确职责，完善管理机制，使得各个部门与单位能够积极配合。

2.健全奖惩考核制度

健全的奖惩考核制度有助于激发档案管理人员的工作积极性，所以，地勘单位还得加强注重奖惩考核制度的不断完善。在这一过程中，需要充分考虑到档案管理工作具体情况，对于工作中存在疏忽的人员，应该严格进行处理，对于表现良好的员工，应该立即给予表扬和奖励。同时，还应该将管理人员日常表现等与他们的工作、年度奖金等相挂钩，这样必定能够使他们在工作中严谨认真，并全身心投入其中。在这一过程中，应该注重档案管理人员政治警惕性、专业素养等等培养，加大依法管理档案的力度，最大程度上调动工作人员积极性，切实提升档案管理工作效率。

3.注重档案系统化和完整化

地勘单位工程建设项目档案管理要想达成预期的效果，必须得注重档案系统性和完整性的提升。而档案系统性实现的重要前提就是确保归档文件的完整性，这是非常重要的一个环节。因为地勘单位工程档案存在着数量多、周期长以及来源广等特点，所以，在很大程度上加大了收集工作的难度。在这一过程中，必须得注意档案收集工作绝对不能过于形式，在平时就应该做好相关铺垫，然后等到阶段工作完成之后，全面性的检查归档文件是否完整。只有档案管理人员全面了解工程建设项目情况，才能在具体工作中有序进行，不仅不重复，也不会遗漏。必须得注意的一点，在信息化时代背景下，地勘单位工程建设项目档案不仅有纸质文件，同时还有很多电子文件，所以，档案管理人员应该做到具体问题具体分析，绝对不能盲目操作。只有这样，才能真正将档案作用充分发挥出来，为今后的地勘单位决策提供有力的依据。

4.加强档案纳入管理

档案纳入管理是档案管理中十分重要的一个环节，有着举足轻重的地位，所以，要求地勘单位对其加强重视。为此，地勘单位各个管理部门都应该从尊重历史、为现实与未来服务的高度对待档案管理工作，并将其纳入到单位工作计划中和工作责任制度中，使得档案工作能够和地质经济建设共同进步和发展，确保规定资料的完整性与安全性。在这一过程中，要求制定各项查借阅制度，注重现代化管理发展，如应用微机进行档案管理就十分合适，这样不论是在归档还是借阅以及应用等的时候，都能十分的快速和方便，极大提升了档案管理工作效率。除此之外，就档案形成来说，涉及到很多个部门，同时还有多个阶段，所以，在具体归档过程中，应该充分考虑这一点，将文件从产生一直到归档的整个过程中，进行有效控制与管理，只有这样，才能更好保障档案归档管理质量，为地勘单位今后的发展发光发热。

5.对档案进行更深层次研究

地勘工程建设项目档案中，记录了土工实验数据、项目设计以及图表等各个方面的信息，从档案形成的特性来看，除了具备科技档案一般的共性以外，还有着自身独有的特点。就长时间的实践情况而言，档案管理中的“编”远远大于“研”，很多都是一些很基础的产品，直接进行原始档案的复制，所以，为了将地勘单位工程建设项目档案作用与价值更加充分的发挥出来，加强研究意义重大。研究之后，再合理进行编制，将其中的精品有效呈现出来，促使档案档次更深一个台阶，进一步提升档案参考价值与研究价值。

6.强化纳入管理与控制，注重过程控制

档案管理是企业管理中非常重要的一项基础性工作，所以，地勘单位各级部门应该对其加强重视，并且从对现实服务、历史负责等角度对待档案工作。具体需要将工程建设项目档案管理工作纳入至本单位年度工作计划中、工作責任制以及单位经营承包合同中，使得档案管理工作能够与地质单位经济发展建设一起进步。也就是说，在签订经营承包合同或者是下达经营指标的时候，应该将档案管理要求融入进去，在工作检查考核过程中，也得充分考虑到档案管理工作。

除此之外，每一项工作的完成都得经历“过程”，档案形成同样如此，对于档案管理工作的效率有着很大的影响。就工程建设项目档案的形成来说，不仅涉及到项目施工方，而且还有地勘单位各个部门、国家相关部门等。例如，投标文件、相关合同;施工过程中的设计变更、原始记录等;竣工之后的验收报告、评价意见等。就这些材料来说，档案管理部门都得收集完整，并且合理分类管控，只有这样，才能为地勘单位的发展提供有力依据，促使其达成更为理想的发展目标。

7.注重档案管理研究，激发工作人员积极性

地勘工程建设项目档案中包括图表、现场地质勘察数据、成果文字报告等等，从形成档案角度上来说，除了有着科技档案一般共性之外，还存在着非常显著的自身特点，从长期管理工程勘察档案管理情况来看，档案管理中的“编”的成分比“研”的成分要大的多，对于一些初级产品，往往就是直接复制原始档案。所以，为了将档案作用更加充分的发挥出来，要求地勘单位深入进行档案管理研究，之后再着手进行编制，这样有助于提升档案档次，使其更具参考价值与研究意义。

此外，还得注重工作人员档案管理意识的激发，加大现实意义的宣传，使得领导层清楚认识到档案管理的要求与目的，然后动员全体员工积极参与到档案工作中。同时，还得注重档案管理人员政治警惕性、专业素养的提升，不断进行奖惩制度的完善与落实，使得档案管理工作能够有的放矢，推动地质档案管理工作质量更进一步。

五、结语

综上所述，地勘单位应该积极创新和落实项目档案管理制度，并根据具体情况及时调整档案归档范围，紧跟时代发展步伐。同时，单位在信息建设规划制定过程中，应该将档案管理工作纳入其中，而档案管理部门也应该主动参与其中，以便更好适应档案自身发展，满足地勘单位工程建设要求，实现持续稳定发展的目标。

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（作者单位：广西壮族自治区二七二地质队）