“互联网+政务服务”背景下的城建档案归档与管理

刘蓉　谭丹

摘 要：互联网的发展带动了企业的发展，也使政府单位的工作、服务模式发生了转变，城建部门的档案归档管理工作也在快速向信息化操作转变。对于城建单位而言，城建档案的归档管理是十分重要的，传统方式对文件、照片等载体有着不同的归档方法和存贮条件，档案量大，归档管理工作繁杂，而如今信息更为繁多，因此需要积极建设基于“互联网+”的数字城建档案管理服务平台，为其他单位和社会提供有关服务。本文主要介绍郴州市城乡建设档案馆（市住房和城乡建设信息中心）数字城建档案管理平台的建设模式，分析当下城建档案工作信息化进程中尚存的问题，在此基础上探究如何優化城建档案信息化建设和信息化的归档管理工作。

关键词：互联网+政务;城建档案管理;信息化建设

党的十九大报告提出“转变政府职能，深化简政放权，创新监管方式，增强政府公信力和执行力，建设人民满意的服务型政府”“运用互联网技术和信息化手段开展工作”等要求，这是对各级政府深化体制改革，切实转变政府职能，提升服务能力的总体要求。遵循这一总体要求，目前我国的档案管理正由传统的实体管理模式向信息化电子化管理模式发展，而城建档案作为国家档案事业的重要专业分支，如何在“互联网+政务服务”背景下做好城建档案的归档管理与服务，正是我们在探究的工作。当前，城建档案管理不再是单纯的档案保管工作，而是档案资源信息整合、集成管理，为相关政务活动和公共服务提供公共信息。信息化时代信息量暴增，人们对政务信息的需求也使档案管理向着信息化和网络化发展，城建档案部门要逐步实现档案部门与其他部门之间的互联互通，逐步实现由政务信息的互通到业务数据的互通再到档案数据的互通，最终实现对包括政务信息、业务数据等在内的各类电子文件的在线归档、在线移交接收、在线利用，彻底打破档案部门“信息孤岛”的状态。因此城建电子档案规范化、标准化管理以及实现一体化共享平台建设成为城建档案转型的重要举措。完善的城建档案信息化体系，不仅能大幅提高档案收集、整理归纳和编研的效率，还是打造城建政务信息系统的前提，能使城建档案被资源共享后发挥最大的社会、经济效益。基于此，本文以郴州市城乡建设档案馆（市住房和城乡建设信息中心）科研项目建设情况展开，探究城建档案如何优化互联网+政务系统下的归档与管理工作。

一、数字城建档案管理平台的建设模式分析

郴州市城乡建设档案馆（市住房和城乡建设信息中心）搭建数字化档案管理平台总体框架主要包括“建设工程文件在线收集与服务系统”“建设业务档案收集与整理系统”“建设工程电子档案检测与接收系统” “城建档案综合信息管理系统”及相关接口开发。

1.建设工程文件在线收集与服务系统

2019年6月，湖南省工程建设项目审批系统开始运行，城建档案验收被列入联合验收环节，郴州城建档案馆利用这个好时机，实现城建档案在线接收，创新档案接收服务模式，提高工作效率。根据业务需求，本系统技术特点为：（1）利用互联网技术采用实时在线方式，提前介入建设工程全程跟踪管理，及时掌握各参建单位建设工程文件的形成、收集、管理等情况;（2）通过在线互动的方式加强建设工程资料收集、整理等业务指导工作的力度;（3）实现城建档案在线业务咨询、在线工程报建、在线文件登记、在线档案验收、在线档案整理组卷、在线档案接收、在线领导审核、在线办理档案验收意见功能;（4）完成档案质量检查、案卷信息著录和组卷等入库前的各项管理工作;（5）实现与“湖南省工程建设项目审批系统”的对接，能够直接获取“工改”系统里建设工程项目从发改立项、用地、规划、施工等各环节已产生的各部门审批及验收文件，无需建设单位重复提交。

在该系统中，建设工程在线电子文件的归档范围、数据的采集范围及著录、归档流程和指南均依照《建设工程文件归档规范（GB/T50328）》《建设电子文件与电子档案管理规范（CJJ/T117）》《建设工程档案数据采集标准》《城市建设档案著录规范（GB/T50323）》等现行规范标准，结合郴州市本地实际情况制定。施工制表符合湖南省住建厅《关于执行湖南省建筑工程施工质量验收规范各类用表的通知》（湘建【2015】122号）、《关于执行湖南省市政基础设施工程技术资料统一用表的通知》（湘建【2019】10号）的文件要求。

