深入做好退休人员人事档案规范化整理和数字化工作

谢延斌

国有企业退休人员社会化管理是党中央、国务院全面深化国有企业改革的一项重大决策部署，为全面深入地贯彻落实《辽宁省国有企业退休人员社会化管理工作方案》的相关要求，在规定的时限内保质保量地完成大量企业退休职工人事档案的移交工作，是各国有企业当前面临的一项重要任務，下面结合沈煤集团此项工作的具体做法谈如何深入做好退休人员人事档案规范化整理和数字化工作。

一、加强领导，落实责任

首先制定《退休人员社会化管理实施方案》，对退休人员社会化管理档案整理工作进行全面部署，成立退休人员社会化管理领导小组及各专项工作组，明确工作目标、落实责任分工。集团人力资源社会保障部按照社会化管理领导小组的要求立即组织协调开展退休人员人事档案规范化整理和数字化工作，在人员调剂、机器设备及技术创新方面做了大量的工作。

1.选调骨干力量，组成专业团队，并保持相对稳定。从基层单位抽调工作人员进行档案整理和数字化工作，下发文件明确要求不能随意换人，必须保证工作质量和连续性。

2.从集团内部中职院校选调了20名实习学生参与退管档案数字化扫描和录入等工作，解决了在职人员不足和电脑操作慢等问题，加快了退管档案数字化工作进度。

3.增加绩效考核，确保工作积极性可持续。明确所有参与退休人员人事档案工作的人员，在原有工资基础上每月增加绩效收入，按出勤和任务完成情况进行考核支付。

4.多方筹措资金，多渠道解决计算机及扫描仪等设备，保证档案整理和数字化工作的开展。

二、上下联动、整体推进

为更好地推进退休人员档案规范化整理和数字化工作，我们加大了业务培训工作力度。

1.为精准把握《辽宁省国有企业退休人员人事档案规范化整理和数字化工作实施细则》的相关内容，我们邀请了省档案局相关人员进行业务培训和现场指导。同时邀请资深档案专家老师作业务咨询，返聘集团已退休档案馆馆长为相关工作人员进行专项培训。

2.组织开展档案整理工作实操培训。在集团档案整理人员业务熟练的基础上，安排下属单位工作人员携带电脑和扫描设备集中到集团公司本部工作现场培训一周，熟练流程及掌握操作要领后回到各自单位开展工作。按照上下联动、整体推进的要求，二级、三级单位与集团公司总部同步开展退休人员人事档案整理和数字化工作。

3.组织编写《沈煤集团退管档案整理分类表》，对标对表分类整理，快速提升零基础工作人员业务水平。及时转发了《辽宁省国有企业退休人员人事档案规范化整理和数字化工作实施细则》、《沈阳市国有企业退休人员社会化管理服务工作实施方案》等一系列省、市相关文件，根据档案管理有关要求及集团实际编制了《沈煤集团退管档案整理分类表》，供各业务人员学习和掌握。

三、流程管控，规范管理

集团公司2019年机关机构改革后，社会保险部撤销，退休人员日常管理和档案管理业务划归人力资源与劳动保障部。以此次退休人员社会化管理为契机，我们在人事档案规范和管理流程方面进行了全面完善和优化。

1.对退休人员档案的资料进行全面归集。集团公司专门下发了文件，要求各单位、各有关部门将退休人员需要归档的材料，分散存放于各科室的有关个人材料，如独生子女、荣誉证书、身份证等证明材料，进行集中一次性归入个人档案，全面完善退休人员档案内容，并避免不必要的重复劳动。

2.对退休人员档案进行系统性初审。由于原退休档案管理人员的非专业性，退休人员档案材料中，有很多重复材料或不必要存档材料，如劳动合同一式两份，入团、入党汇报材料等，这些材料都将成为下一步档案数字化过程中增加工作量的无效劳动。在初审这个流程中，我们先对退休档案进行初审，将重复的材料或无存档必要的材料予以剔除，并将必须归档的材料予以补充和完善。

3.对初审整理完成的退休人员档案进行集中保管。以往退休人员档案由各科室或业务人员自行保管，为严格档案管理制度，统一编号，规范管理，决定将整理完的退休人员档案进行集中保管，保证整理完成后的退休人员档案管理安全性、规范性和系统性，也更加有利于下一步的移交工作。

4.在档案整理和数字化过程中，从档案整理到数字化完成入库，我们采取闭环式流程管理。将档案整理工作分为档案初审、档案分类整理、档案数字化和档案入库四个小组，每个小组由组长负责，下一环节检查上一环节的工作结果，每个环节都有交接手续，环环相扣，发生问题可追溯。

四、科技创新，提高效率

退休人员人事档案数字化要求项目及内容较多。为提高工作效率，确保档案数字化进度，我们进行科技创新，自主研发档案数字化管理软件。

1.减少数据录入量。从事档案整理和数字化人员多为从各单位抽调的人员，素质参差不齐，电脑输入速度不一。为减少输入量，针对人事档案材料类别和名称相对统一，如各类调资表每个企业同时期表头名称基本一样，根据这些特点我们在软件设计上进行充分考虑，基本数据不需要录入，采取选择输入方式，以提高工作效率，而且材料名称通过选择使分类也不易搞混，同时有效降低了输入错误率。

2.自动处理图片。在整卷档案全部按页扫描后，通过软件处理，实现所有扫描图片数据自动分拣到对应文件夹中，自动分类命名，避免在建立目录、文件命名、分捡图片等过程中的误操作，提高了档案数字化的准确率和工作效率。

3.可以多人同时作业。可以多人进行档案目录的录入和图片扫描，可以在EXCEL中录入也可以在软件中录入，录入完成的档案目录和扫描完的图片，只要放在软件的文件夹下几秒钟就完成多人的数据处理。这样通过档案数字化管理软件大大提高了准确率和工作效率。

4.自动生成目录、标签和汇总库。通过软件自动生成打印目录、标签格式，生成移交地方的退休人员档案汇总库，并且通过软件可以自动全部修改企业设定的全宗号，使档案数据更直接、更方便地与地方档案部门接轨。

5.增强软件功能，助力档案日常管理。退休人员档案管理是一项长期的工作，档案数字化后，数字化成果的运用将有助于提升退休人员档案管理科学化水平，为此我们在数字化管理软件的功能中增加日常管理功能。通过数字化管理软件可实现档案数据、档案材料、图片资料的查询和调档使用等功能，实现电子查档，大大降低档案管理人员的工作量，提升工作效率，进一步提升退休人员档案管理水平。

五、加强交流，经验共享

在辽宁省档案局的关心、指导和支持下，沈煤集团的退休人员档案整理和数字化工作顺利推进，工作成果得到省档案局领导的高度认可，并作为自主创新的典型经验在省内进行推广。

1.发挥优势，经验共享。作为省属国有企业，在做好本企业此项工作的同时，我们增强企业的社会责任感，将经验和成果回馈社会，接待省、市多家企业参观、学习，并对多家企业进行了培训，与兄弟企业同步推进退休人员档案整理和数字化工作。

2.积极配合职能部门工作。在有关部门档案数字化接收软件的研发过程中，与接收软件研发公司对接，积极参与并提出合理化建议，促进接收软件与企业数据顺利对接。

以上是沈煤集团在退休人员人事档案规范整理和数字化工作中的具体做法，需要在今后的实践中克服不足，不断探索和创新，不断提高工作效率，确保如期完成退休人员档案整理和数字化移交工作，推进退休人员社会化工作不断向纵深迈进。