人事档案管理人员基本素质建设分析

摘 要：人事档案管理是人事工作的重要内容，提高管理人员的基本素质是人事工作的根本。管理人员的素质决定了人事档案管理工作的水平和质量。本文就是通过人事档案管理人员工作的现状进行分析，试着从人事档案管理人员应该具备怎么样的基本素质进行研究探索。

关键词：人事档案;管理人员;基本素质

随着时代的不断发展，社会的不断进步，国家越来越重视档案工作人员的基本素质。档案是一个单位或者个人维护自身利益的重要工具，是一个人阅历的全面体现。档案管理人员要树立正确的价值观，学习专业的基础知识，为档案管理工作的蓬勃发展奉献自己的光与热。

1 人事档案管理人员工作的现状

1.1 档案管理人员专业素质低，无责任心

人事档案管理人员没有形成一个有组织有规模的工作系统，队伍也不稳定，没有从根本上认识到管理档案的重要性。有一些工作人员对档案管理的流程也不熟练，没有及时掌握充分的去理解档案里的信息，对档案的内容没有做到及时的更新和整理。更有甚者还有一些工作人员随意外借，对档案的当事人非常不负责任，素质极低。目前档案管理人员的责任心差，档案工作虽然看似是一项特别简单易操作的工作，其实也是离不开专业知识的积累。有些档案管理工作人员不是通过正常的专业对口招聘进来的，而是选用一些年龄普遍偏大，学历也基本没达到要求的员工，做事不积极，混日子，对工作没有热情，严重影响着档案工作的开展。由于年龄偏大，导致他们整体思维相对落后，认为管理档案工作只是枯燥乏味的一项工作，没有技术含量，从而疏忽了对档案管理的重视。其次这些工作人员学习接受新知识的能力比较慢，不能及时的学习专业知识，提高自身的业务水平。对档案工作的管理只是应付了事，不能主动积极的去学习专业工作的方法，对专业性的增强更是觉得没有研究的必要。

1.2 人事档案管理人员流动性大

从客观上来讲，人事档案管理人员的门槛比较低，没有经过严格的系统培训，对管理人员的要求基本也没有特别严格的要求。有些员工还是从其他岗位转过来的，人员流动性大，对管理工作的培训不到位，导致此类員工不是特别重视这份工作，工作人员被动工作，档案材料丢失遗弃的问题屡见不鲜。工作人员对工作没有热情，对档案管理的工作投入不足，没有运用先进的科学技术使得管理落后，使档案工作人员既浪费了投入工作的热忱但却没有提高工作效率。导致很多员工待一段时间就想流动到别的工作岗位，对档案管理有特别不利的影响，难以提供高质量的服务。

1.3 利用互联网技术进行管理不到位

在互联网技术日新月异快速发展的今天，互联网技术已经充斥在社会的每个角落，互联网与人们带来的方便已经是不可小觑的。由于人事档案管理工作的枯燥乏味，工作繁琐，人事档案管理工作应该与时俱进，利用互联网技术进行管理。但是在众多部门的档案管理工作上，一些工作人员都没有意识到互联网技术带来的方便，没有打破传统管理方式的概念，合理的运用互联网技术、提升档案管理的水平以及工作效率，其中一部分工作人员由于年龄普遍偏大，学习新知识的能力较弱，对互联网技术的操作能力也相对比较差， 不能及时有效的利用互联网技术进行档案的管理。

2 人事档案管理工作人员应该具备的基本素质

2.1 人事档案管理人员要认识到档案管理的重要性

目前，很多档案工作人员不太了解档案管理对一个人的发展有重大的作用。人事档案的管理工作主要是将人事档案信息进行科学化系统化的保管统计。以大学生为例，档案在大学生报考各种事业单位，是给用人单位展示自己已受教育的唯一方式。有些大学生毕业即工作，都需要出示以人事档案为依据的各种证明。档案是每个人证明自己从学校到工作岗位每个时期的不同的人生轨迹，是记录工作经历的必要材料。每一位档案工作人员，都应该重视自己的职业，提高自己的专业技能，增强开发应变的能力，档案部门应该积极研究全新的管理模式，与社会的需求保持一致，结合当下社会的现状，制定并采纳全新的档案管理方法。

2.2 人事档案管理人员要提高自身的专业技术水平

档案管理工作是一项严谨认真的工作，涉及档案管理的工作人员必须要有严格的制度，以约束工作人员的行为。人事档案管理人员的选拔必须在招聘上进行严格的选聘程序，岗位要求不能只是单纯盲目、按部就班整理档案资料，而应该是接受专业的培训，提高管理人员的工作态度和专业技术水平，积极的学习了解档案管理的基础知识，面对不断出现的新问题，不断调整自身的工作状态，积极的进行研究和探索。还应准备充分的后备人员，提高档案工作人员的工作积极性，激发他们的工作热情。打破传统的管理模式，学习并借鉴先进的管理技术，争取档案工作能够高效进行。管理人员不单单要提高自身的自觉性，还应该向优秀的管理人员主动学习，谦虚的接受专业人士的指导。档案管理人员向外借阅档案时，要严格遵守国家及用人单位的规定，严格执行其相关手续，避免出现泄露涂改，造成对当事人的影响。严谨的工作制度不仅要求管理人员提高自身的专业水平，还要求工作人员及时有效的规整档案，对新增的档案材料归纳整理，并定期与领导沟通交流，分析问题的根本所在解决档案管理过程中存在的问题。其严格的工作态度有利于增强管理工作人员的责任意识，提高档案管理人员的专业技术水平。

2.3 提高人事管理人员的互联网技术操作能力

随着信息技术的发展，互联网技术的使用已经遍布在每一个家庭和单位。对档案工作人员进行有针对性的培训，引进专业人才，充实其自身的专业技能提高工作人员对档案工作的重视。随着社会的步伐与时俱进积极运用互联网技术管理材料，完善管理制度，保障管理制度顺利有效的进行。档案工作通过智能化进行管理是当前社会发展的必然趋势，是利用现代技术提高档案管理工作人员的水平的有效策略，运用互联网技术进行人事档案管理，维护数据信息，可以极大的改善档案管理工作中的繁琐复杂的工作程序。信息化技术逐步融入到人事档案管理工作中，就必须要保护档案工作的私密性，但信息化技术是具有两面性的，为确保信息系统的可把控性，这就需要对其进行加密技术的设置，加大档案信息的保护力度和网络系统的监督力度，有效的保护当事人档案材料。档案管理部门应持续加强档案管理信息化建设方面的培训，使档案管理工作人员不断提升自身的信息化操作水平，提高人事档案管理工作的效率。

3 结束语

人事档案管理工作是人事工作中的重要组成部分，提高人事管理工作人员的专业素养和职业素质是当下的重要任务。人事档案工作人员应该与时俱进，顺应时代的发展，转变传统观念，参加专业培训，提升自身素质，在确保档案的保密性、真实性和完整性的同时，促进人事档案管理工作能够高效有序的开展。

参考文献

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作者简介

王友东（1981-），男，汉，山东沂南，硕士研究生，馆员，研究方向：人力资源和档案管理。