2.建设业务档案收集与整理系统

自2019年郴州机构改革的深入推进，郴州市城建档案馆与郴州市房产信息中心合并，组建了郴州市城乡建设档案馆（市住房和城乡建设信息中心），隶属郴州市住房和城乡建设局。基于此，根据住建局各业务部门形成的专业技术、专业管理有关档案资料收集、保管、利用需求，构建了对应的信息化业务档案收集、管理系统，分为三个方面：（1）实现郴州市住建局各业务管理部门对本部门形成的业务管理和业务技术档案进行收集与日常管理;（2）实现定期或是实时向城建档案移交档案的功能;（3）实现与“城建档案综合管理系统”的对接，完成业务管理类电子文件与实体档案的接收、整理、保管、统计、查询利用等工作。

在本系统中，以建设业务为主线，按照建设项目全生命周期管理理念，建立涵盖城市建设管理、住房保障、建设工程管理和建设市场管理、村镇建设管理等一系列业务档案归档标准，主要包括归档范围、质量要求、整理规范、移交流程、数字化加工等业务标准，最终整合内容编制《郴州市建设业务文件归档与管理规范》，为后续业务档案管理工作奠定基础。

3.建设工程电子档案检测与接收系统

在系统建设阶段，基于互联网技术建设了“工程档案在线收集与服务系统”，经技术确认后，将归档移交的建设工程档案元数据、电子文件等数据通过摆渡方式迁移，而待迁移数据拟采用数据包方式进行数据交互。迁移过程主要包括数据打包、数据摆渡、数据解包、数据分析、数据入库、状态反馈等步骤，以实现互联网与办公内网的数据交互，数据迁移到城建档案综合信息管理系统后，可直接实现新增工程电子文件、纸质文件的双套接收等业务操作，方便进行档案共享、查询和利用。

本系统技术特点为：（1）在正式接收前，移交检查环节提供电子文件数据检测功能，采取可视化的方式对移交的工程电子档案的项目、工程、案卷和文件级的著录信息、电子文件的质量进行真实性、完整性、可用性和安全性的“四性”检查，并形成检测结果，因此具有保证安全、信息真实等优势特点;（2）按照电子文件元数据标准，接收各部门、单位向城市建设档案馆及时提交办理完毕的建设业务档案数据与电子文件，以及建设工程档案数据和电子文件，使数据与电子文件在传输过程中具有很好的安全性、时效性特点。

4.城建档案综合信息管理系统

在郴州市现有的城建档案管理系统的基础上，本次信息化改革增加声像档案管理模块、3D库房展示等模块，并开发了相关数据的对接接口，包括：（1）建设工程文件在线收集与服务系统的数据导入接口;（2）住建局业务档案数据导入接口;（3）房产信息系统数据关联接口。系统优化后，在原系统的基本功能上，增强了以“电子档案”为核心的归档、管理功能，利用该系统，管理人员可快速有效完成城建档案接收、整理著录、检查、标引、上架、库房管理、编研管理、数据统计分析、智能查询等一系列具体工作，使管理模式和后续的档案利用服务更为便捷。

二、城建档案工作信息化进程中考虑的问题

1.优势分析

基于信息化城建档案管理系统的特点和优势，其对于现代城市档案管理、网络政务服务具有十分积极的意义。一是做到对建设工程文件的前端控制，实现了对建设工程纸质和电子文件收集、著录、组卷、接收全过程的业务指导管理，提高了建设工程档案的真实性、完整性和有效性，减轻了城建档案馆工作人员的工作量，提高了工作效率，提升了城建档案管理水平;二是能更准确、及时的根据以往信息预测城建相关的经济活动，因为信息系统提升了数据搜集、提取的效率和有效性;三是利用政务服务提供城建相关大数据，能降低档案管理自身和城建相关项目的活动成本、经济成本。因此，在互聯网+政务服务背景下，城建档案管理和共享工作更符合现代城市和相关企业发展的需求，城建档案作为公共的服务信息，能为公众、企业提供十分有价值的档案，而基于大数据技术，政府机构也能对城建档案更好的利用和处理，即通过档案分析、评估等手段，为政府城建等工作的决策提供准确、科学的数据支持，帮助政府更好的配置城市资源。

