服务意识下的高校档案管理工作创新探究

刘晓燕

摘  要：高校档案管理部门有必要引导档案管理工作者需要强化用户为本、服务至上的档案管理工作理念，只有如此，高校档案管理工作才能够更好地满足档案用户所具有的服务需求，进而推动档案用户服务满意度的持续提升。该文在对强化高校档案管理工作者服务意识的重要性做出分析与论述的基础上，对高校档案管理工作创新路径进行了研究与探讨。

关键词：服务意识  高校  档案管理  创新路径

中图分类号：G647   文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2020）06（b）-0236-02

1  强化高校档案管理工作者服务意识的重要性

高校档案管理工作者服务意识的强化，对于提升高校档案管理工作水平具有重要意义。具体而言，强化高校档案管理工作者服务意识的重要性主要体现在两个方面：首先，有助于提升高校档案用户对档案管理工作的满意度。高校档案用户对档案管理工作的满意度，是对高校档案管理工作做出评价的重要指标，而高校档案管理工作者只有强化自身服务意识，才能够更多地考虑档案用户所具有的服务需求，并满足档案用户所具有的服务需求，这是提升高校档案用户对档案管理工作满意度的必要路径。其次，有助于提升高校档案资源的利用率。在传统的高校档案管理工作中，被动的档案管理工作没有充分地挖掘与释放档案用戶所具有的服务需求，而推动档案管理工作从被动向主动转变，则能够促使档案用户享受到优质的服务体验，进而提升档案用户的档案利用意识，这对于提高高校档案资源的利用率、彰显高校档案资源的利用价值具有重要意义。

2  高校档案管理工作创新路径

2.1 提升工作人员服务能力

在高校档案管理工作中，档案管理工作人员不仅需要强化自身服务意识，而且需要重视提升自身服务能力，从而为档案管理服务水平的提升提供良好保障。具体而言，在推动档案管理工作人员服务能力得以提升的过程中，主要需要做好以下几个方面的工作：首先，高校档案管理工作人员需要提升自身的个性化服务能力。在服务意识指导下，档案管理人员需要在以人为本的原则下开展服务工作，而对以人为本原则的践行，则要求档案管理人员能够尊重与尽力满足每个档案用户所具有的服务需求。这不仅要求档案管理工作人员能够在换位思考的基础上对档案用户服务需求做出研究，而且要求档案管理工作者能够与档案用户保持良好的沟通与互动，从而更为具体地了解档案用户服务需求，进而为个性化服务的开展提供依据。其次，高校与档案管理单位要重视做好档案管理工作人员培训。在此方面，高校与档案管理单位需要结合新时期档案管理工作环境、工作要求等，对档案管理工作者所应当具备的岗位胜任能力进行分析，并围绕岗位胜任能力指标有针对性地制定培训规划，从而促使档案管理人员所具有的专业素养、服务能力等与档案管理工作发展方向实现良好对接。最后，高校档案管理工作人员服务能力的提升，离不开有效的激励机制。档案管理工作者工作意识的转变、工作能力的提升等，都要求档案管理工作者强化自身学习意识并积极投身学习实践，而有效的激励机制，则能够提升档案管理工作者开展自主提升的热情，进而为档案管理工作者服务能力的持续提升提供良好的保障。

2.2 优化档案管理服务方式

在高校档案管理工作中，档案管理工作者需要重视提升档案管理工作效率以及服务效率，为档案用户带来更好的服务体验。在此要求下，档案管理工作者需要对档案管理服务方式进行优化，从而推动档案管理服务工作得以与时俱进的发展。具体而言，档案管理服务方式的优化可以从以下几个方面来开展：首先，高校档案管理工作者可以依托互联网平台开展远程服务。互联网的发展为档案管理工作带来了深刻影响，而远程服务的实现，就是这些影响中的重要一环。依托互联网技术与互联网平台开展远程服务，不仅能够降低用户享受档案服务的成本，而且也能够有效提升档案管理效率，为此，重视开展远程服务，应当是档案管理工作者在优化服务方式中需要关注的重要内容。其次，高校有必要与其他高校中的档案管理部门、社会档案管理部门等构建良好的合作关系，从而在实现档案资源共享的基础上，为高校档案管理服务水平的提升提供资源支撑。在此过程中，高校需要以提升档案管理服务水平为出发点，与其他高校、社会档案管理部门等共建利益共同体并开展资源共享共建工作，从而有效提升档案资源利用率、满足受众多元化的服务需求。最后，高校档案管理部门需要重视强化档案宣传与校园文化建设之间的关系、丰富档案宣传内容，使用具有趣味化特征的宣传方式开展宣传工作，从而在推动高校档案文化得以有序发展的基础上，促使高校档案用户对高校档案管理部门所能够提供的档案管理服务进行了解，进而促使更多的档案用户能够享受到档案管理部门所提供的服务。

2.3 创新档案管理服务流程

在高校档案管理工作中，档案管理部门不仅需要重视对档案管理服务方法进行持续的创新，而且也有必要依托各类新技术，对档案管理服务流程进行重构，从而有效优化档案用户所能够获得的服务体验，进而有效提升档案用户所具有的服务满意度。具体而言，档案管理服务流程的创新，可以从以下几个方面来开展：首先，高校档案管理部门需要重视依托线上服务平台和线下服务平台，打造一站式服务流程。对于可以在互联网平台中查阅的档案资料，高校档案管理部门有必要依托网络服务系统完成档案资料的传递，而对于无法在互联网平台中查阅的档案资料，高校档案管理部门则需要尽量简化服务手续与环节，通过在网络服务系统中接受服务申请，实现网络服务受理与线下服务供给的无缝对接，从而促使档案管理服务流程呈现出更为流畅、更具效率的特征。其次，高校档案管理部门需要重视对档案检索工具进行创新。优化检索工作，是提升高校档案管理部门服务效率的关键，为此，高校档案管理部门有必要构建档案检索系统，有效提升档案资源检索效率。与此同时，高校图书馆所构建的线上档案资源服务平台有必要具备对档案用户检索记录进行分析的能力，并在得出用户画像的基础上为用户推送档案信息，从而有效提升高校档案利用效率，彰显高校档案资源利用价值。最后，高校档案管理部门需要重视发挥出各类新媒体在创新档案管理服务流程中的作用。为了能够促使档案服务工作呈现出更为灵活的特征，高校档案管理部门有必要允许用户使用微博、微信等形式与档案管理工作者构建联系并提出服务申请，从而拓展服务供给双方交流渠道，推动服务供给效率的有效提升。

3  结语

综上所述，强化高校档案管理工作者的服务意识，对于提升档案管理工作水平具有重要意义，为此，高校以及档案管理部门不仅需要引导档案管理工作者认识到服务意识的重要性，而且需要重视通过提升档案管理工作者的服务能力、优化档案管理服务方式、创新档案管理服务流程，有效提升高校档案管理工作者的服务成效，进而推动高校档案管理工作的持续发展。

参考文献

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