2.劣势分析

（1）信息安全漏洞。互联网+政务服务即利用互联网和大数据技术，搭建互联网信息平台。而互联网因其技术不断提高、隐蔽性强等特点，一直存在较高的安全隐患。加上城建档案数量十分庞杂等特点，网络平台搭建工作十分复杂，难度大，同时因为管理人才缺乏等因素，导致城建档案在收集、管理、存储以及平台共享等方面均存在较高的安全隐患。城建信息中包括许多城市及房产的信息，许多为机密信息和隐私信息，若管理账号被盗用或系统被入侵，则会导致这些重要、私密的信息被泄露，甚至被非法利用，加上网络舆论的复杂化等不可控因素，将给城市形象等产生极大负面影响。

（2）信息化管理人才匮乏。无论是网络服务平台的建设及运用，还是后期的平台管理工作，以及前台用户端对文件的录入都需要专业的复合型人才来进行操作。目前，各项目单位从事城建档案工作人员混杂，业务水平、信息操作、处理能力及综合素质参差不齐，普遍存在工作能力、工作经验不足等问题，再加上不适应档案管理模式的转变，导致城建档案信息化工作中，可能出现工作滞后、系统信息录入不全等问题。

（3）城建档案信息应用不足，共享程度不高。互联网+政务服务并不只是搭建互联网信息平台那样简单，要想发挥该建设的实际意义，需要提升信息的应用率，这要求城建档案信息十分完善、归类清晰合理且信息服务有效性高。而一些政府部门、业务机构不愿意将资源共享或共享程度十分低，在信息化时代，这其实是一种严重的资源浪费，这样的政务服务也会降低与社会单位的协同作用，也无法为相关政府单位提高决策支持，因此产生了信息孤岛。

三、如何优化互联网+政务服务背景下城建档案归档管理工作

首先，提高信息体系的安全性。通过加密技术等对保密内容进行更严密的保护，信息安全其实是相对的，因此在构建档案信息系统时，可利用互联网与城建档案馆内网办公网采用物理隔离的方式，数据交换将采用摆渡方式，使档案信息在传输时更为便捷且安全。服务平台应建立统一的用户与权限管理，确保实现安全性和秘密性，未经授权用户不得对数据进行访问;完整性，未经授权用户不得对数据进行篡改，用户在平台上的所有操作都有日志记录。同时，城建档案部门内部的计算机应安装防火墙和杀毒软件，并通过控制网络权限等方式严格控制外部网络与内部网络间的访问，避免内网受到干扰和破坏。

其次，建立合理的规范化的管理流程。对所收集信息的真实、完整性进行严格控制，电子档案管理的同时，应同样严格地进行原有和现有重要纸质档案的归档、存储工作。构建科学合理的档案管理标准。传统档案管理对照片、文件有较统一合理的管理、存储技术标准，而信息化管理与传统管理有一定区别，因此不能按照传统模式下的标准构建信息管理系统。我国各地区的信息化管理的标准和相关软件不是统一的，《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》中也未明确、全面的提供指标体系，因此应完善相关的管理细则和法规，打破各部门、地域间交流的屏障，这也是提高政务服务有效性的前提。

最后，重视档案管理工作和专业人才。在提高对该工作认知深度的基础上，引进或培养档案管理人才，并完善部门人力结构，在细化档案管理职能的同时，对不同岗员工进行针对性、个性化的培训。帮助管理人员更快适应信息工作模式和今后的城建信息收集、管理、共享工作，同时做好主动服务，为业主单位提供专业的档案业务指导。

四、结束语

综上，互联网+政务服务背景下，完善城建档案信息体系和规范信息化归档管理工作十分重要。因此，郴州市城乡建设档案馆（市住房和城乡建设信息中心）将抓住这个契机通过研发郴州市数字城建档案管理平台，创新“互联网+政务服务”档案管理模式，遵循以规范为先导、以数据为核心、以应用为导向的原则，从实际工作出发，优化自身的信息系统、网络平台和信息化工作，提高城建政务信息的利用率，使信息化档案归档管理工作更为规范、安全。

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（作者单位：郴州市城乡建设档案馆信息中心）